Imagine um assessor do meio musical em seu escritório, com discos e pilhas de papel entulhando sua mesa e causando uma desorganização generalizada. Em meio a esse caos, ele recebe a ligação de um contratante em potencial, anota os detalhes do contato em um pedaço de papel e aguarda a chegada de seu assessorado. Alguma dúvida de que esse papelzinho se perderá nesse contexto? Pois é dito e feito! Quando mais precisa, o assessor, desesperado, procura pelo papel onde anotou os dados do contato e, não o encontrando, observa um vantajoso contrato ir por água abaixo. Mas e se o profissional aplicasse a metodologia 5S em seu escritório? Será que as coisas poderiam ter acabado melhor?
O que é a metodologia 5S?
Demos esse exemplo na introdução já para desmontar um dos primeiros mitos relacionados ao 5S, que afirma que essa é uma metodologia a ser aplicada em indústrias, no chão de fábrica. De fato, a origem do método é mesmo industrial, com o 5S tendo nascido no Japão logo após a segunda guerra mundial, em um momento de reestruturação radical do país. Seu objetivo era assegurar a qualidade dos processos e, consequentemente, a competitividade dos produtos japoneses, que começavam a entrar no mercado. Mas a verdade é que, hoje, empresas de qualquer porte ou segmento podem se beneficiar de seus preceitos.
Na prática, a metodologia 5S é mais que uma ferramenta de gestão: é uma filosofia. Sua aplicação no ambiente de trabalho pretende promover disciplina e segurança dos processos, garantindo assim muito mais qualidade e produtividade. O método é baseado na aplicação de 5 princípios, representados pelas palavras japonesas Seiri ou senso de utilização, Seiton ou senso de organização, Seiso ou senso de limpeza, Seiketsu ou senso de normalização e Shitsuke ou senso de disciplina.
O que significa cada S?
Como cada uma dessas palavras revela um princípio a ser aplicado no dia a dia da empresa, é preciso entender o que exatamente elas significam, certo? Então veja só:
Seiri
Comecemos pelo Seiri (senso de utilização). Esse primeiro S exige que perguntemos: isso ainda é necessário? É a hora de fazer um levantamento nos materiais e equipamentos da empresa, para separar e descartar aquilo que já não serve mais e pode, eventualmente, ficar entulhando o espaço. O mesmo vale para documentos, sejam eles eletrônicos ou impressos, e papéis em geral.
Seiton
Já o Seiton (senso de organização) traz consigo a palavra-chave organização. É, portanto, hora de colocar tudo em seus devidos lugares! Pense bem em como não é nada raro vermos por aí mesas desorganizadas, salas que parecem ter sido reviradas por um furacão e estoques onde ninguém encontra nada, não é mesmo? Então entenda desde já: organização é crucial para o sucesso de qualquer empreitada! Nesse momento, uma detalhada classificação dos objetos é bastante útil, de modo que se possa deixar à mão o que é de uso diário e em locais mais reservados o que só é requisitado em determinados momentos, por exemplo.
Seiso
Aí pulamos para o Seiso (senso de limpeza). No terceiro S é criada a consciência de que a limpeza é responsabilidade de todos, em vez de apenas do encarregado pela faxina. Assim, cada colaborador é responsável por manter a limpeza e a organização de seus itens em sua estação de trabalho, zelando também pela boa utilização e pela manutenção dos espaços comuns. Esse S também diz respeito à aparência pessoal, afirmando que a pessoa deve se apresentar adequadamente, sempre muito limpa e asseada.
Seiketsu
Você deve ter percebido que os três primeiros princípios têm o intuito de promover uma verdadeira faxina na empresa, mudando a percepção da organização junto a seus diversos públicos, tanto externos como internos. Aí chegamos ao Seiketsu (senso de normalização), que nos traz o conceito de normalização, de tornar cotidiano e sistematizado os novos valores e padrões impostos por Seiri, Seiton e Seiso. É chegada a hora de estabelecer rotinas e normas para manter o novo padrão.
Shitsuke
A ideia do senso de disciplina é fazer do novo padrão um hábito, um estilo de vida. Para isso, é importante investir em capacitação contínua e estimular os novos valores para que eles passem a fazer parte da cultura da empresa. É importante, também, estabelecer avaliações periódicas, de forma a monitorar constantemente se os 5S continuam a ser aplicados e quais pontos devem ser aperfeiçoados.
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Que benefícios a metodologia 5S oferece?
A aplicação da metodologia 5S, por sua própria natureza, permite que, com o passar do tempo, os processos se tornem mais organizados e sistematizados, facilitando as operações, reduzindo perdas de material e otimizando o tempo empregado nas tarefas. E é claro que a maior organização e o melhor aproveitamento do tempo têm um impacto positivo sobre a produtividade dos funcionários, com a segurança no local de trabalho aumentando, assim como as chances de produtos e processos se adequarem aos padrões de qualidade. Outros benefícios são vistos pela menor necessidade de controle, assim como pelo aumento da previsibilidade das operações e da confiabilidade dos processos.
Como aplicar essa metodologia?
Da forma como é apresentada, a metodologia 5S já vem praticamente com seu roteiro de aplicação pronto, uma vez que cada um dos conceitos remete a uma etapa de implantação do projeto. Mas isso não significa que o trabalho acaba no momento de sua aplicação, ok? Isso porque, como dissemos lá no início deste artigo, mais que uma ferramenta de gestão, a metodologia 5S é uma filosofia, um modelo de excelência a ser almejado pela empresa. Assim, para possibilitar a aplicação adequada da metodologia 5S na sua empresa, preparamos um pequeno passo a passo. Confira:
Criação da comissão
Destaque alguns funcionários para a comissão de implantação da metodologia 5S, oferecendo capacitação e mostrando a eles a importância do novo sistema para a condução dos negócios da empresa. Lembre-se de que esses colaboradores serão os multiplicadores da ideia, então escolha bem!
Avaliação de pontos críticos
A primeira tarefa da comissão deve ser listar os principais problemas da empresa, sempre com base nos preceitos da metodologia 5S. Façam uma análise crítica do dia a dia do negócio e descubram quais pontos precisam de mais atenção.
Implantação dos sensos
Nessa fase, os sensos devem ser efetivamente implantados, um a um, na ordem em que foram apresentados. Perceba que, naturalmente, um senso leva ao próximo, seguindo um roteiro coeso. Nesse momento, todos os funcionários precisam estar envolvidos, não mais somente a comissão de implantação. O segredo é ter sempre em mente que os 5S formam uma filosofia e não uma simples ferramenta de gestão! Então aproveite o momento e revolucione a cultura da empresa!
Adoção de avaliações
Após a implantação de todos os sensos, é importante prever avaliações periódicas, para acompanhar se cada um dos 5S continua a ser aplicado dentro da empresa. Estabeleça um mecanismo de avaliação que permita que o funcionário faça uma pequena reflexão sobre seus hábitos, de forma a manter a nova cultura e o novo padrão sempre presentes no dia a dia.
A metodologia 5S, se compreendida por toda a empresa como uma oportunidade de adotar um estilo de trabalho e de vida mais produtivo e organizado, pode ajudar sua empresa a avançar vários passos em direção à qualidade total. E você, consegue apontar onde sua empresa pode melhorar com a ajuda dessa metodologia? Ainda tem alguma dúvida? Deixe aqui seu comentário e participe da conversa!
15 Comentários. Deixe novo
[…] http://blog.qualidadesimples.com.br/2015/10/23/o-que-e-e-como-aplicar-metodologia-5s-em-sua-empresa/ […]
Muito bom!
Obrigada, Márcia.
Continue nos acompanhando!
MUITO BOM ESTAVA TENTANDO IMPLANTAR, DENTRO DA EMPRESA ONDE TRABALHO, SO NÃO SABIA COMO
E POR ONDE COMEÇAR, MUITO BOM ESSAS DICAS OBRIGADO.
Olá boa tarde.estudo logística e a ferramenta 5s é uma das coisas que mais me chamou a atenção. Agradeço vocês por estarem falando sobre esse assunto e levando a todos .
muinto ombrigado
🙂
Bem útil, estou estagiando na área de engenharia de produção, e vou usar a metodologia do 5s no setor
Parabéns! É tão importante que essa teoria veio da necessidade da prática.
Serve para todos os setores inclusive em nossas residências.
Obrigado.
era disso que eu estava precisando para implantar um gerenciamento de qualidade na empresa que mi confiaram, um cargo de gestora,mi ajudou bastante esse post.
Muito esclarecedor me ajudou bastante muito obrigadaacho que estamos no caminho certo.
Pelo fato de eu nao esta lendo naquele momento e eu nao esta presente (no momento da auditoria) um livro ou revista a qual esta sobre a minha mesa de trabalho e o motivo de nao conformidade ?
Eu ja implementava mais ou menos esse conceito no meu estoque, mas depois de ler esse post me esclareceu certos pontos, que irei tentar melhorar. obrigado mesmo e continuem postando.
wau, muitíssimo fixe
acho que vou criar um tema de 5s para a minha momografia.
Muito bem explica. Obrigado!
O conceito de 5S é basicamente universal e pode ir muito além do que vemos em aplicações mais comuns na indústria.