Se sua empresa enfrenta dificuldades para manter a excelência nos processos, é hora de adotar ferramentas de gestão da qualidade.
Elas são essenciais para identificar falhas, padronizar atividades, aumentar a produtividade e garantir a melhoria contínua.
Neste guia, você vai conhecer 9 ferramentas consagradas que podem ser aplicadas em diversos tipos de negócio.
Escolha as mais adequadas ao seu contexto e comece a transformar os resultados da sua organização.
Sumário
1. Fluxograma: visualize e padronize processos
O fluxograma representa, de forma gráfica, o fluxo de atividades em um processo.
Com o uso de símbolos e setas, é possível identificar etapas, responsáveis e pontos críticos.
Benefícios:
- Facilita a compreensão do processo;
- Padroniza rotinas operacionais;
- Identifica gargalos e oportunidades de melhoria;
- Melhora a comunicação entre equipes.
Quando usar: ao mapear processos, implementar novos fluxos ou revisar etapas existentes.
2. Diagrama de Ishikawa: descubra a raiz dos problemas
Também chamado de Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe , essa ferramenta ajuda a identificar as causas que geram um problema específico, divididas em seis categorias conhecidas como os 6Ms:
- Método: práticas e procedimentos para execução do trabalho e o quanto o formato de trabalho ocasionou o problema;
- Matéria-prima: matéria-prima utilizada que não estava em conformidade para realização do trabalho;
- Mão de obra: dificuldades da equipe na execução do processo;
- erros no maquinário;
- Medida: monitoramento e levantamento de dados feito de maneira incorreta;
- Meio Ambiente: fatores climáticos e situações de mercado, por exemplo.
Vantagens:
- Visualiza causas complexas de forma clara;
- Facilita a análise em equipe;
- Direciona ações corretivas eficazes.
Ideal para: investigação de falhas, retrabalhos e não conformidades.
3. Folhas de Verificação: colete dados com rapidez e precisão
Apesar de muitas pessoas confundirem as folhas de verificação com o checklist, é preciso deixar claro que são ferramentas bem diferentes.
As folhas de verificação normalmente são tabelas ou planilhas que visam coletar informações com dados sólidos.
Diferenciais:
- Agilidade na coleta de dados reais;
- Redução de erros e retrabalho;
- Facilita a padronização das análises.
Exemplos de uso: controle de produção, análise de defeitos, contagem de ocorrências em turnos.
A vantagem é que podem economizar tempo, pois não precisam de desenhos ou relatórios.
A folha de verificação tem fácil interpretação visual. Facilita a padronização da coleta de dados, evita retrabalhos e otimiza tempo da equipe que busca dados mais concretos.
Elas podem ser utilizadas em indústrias, call centers, comércios e diversos tipos de empresas, para medir a produtividade em um determinado tempo.
Por exemplo, um cobrador de ônibus pode utilizar a folha de verificação para anotar o número de passageiros em cada volta.
4. PDCA: implemente a melhoria contínua
Uma ferramenta bastante conhecida e utilizada em muitas empresas é o PDCA, pois se adapta a qualquer segmento de trabalho.
Ela ajuda na elaboração, execução, acompanhamento e melhoria de um projeto, se apoiando em quatro pilares básicos, dos quais se derivam seu nome.
São eles:
- Planejar (plan): definir o que será feito e suas metas;
- Executar (do): colocar o planejamento em ação;
- Verificar (check): analisar os dados e resultados obtidos;
- Agir (act): avaliar os resultados, identificando pontos de melhorias e ações corretivas.
Essa é uma ferramenta cíclica, que não tem fim, uma vez que está sempre buscando o aprimoramento do processo e a mitigação de riscos.
A melhoria contínua incentivada pelo PDCA pode dar à sua organização uma vantagem competitiva distinta sobre os concorrentes.
O aumento da produtividade e eficiência devido ao uso do ciclo PDCA aumentará em médio e longo prazo a lucratividade do seu negócio e a satisfação do cliente.
5. Diagrama de Pareto: priorize o que realmente importa
O Diagrama de Pareto é um gráfico composto de barras ordenadas, que é utilizado para facilitar a visualização e comparação de uma série de grupos de dados nas empresas.
Por meio do gráfico apresentado com os dados coletados, fica muito mais simples perceber qual dos grupos seria o mais significativo para buscar as soluções adequadas.
Ele também ajuda na localização dos principais problemas — medindo-os em diversas categorias.
Além disso, o método mede o impacto de mudanças no processo, difere as causas genéricas das causas específicas, entre outros.
Para aplicá-lo, alguns passos são essenciais, entre eles:
a) estabeleça um objetivo;
b) determine as causas e formas de medição;
c) determine periodicidade;
d) estabeleça a forma de coleta de dados;
e) analise os dados
f) construa o Diagrama.
Após o levantamento de dados, faça uma detalhada revisão, a fim de mapear no que não está dando certo.
6. Análise SWOT(FOFA): avalie seu posicionamento estratégico
Em português, a sigla SWOT é conhecida como FOFA, que significa Força, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.
Essa ferramenta faz parte de uma técnica administrativa, utilizada para melhorar os diferenciais competitivos da corporação perante o mercado.
Também permite o reparo de falhas que podem comprometer o empreendimento.
A análise SWOT identifica os pontos fortes e fracos da empresa, através de 4 conceitos:
- Forças: representa quais vantagens a empresa possui em relação à concorrência.
Exemplos: quais processos de negócio são bem sucedidos? Quais ativos você possui em sua equipe, como conhecimento, educação, habilidades e reputação? Também pode ser algo relacionado aos atributos de marca da sua empresa.
- Fraquezas: pontos nos quais a empresa tem fragilidades ou falhas que podem prejudicar seu desempenho, frente aos concorrentes.
Exemplos: processos de negócios precisam ser aprimorados? Existem ativos tangíveis que sua empresa necessita como dinheiro ou equipamento? Há gaps na sua equipe que prejudique o processo?
- Oportunidades: aspectos internos e externos que tendem a promover melhorias.
Exemplos: o mercado em que atua encontra-se em expansão e possibilitará o aumento de clientes? Há eventos futuros que a empresa possa aproveitar para a expansão dos negócios? Os clientes estão satisfeitos com os produtos oferecidos?
- Ameaças: tendências do mercado que podem gerar riscos para o negócio.
Exemplos: O comportamento do consumidor está mudando de uma maneira que pode impactar negativamente seus negócios? Existem tendências de mercado que podem se tornar uma ameaça? A expansão de uma empresa concorrente e a inovação de um produto também são bons exemplos.
7. Cartas ou gráficos de controle: monitore a estabilidade dos processos
As cartas de controle são utilizadas para apontar as vertentes dos pontos de observação em um determinado período de tempo.
Esse método evidencia alterações no processo normal de produção, detectando falhas e variáveis.
Os cálculos dos limites de controle são feitos com a utilização de dados prévios, aplicando fórmulas simplificadas.
É possível utilizar dados variáveis — oriundos de resultados atingidos — ou dados por atributo, de acordo com especificações de materiais.
Os principais benefícios da carta de controle são:
- aumento na porcentagem de produtos capazes de satisfazer exigências do cliente;
- diminuição do retrabalho e de resíduos;
- diminuição de custos de fabricação;
- informações relevantes para melhoria do processo.
8. Diagrama de dispersão: relacione variáveis e descubra padrões
O diagrama de dispersão é uma ferramenta gráfica que analisa o comportamento de eventos.
Ao contrário do diagrama de linha, o gráfico de dispersão retrata dois eixos numéricos (quantitativos).
Quando o diagrama é executado no processo produtivo da empresa, é possível medir variáveis como quantidade, volume, tempo e espaço.
Com isso, busca-se relacionar os eventos com as variáveis para se chegar a resultados matemáticos.
Ou seja, quanto mais relacionadas forem as condições, a dispersão conseguirá formar uma linha ou curva. Exemplos:
- peso x altura;
- quantidade extraviada x tempo de armazenagem;
- quantidade produzida x custo unitário;
- consumo de matéria-prima x volume produzido;
- pureza do produto x quantidade de material utilizado;
- velocidade de produção x temperatura.
9. Seis Sigma ou Six Sigma: otimize qualidade e performance
O seis sigma é um método gerencial planejado, com foco nos resultados de qualidade e financeiros.
Ele visa promover mudanças pontuais nas empresas, buscando a melhoria contínua dos processos, produtos e serviços ofertados a um custo muito menor.
O objetivo principal é incentivar o foco no que é importante para os clientes e em como alcançar o mesmo.
Desse modo, a razão da existência dessa ferramenta é a satisfação total dos consumidores.
Benefícios do Six Sigma:
- redução dos custos organizacionais;
- prospecção e fidelização de clientes;
- cancelamento de atividades que não agreguem valor à empresa;
- maior envolvimento entre equipes;
- aumento significativo da produtividade e qualidade de produtos e serviços;
- mudança da cultura organizacional;
- diminuição da variação dos processos.
Escolha, aplique e transforme seus resultados
As ferramentas de gestão da qualidade não são exclusivas de grandes indústrias.
Elas podem, e devem, ser adaptadas a negócios de qualquer porte ou setor.
Ao aplicá-las corretamente, sua empresa ganha eficiência, reduz falhas e se destaca no mercado.
Dica final: comece escolhendo uma ou duas ferramentas mais alinhadas ao seu momento atual e implante de forma prática e objetiva. A melhoria dos processos virá com o uso consistente e o envolvimento da equipe. tenham resultados mais positivos e precisos. Portanto, não perca tempo e comece já a colocá-las em prática!
