Metodologia 5S: aprenda como utilizar esta ferramenta de gestão

A metodologia 5S pode elevar a performance da sua organização, trazendo mais organização e segurança no ambiente de trabalho.

A Metodologia 5S é uma ferramenta de gestão que ajuda empresas de qualquer porte ou segmento a reestruturar seus processos, com base nas melhores práticas de organização.

Baseado em cinco sensos, auxilia a promover um ambiente de trabalho ágil, seguro e limpo.

Mas como posso implantar esta metodologia dentro da organização para ganhar mais agilidade nos processos e produtividade na equipe?

Acompanhe no nosso post tudo o que você precisa sobre o conceito da metodologia 5S, benefícios, desafios e melhores práticas para implementação.

Metodologia 5S: o que é e como é utilizada

A metodologia 5S é mais que uma ferramenta de gestão: é uma filosofia. Sua aplicação no ambiente de trabalho pretende promover disciplina e segurança dos processos, garantindo assim muito mais qualidade e produtividade.

Desenvolvido no Japão logo após a Segunda Guerra Mundial, em um momento que o país precisava se reestruturar, o método é baseado na aplicação de 5 princípios.

Estes princípios são representados pelas palavras japonesas: Seiri (ou senso de utilização); Seiton (ou senso de organização(; Seiso (ou senso de limpeza); Seiketsu (ou senso de normalização) e Shitsuke (ou senso de disciplina).

O que significa cada S na metodologia?

Como cada uma dessas palavras revela um princípio a ser aplicado no dia a dia da empresa, é preciso entender o que exatamente elas significam.

Seiri

O Seiri (senso de utilização) permite que você tenha bom senso para manter no ambiente de trabalho apenas o que funciona e o que usa mais.

Esse primeiro S exige que nos perguntemos: isso ainda é necessário? 

É a hora de fazer um levantamento nos materiais e equipamentos da empresa, para separar e descartar aquilo que já não serve mais. O mesmo vale para documentos, sejam eles eletrônicos ou impressos, e papéis em geral.

Seiton

Já o Seiton (senso de organização) faz com que você organize seu ambiente de trabalho, conhecendo onde guarda cada documento ou material que irá precisar. 

Baseado nesse princípio, fazer uma detalhada classificação dos materiais a serem utilizados é bastante útil, de modo que se possa deixar à mão o que é de uso diário ou guardar materiais pouco utilizados em locais mais reservados.

Seiso

O Seiso (senso de limpeza) desenvolve a consciência de que a limpeza é responsabilidade de todos. 

Assim, cada colaborador é responsável por manter a limpeza e a organização de seus itens em sua estação de trabalho, zelando também pela boa utilização e manutenção dos espaços comuns.

Esse S também diz respeito à aparência pessoal. Levando em conta este princípio, a pessoa deve se apresentar adequadamente.

Seiketsu

O Seiketsu (senso de normalização) nos traz o conceito de normalização, tornando cotidiano e sistematizado os novos valores e padrões impostos por Seiri, Seiton e Seiso. 

Note que os três primeiros princípios têm o intuito de promover uma verdadeira faxina na empresa, mudando a percepção da organização junto aos seus diversos públicos, tanto externos como internos.

É hora de identificar locais com placas, garantir boa iluminação, manter cuidados com ergonomia tudo para que cause uma melhora na saúde das pessoas que estão naquele ambiente.

Shitsuke

O Shitsuke  refere-se à ideia do senso de disciplina e autodisciplina, ou seja, fazer do novo padrão um hábito, um estilo de vida. 

Para despertar o senso da importância das pessoas cumprirem com o que foi combinado e manter a disciplina é importante estimular os novos valores para que passem a fazer parte da cultura da empresa.  

Quais os benefícios da implementação da metodologia 5S?

A aplicação da metodologia 5S, por sua própria natureza, permite que, com o passar do tempo, os processos se tornem mais organizados e sistematizados. 

Isso traz facilidade nas operações, redução de  perdas de material e otimização de tempo empregado nas tarefas. 

Mas quais outros benefícios sua empresa pode obter?

• Facilidade na implementação com um bom impacto na qualidade e produtividade;
• Redução de espaço para armazenamento;
• Aumento da previsibilidade das operações e maior confiabilidade dos processos;
• Maior segurança no local de trabalho;

Quais os desafios eu vou ter na implementação da metodologia?

Um dos grandes desafios ao implementar a metodologia 5S é a resistência das áreas ao programa, devido à mudança de cultura e criação de novas rotinas. 

Por isso é preciso que haja líderes que abracem esta causa e se comprometam com as rotinas e deveres para que a metodologia realmente alcance resultados.

Treinar e capacitar a equipe , apresentar os impactos positivos na rotina e nos processos é um primeiro passo para que toda a organização conheça o poder de transformação do 5S.

Lembre-se: motive sempre a equipe durante a manutenção da metodologia, estabelecendo um cronograma de execução, comunicando os resultados e o alcance das metas estabelecidas.

Metodologia 5S: como aplicar?

Da forma como é apresentada, a metodologia 5S já vem praticamente com seu roteiro de aplicação pronto. Mas isso não significa que o trabalho acaba no momento de sua aplicação.

Assim, preparamos um pequeno passo a passo:

Criação da comissão

Destaque alguns funcionários para a comissão de implantação da metodologia 5S, oferecendo capacitação.

Estes colaboradores serão os multiplicadores da ideia, então mostre a eles a importância do novo sistema para a condução dos negócios da empresa.

Avaliação de pontos críticos

A primeira tarefa da comissão é listar os principais problemas da empresa, sempre com base nos preceitos da metodologia 5S.

Faça uma análise crítica do dia a dia do negócio e descubram quais pontos precisam de mais atenção.

Implantação dos sensos

Nessa fase, os sensos devem ser efetivamente implantados, um a um, na ordem em que foram apresentados.

Perceba que, naturalmente, um senso leva ao próximo, seguindo um roteiro coeso. Nesse momento, todos os funcionários precisam estar envolvidos, não mais somente a comissão de implantação.

O segredo é ter sempre em mente que os 5S formam uma filosofia e não uma simples ferramenta de gestão!

Adoção de avaliações

Após a implantação de todos os sensos, é importante prever avaliações periódicas, para acompanhar se cada um dos 5S continua a ser aplicado.

Estabeleça um mecanismo de avaliação de forma que o funcionário reflita seus hábitos, mantendo o novo padrão sempre presentes no dia a dia.

Aproveite agora todas as soluções QualyTeam e torne o seu Sistema de Gestão da Qualidade mais eficiente!

Conclusão 

A metodologia 5S pode ajudar no avanço de vários passos em direção à qualidade total.  

Se compreendida por toda a empresa, deve ser adotada como um estilo de trabalho e de vida mais produtivo.

Mas os impactos positivos vão além de um ambiente organizado. Possibilita maior segurança no trabalho, redução de espaço para armazenamento de materiais dentro da empresa e, consequentemente, economia de recursos e dinheiro a médio e longo prazo.

Portanto é imprescindível que haja líderes engajados em disseminar esta cultura dentro da empresa, investindo em um plano de ação eficaz que motive a equipe a buscar o melhor resultado.

E você, consegue apontar onde sua empresa pode melhorar com a ajuda dessa metodologia? Deixe aqui seu comentário!