Metodologia 5S: o que é, como executar e como implementar

Quanto o desenho, organização e limpeza de um espaço físico de trabalho afetam a qualidade, segurança e eficiência com que ele é feito? Muito! Basta pensar que, em um ambiente caótico, é muito mais difícil produzir. Não por acaso, a ISO 9001 alerta para a relação entre ambiente organizacional e qualidade, e a metodologia 5S é uma das ferramentas consagradas para lidar com isso. 

Considerada essencialmente prática, simples, barata e ainda assim capaz de influenciar o comportamento dos profissionais em um ambiente, o 5S tem provado seus resultados nas mais diferentes configurações de empresas.

Mas como o profissional da qualidade leva essa metodologia para dentro da organização de maneira bem-sucedida?

Acompanhe neste artigo o que você precisa saber sobre o conceito da metodologia 5S, execução, implementação e conscientização da equipe.

Metodologia 5S: o que é e como é utilizada

Na prática, a metodologia 5S é uma ferramenta de otimização do desenho, organização e manutenção do espaço de trabalho baseada em 5 princípios:

• Seiri (senso de utilização)
• Seiton (senso de organização)
• Seiso (senso de limpeza)
• Seiketsu (senso de normalização) e 
• Shitsuke (senso de disciplina).

Ao aplicar esses 5 princípios de maneira adequada, a empresa aumenta sua eficiência, segurança e limpeza

Mas, para muitos, a metodologia 5S é mais que uma ferramenta de gestão: é uma cultura que deve permear todos os níveis organizacionais. O que é verdade: 5S, assim como a qualidade, não se faz em apenas um dia. O aspecto da continuidade está intrinsecamente relacionado a seu sucesso. 

Não por acaso, essa ferramenta transformou-se em cultura precisamente no Japão, ainda que por influência de Henry Ford. Conta a história que a Ford usava uma metodologia parecida ao 5S em suas indústrias e, logo após a Segunda Guerra Mundial, representantes da Toyota o adaptaram a suas linhas de produção.

Executando a metodologia 5S

Como cada um dos Ss é um princípio a ser seguido, como vimos. No entanto, eles compõem uma metodologia, ou seja, um passo a passo, a ser seguido. Vejamos a sequência de ações:

1. Seiri

O seiri (senso de utilização) envolve a seleção e retirada do ambiente de todo item ou ferramenta de trabalho desnecessária. Deixe apenas o que funciona e o que usa.

Esse primeiro S, para ser aplicado, exige que nos perguntemos:

• Isso ainda é necessário? 
• Sendo necessário, em que quantidade?

Faça um levantamento dos materiais e equipamentos, para separar aquilo que já não serve mais. 

2. Seiton

Uma vez que você já separou o que precisa do que não precisa, agora você vai organizar. O seiton (senso de organização) é a disposição do ambiente de trabalho para que facilite o andamento das atividades. 

Então você vai se perguntar:

• Onde esses itens devem estar? 
• Em que sequência posso dispô-los para facilitar meu trabalho?

Baseado nesse princípio, faça também uma detalhada classificação dos materiais a serem utilizados, de modo a deixar à mão o que é de uso diário ou guardar materiais pouco utilizados em locais mais reservados.

3. Seiso

O seiso (senso de limpeza) é a limpeza. Você deve responder perguntas como:

• O que deve ser limpo?
• Quando deve ser limpo?
• Quem vai limpar?
• Como deve ser limpo?

Orienta cada colaborador a ser responsável por manter a limpeza e ordem de seus itens em sua estação de trabalho, zelando também pela boa utilização e manutenção dos espaços comuns.

4. Seiketsu

O seiketsu (senso de padronização) é a estandardização, tornando rotina o que foi feito em seiri, seiton e seiso. 

Enquanto nos três primeiros Ss você separou, organizou e limpou, agora você normatiza o trabalho.

É hora de identificar locais com placas, garantir boa iluminação, manter cuidados com ergonomia, tudo para que cause uma melhora na saúde das pessoas que estão naquele ambiente.

5. Shitsuke

O shitsuke refere-se à ideia do senso de disciplina e autodisciplina, ou seja, fazer do novo padrão um hábito, um estilo de vida. Além da manutenção, esse senso implica revisão dos seiketsu, em busca de aprimoramento.

Metodologia 5S: como implementar?

Vimos acima como executar os passos da metodologia 5S, mas antes disso você precisa implementá-la na organização. Veja:

1. Crie a comissão de implantação e treinamento do 5S

Destaque lideranças para uma comissão de implantação da metodologia 5S, oferecendo capacitação externa.

Estes profissionais serão os multiplicadores da ideia, então mostre a eles a importância desse novo sistema para a condução dos negócios da empresa.

Nem precisa dizer que devem estar motivados, engajados e comprometidos com a iniciativa.

2. Comece por um projeto de 5S pequeno

Inicie a implantação da metodologia 5S em um projeto-piloto. Primeiro, porque será mais rápido de mostrar os resultados. Depois, porque o investimento e energia dedicados serão menores. E por fim, você terá mais controle e capacidade de manejo de uma iniciativa menor.

Selecione um processo ou setor para isso, tendo como critério o tamanho ou o grau de criticidade.

3. Audite o ambiente selecionado

Uma vez selecionado o ambiente, a comissão de 5S deve auditá-lo, considerando os cinco fatores da metodologia. 

Aproveite para conferir o histórico de indicadores que já vêm sendo monitorados, observe aquele processo rodando, identifique os gargalos e relate.

É muito comum que o 5S seja leve até mesmo um redesenho do processo.

4. Desenhe o plano de ação

Agora você vai criar um cronograma de execução do 5S, ou seja, dos 5 passos da metodologia. 

Esse trabalho deverá ser executado junto com a própria equipe que está envolvida no alvo do 5S – não separado. O trabalho da comissão é facilitar, estimular e fazer com que essa equipe compreenda o que é necessário para o seu trabalho, onde deve estar e como manter a limpo seu próprio ambiente de trabalho. 

5. Implante o prano de ação

Nessa fase, os sensos devem ser efetivamente implantados, um a um, na ordem em que foram apresentados. Então vai haver a separaçao, a organização, a limpeza, a padronização e habituação ao novo ambiente.

Perceba que, naturalmente, um senso leva ao próximo, seguindo um roteiro coeso. Nesse momento, todos os funcionários precisam estar envolvidos, não mais somente a comissão de implantação.

O segredo é ter sempre em mente que os 5S formam uma filosofia e não uma simples ferramenta de gestão.

6. Avalie o sucesso, corrija e apresente os resultados

Após a implantação de todos os sensos, é importante prever avaliações periódicas, para acompanhar se cada um dos 5S continua a ser aplicado.

Estabeleça um mecanismo de avaliação de forma que o funcionário reflita seus hábitos, mantendo o novo padrão sempre presentes no dia a dia.

Ao final, é fundamental apresentar para a equipe o que foi feito, dando visibilidade ao trabalho de melhoria executado.

7. Amplie o 5S para as demais áreas

Validou o primeiro projeto e colheu os resultados? Hora de ampliar. 

Inicie o processo em outros setores, treine mais profissionais e aplique o 5S em toda a organização, auferindo mais benefícios.

Quais os desafios eu vou ter na implementação da metodologia?

Um dos grandes desafios ao implementar a metodologia 5S é a resistência das áreas ao programa, devido à mudança de cultura e criação de novas rotinas. 

Por isso é preciso que haja líderes que abracem esta causa e se comprometam com as rotinas e deveres para que a metodologia realmente alcance resultados.

Treinar e capacitar a equipe , apresentar os impactos positivos na rotina e nos processos é um primeiro passo para que toda a organização conheça o poder de transformação do 5S.

Lembre-se: motive sempre a equipe durante a manutenção da metodologia, estabelecendo um cronograma de execução, comunicando os resultados e o alcance das metas estabelecidas.

Dinâmicas para conscientização sobre o 5S

Para demonstrar a relevância do 5S a nível organizacional, algumas dinâmicas podem ser aplicadas. Vejamos duas principais:

1. Jogo dos números

Nesta dinâmica, você pede para os participantes organizarem, em 25 segundos, em ordem crescente números de 1 a 99 espalhados em um slide.

Como o primeiro cenário é difícil, você organiza um pouco as coisas. Em um segundo slide, os números vão de 1 a 50, mas o tempo continua o mesmo. Da mesma maneira, os participantes vão ter dificuldade.

Por fim, você agrupa os números em dezenas e repete o desafio.

O objetivo é mostrar na prática os benefícios da organização.

2. Jogo da caixa de ferramentas

Aqui, você vai ter duas caixas de ferramentas iguais, com os mesmos itens, mas apenas uma vai estar organizada. Entregue cada uma a um grupo.

Peça certo item da caixa. Quem vai entregar primeiro? Provavelmente quem está com a caixa em ordem.

Quais os benefícios da implementação da metodologia 5S?

A aplicação da metodologia 5S beneficia em primeiro lugar os ambientes: teremos uma otimização dos espaços, mais limpeza e organização.

Por sua própria natureza, o 5S permite que a adequação dos ambientes beneficie os processos. De que maneira?

Tornando-os mais contínuos (sem paradas), mais enxutos, mais previsíveis, mais repetíveis, menos dispendiosos, mais rápidos e menos arriscados – com melhoria da qualidade. 

Metodologia 5S: como aplicar?

Da forma como é apresentada, a metodologia 5S já vem praticamente com seu roteiro de aplicação pronto. Mas isso não significa que o trabalho acaba no momento de sua aplicação.

Assim, preparamos um pequeno passo a passo:

Inicie o piloto da metodologia 5S na sua empresa

A metodologia 5S é simples e barata, mas pode ser o braço direito da qualidade. Tanto como ferramenta de gestão quanto como ferramenta de conscientização.  

E você? Consegue apontar onde sua empresa pode melhorar com a ajuda dessa metodologia? Deixe aqui seu comentário!