Conseguir manter um padrão de excelência dentro das empresas não é uma tarefa fácil para gestores e colaboradores. Por isso, é preciso usar diversas ferramentas de gestão da qualidade para atingir os resultados esperados.
Cada uma das ferramentas é indicada para um tipo de análise e não basta apenas existirem na teoria. Devem ser colocadas em prática e utilizadas da maneira correta.
Como cada negócio ou etapa exige uma avaliação diferente. Conheça essas nove ferramentas de gestão da qualidade e escolha a mais adequada para a sua empresa.
1. Fluxograma como ferramenta de gestão da qualidade
O fluxograma é uma ferramenta fundamental para que o setor possa definir os seus processos e como eles devem ocorrer. Por meio de figuras geométricas e setas indicativas, tem-se uma representação gráfica das etapas do projeto e a sua sequência.
Isso permite que ele seja compreendido com mais facilidade, criando um ambiente de trabalho ordenado e uniforme.
O fluxograma pode ser usado por qualquer empresa e auxilia a cultivar o conhecimento geral sobre a estrutura do negócio. Esse método ajuda a definir as áreas responsáveis por etapa e como cada uma deve ocorrer, sem que nada seja deixado de lado e nem entregue fora dos prazos.
Dessa forma, evitam-se que ocorram desvios e a execução errada do processo. Ao ter uma visão clara sobre todas as etapas, é possível reavaliar todo o processo ou mudá-lo completamente, se for o caso.
2. Diagrama de Ishikawa
Conhecida, também, como espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito, essa ferramenta visa identificar o que pode estar ocasionando um problema (causa) e qual o seu resultado (efeito). Apesar de poder ser utilizado em qualquer segmento, ele é mais comum em indústrias.
As causas dos problemas são divididas em 6Ms (método, matéria-prima, mão de obra, máquina, medida e meio ambiente), sendo que de cada uma delas pode derivar várias raízes.
Método: práticas e procedimentos para execução do trabalho e o quanto o formato de trabalho ocasionou o problema.
Matéria-prima: matéria-prima utilizada que não estava em conformidade para realização do trabalho;
Mão de obra: dificuldades da equipe na execução do processo;
Máquina: erros no maquinário;
Medida: monitoramento e levantamento de dados feito de maneira incorreta;
Meio Ambiente: fatores climáticos e situações de mercado, por exemplo.
Fazendo esse levantamento de forma segmentada, fica mais fácil identificar as causas principais e desenvolver ações para eliminar os mesmos, mantendo os princípios de melhoria contínua dentro da empresa.
3. Folhas de verificação
Apesar de muitas pessoas confundirem as folhas de verificação com o checklist, é preciso deixar claro que são ferramentas bem diferentes. As folhas de verificação normalmente são tabelas ou planilhas que visam coletar informações com dados sólidos. A vantagem é que podem economizar tempo, pois não precisam de desenhos ou relatórios.
A folha de verificação tem fácil interpretação visual. Facilita a padronização da coleta de dados, evita retrabalhos e otimiza tempo da equipe que busca dados mais concretos.
Elas podem ser utilizadas em indústrias, call centers, comércios e diversos tipos de empresas, para medir a produtividade em um determinado tempo. Por exemplo, um cobrador de ônibus pode utilizar a folha de verificação para anotar o número de passageiros em cada volta.
Primeiro é preciso definir qual o evento ou problema que será observado. Outro ponto importante é quando os dados são coletados e o tempo de análise. Aproveite e teste a ferramenta em um curto espaço de tempo. Isso assegura que é fácil de usar e coleta dados de forma apropriada.
4. PDCA
Uma ferramenta bastante conhecida e utilizada em muitas empresas é o PDCA, pois se adapta a qualquer segmento de trabalho. Ela ajuda na elaboração, execução, acompanhamento e melhoria de um projeto, se apoiando em quatro pilares básicos, dos quais se derivam seu nome. São eles:
- Planejar (plan): definir o que será feito e suas metas;
- Executar (do): colocar o planejamento em ação;
- Verificar (check): analisar os dados e resultados obtidos;
- Agir (act): avaliar os resultados, identificando pontos de melhorias e ações corretivas.
Essa é uma ferramenta cíclica, que não tem fim, uma vez está sempre buscando o aprimoramento do processo e a mitigação de riscos.
A melhoria contínua incentivada pelo PDCA pode dar à sua organização uma vantagem competitiva distinta sobre os concorrentes. O aumento da produtividade e eficiência devido ao uso do ciclo PDCA aumentará em médio e longo prazo a lucratividade do seu negócio e a satisfação do cliente.
5. Diagrama de Pareto
O Diagrama de Pareto é um gráfico composto de barras ordenadas, que é utilizado para facilitar a visualização e comparação de uma série de grupos de dados nas empresas.
Por meio do gráfico apresentado com os dados coletados, fica muito mais simples perceber qual dos grupos seria o mais significativo para buscar as soluções adequadas.
Ele também ajuda na localização dos principais problemas — medindo-os em diversas categorias. Além disso, o método mede o impacto de mudanças no processo, difere as causas genéricas das causas específicas, entre outros.
Para aplicá-lo, alguns passos são essenciais, entre eles:
a) estabeleça um objetivo;
b) determine as causas e formas de medição;
c) determine periodicidade;
d) estabeleça a forma de coleta de dados;
e) analise os dados
f) construa o Diagrama.
Após o levantamento de dados, faça uma detalhada revisão, a fim de mapear no que não está dando certo.
6. Análise SWOT
Em português, a sigla SWOT é conhecida como FOFA, que significa Força, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Essa ferramenta faz parte de uma técnica administrativa, utilizada para melhorar os diferenciais competitivos da corporação perante o mercado. Também permite o reparo de falhas que podem comprometer o empreendimento.
A análise SWOT identifica os pontos fortes e fracos da empresa, através de 4 conceitos:
- Forças: representa quais vantagens a empresa possui em relação à concorrência. Exemplos: quais processos de negócio são bem sucedidos? Quais ativos você possui em sua equipe, como conhecimento, educação, habilidades e reputação? Também pode ser algo relacionado aos atributos de marca da sua empresa.
- Fraquezas: pontos nos quais a empresa tem fragilidades ou falhas que podem prejudicar seu desempenho, frente aos concorrentes. Exemplos: processos de negócios precisam ser aprimorados? Existem ativos tangíveis que sua empresa necessita como dinheiro ou equipamento? Há gaps na sua equipe que prejudique o processo?
- Oportunidades: aspectos internos e externos que tendem a promover melhorias. Exemplos: o mercado em que atua encontra-se em expansão e possibilitará o aumento de clientes? Há eventos futuros que a empresa possa aproveitar para a expansão dos negócios? Os clientes estão satisfeitos com os produtos oferecidos?
- Ameaças: tendências do mercado que podem gerar riscos para o negócio. Exemplos: O comportamento do consumidor está mudando de uma maneira que pode impactar negativamente seus negócios? Existem tendências de mercado que podem se tornar uma ameaça? A expansão de uma empresa concorrente e inovação de um produto também são bons exemplos.
7. Cartas ou gráficos de controle
As cartas de controle são utilizadas para apontar as vertentes dos pontos de observação em um determinado período de tempo. Esse método evidencia alterações no processo normal de produção, detectando falhas e variáveis.
Os cálculos dos limites de controle são feitos com a utilização de dados prévios, aplicando fórmulas simplificadas. É possível utilizar dados variáveis — oriundos de resultados atingidos — ou dados por atributo, de acordo com especificações de materiais.
Os principais benefícios da carta de controle são:
- aumento na porcentagem de produtos capazes de satisfazer exigências do cliente;
- diminuição do retrabalho e de resíduos;
- diminuição de custos de fabricação;
- informações relevantes para melhoria do processo.
8. Diagrama de dispersão
O diagrama de dispersão é uma ferramenta gráfica que analisa o comportamento de eventos. Ao contrário do diagrama de linha, o gráfico de dispersão retrata dois eixos numéricos (quantitativos).
Quando o diagrama é executado no processo produtivo da empresa, é possível medir variáveis como quantidade, volume, tempo e espaço. Com isso, busca-se relacionar os eventos com as variáveis para se chegar a resultados matemáticos.
Ou seja, quanto mais relacionadas forem as condições, a dispersão conseguirá formar uma linha ou curva. Exemplos:
- peso x altura;
- quantidade extraviada x tempo de armazenagem;
- quantidade produzida x custo unitário;
- consumo de matéria-prima x volume produzido;
- pureza do produto x quantidade de material utilizado;
- velocidade de produção x temperatura.
9. Seis Sigma ou Six Sigma
O seis sigma é um método gerencial planejado, com foco nos resultados de qualidade e financeiros. Ele visa promover mudanças pontuais nas empresas, buscando a melhoria contínua dos processos, produtos e serviços ofertados a um custo muito menor.
O objetivo principal é incentivar o foco no que é importante para os clientes e em como alcançar o mesmo. Desse modo, a razão de existência dessa ferramenta é a satisfação total dos consumidores.
Benefícios do Six Sigma:
- redução dos custos organizacionais;
- prospecção e fidelização de clientes;
- cancelamento de atividades que não agreguem valor à empresa;
- maior envolvimento entre equipes;
- aumento significativo da produtividade e qualidade de produtos e serviços;
- mudança da cultura organizacional;
- diminuição da variação dos processos.
Se você souber aproveitar fatos e dados, fica mais fácil do que nunca atender às necessidades de melhoria da qualidade.
Gostou das nossas dicas sobre ferramentas de gestão da qualidade? É possível usar várias combinações entre elas, de acordo com a sua necessidade. Isso faz com que os processos da empresa tenham resultados mais positivos e precisos. Portanto, não perca tempo e comece já a colocá-las em prática!
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