Ciclo SDCA: como aproveitar essa variação do PDCA

Padronização. Você associa essa palavra imediatamente à qualidade? Você não está sozinho. Não à toa existe até metodologia para que ela dê certo: é o SDCA. SDCA lembrou você de PDCA? Então, você já vai saber do que se trata. O “S” de SDCA significa standardize, ou seja, estandardizar, palavra aportuguesada do original inglês. “D”, “C” e “A” são nossos velhos conhecidos do (fazer), check (verificar) e act (agir), do PDCA. O SDCA é uma metodologia derivada do PDCA, porém menos conhecida. A razão é que ela tem uma aplicação mais delimitada que seu ascendente. Então qual a novidade dessa metodologia? Quando aplicá-la? Como aplicá-la? Veja neste artigo.

O que é SDCA?

Tem um processo feito cada vez de uma forma? Tem um produto que sai diferente toda vez que é feito? Quanta instabilidade e falta de previsibilidade sobre suas atividades e saídas existem?  A inexistência de padrões na produção e nos seus produtos e serviços, para além de poder deixar stakeholders insatisfeitos, pode desviar uma empresa dos resultados que almeja.  Já vimos o que significa cada letra do acrônimo SDCA. SDCA é uma metodologia baseada no método científico para implementar padronizações em processos, produtos e serviços. Nessa metodologia, você estabelece o padrão, o estândar ou, em inglês, standard. Depois, você o aplica, verifica e melhora, reiniciando o ciclo. Ter um standard implementado é o cenário ideal para buscar oportunidades de melhoria por meio de DMAICs e kaizens.

SDCA vs. PDCA

Em relação à abordagem, são muito parecidos. A etapa de estandardização do SDCA tem muitas afinidades com a de planejamento do PDCA. Portando, dá para dizer que é só uma maneira mais precisa de denominar a etapa de planejamento, quando aplicada ao caso da busca de padronização. Em relação ao PDCA, o SDCA é uma variação com aplicação mais especializada e refinada.  O que diferencia SDCA e PDCA é a aplicabilidade. Enquanto o PDCA vai ser usado para a implementação inicial de um processo ou produto (quero implementar o processo que planejei), o SDCA é mais usado em processos vigentes (tenho um processo implementado que é instável e quero padronizar).  Vamos falar disso melhor na seção abaixo.

Quando aplicar o SDCA?

O SDCA é a metodologia certa a se aplicar sempre que a empresa está em busca da estabilização de um processo, produto ou serviço vigente; buscando aderência da equipe a esse padrão; buscando obter melhores resultados por meio de uma padronização. Tenha tomado ou não uma não conformidade por isso. Logo, ele pode ser tanto uma ação corretiva quanto uma ação preventiva.  Embora seja fácil identificar motivos para fazer um SDCA, a escolha por ele, em vez de um PDCA, por exemplo, não é tão simplista assim, e requer certa experiência. Há várias razões que motivam a padronização, como:

• Não existe ainda um desenho redondo ou definitivo desse processo ou produto; 
• Existe um processo ou produto desenhado, mas com problemas de instabilidade ou de aderência da equipe; ou
• Foi feita uma melhoria por meio de um DMAIC ou kaizen e, após a validação, é preciso padronizá-la.

Razões como essas levam à necessidade de uma estandardização definitiva. O SDCA pode não ser interessante na implementação inicial de processos e produtos. Por quê? Porque planejar o desenho de um processo ou produto é mais do que estandardizá-lo. Quando você estandardiza, já tem o processo validado ou rodando, mesmo que ruim. Nesse sentido, o SDCA se aplica com mais naturalidade depois do PDCA, como uma etapa final de consolidação desse processo ou produto ou como uma forma de melhoria e conformidade.

O ciclo SDCA

Sabemos que o SDCA começa pela estandardização. Então, você estabelece como standard o que você sabe que melhor atende às necessidades dos stakeholders. Uma vez que você determina esse estândar, você vai implementá-lo. Isso passa pela comunicação do novo padrão para as lideranças, pela execução de POPs e instruções de trabalho, por treinamentos e capacitações da equipe, pela reestruturação do processo em si (se necessário) etc. Depois, você compara a performance pós-implementação com a performance pré-implementação. Suas métricas de sucesso devem ser definidas lá no começo. Podem estar entre elas opções como: número de não conformidades em produtos, cycle time, número de reclamações de clientes, número de retrabalho, custos de produção etc. Depois, na última etapa, você ajusta e torna o estândar a nova política ou procedimento e comunica às demais áreas afetadas.

Boas práticas em SDCA

1. Adesão a padrões requer persistência: por mais que o padrão seja repetível, o estado normal é o de fuga do padrão, da rotina etc. É muito fácil dormir tarde ou sair da dieta, difícil mesmo é voltar a dormir cedo ou para a dieta. Da mesma maneira com o padrão definido. Por isso, é preciso ser perseverante na padronização. Garanta que a equipe compreendeu o processo e, principalmente, as razões pelas quais ele deve ser padronizado. 
2. Auditoria vai levar ao melhor padrão: você só vai saber que um procedimento é estandardizado quando você o auditar. Para isso, além de confrontar o esperado com o realizado, é fundamental manter o controle dos indicadores de performance. Isso vai permitir o gerenciamento oportuno de problemas.
3. Prática leva a perfeição no SDCA: criar padrões em processos e produtos é um desafio por si só. Por mais que seu desenho de processo estandardizado seja bem embasado, só a prática e a repetição de SDCAs vão garantir que eles sejam bem-sucedidos a longo prazo. Pratique!

Padronização: como você chega a ela?

A padronização de processos, produtos e serviços faz parte da qualidade – e é o seu maior desafio. Adotar uma metodologia com esse fim pode ser fonte de resultados novos para o SGQ. Você usa o SCDA na sua empresa? Deixe sua resposta nos comentários.]]>