Como a folha de verificação ajuda a gestão da qualidade

Defeitos e desvios são comuns, mas você sabe onde eles mais ocorrem, quais as principais causas e os principais tipos? São informações como essas que a folha de verificação ajuda a descobrir.

Como uma das 7 ferramentas da qualidade, ela está entre as mais simples de usar, pois não requer cálculos para ser construída, sendo basicamente uma tabela de registro por meio de checks ✔.

Ainda assim, essa facilidade pode esconder algumas dificuldades sobre essa ferramenta.

Veremos neste artigo uma explicação completa das folhas de verificação desde o conceito até fragilidades da ferramenta. Acompanhe!

O que são folhas de verificação?

Também chamada de diagrama de concentração de defeitos, uma folha de verificação é uma tabela que registra a frequência com que uma medida, classificação, local ou tipo de evento (normalmente defeitos) acontece em tempo real, ou seja, à medida que está sendo gerado.

Visualmente, você tem uma tabela com itens ou valores que podem ocorrer a um parâmetro, produto ou processo. Sempre que esse item ou valor ocorre, você registra essa ocorrência com uma marca (por isso uma check sheet).

Folha de verificação (check sheet) vs. lista de verificação (checklist)

Você poderá ver por aí artigos chamando a folha de verificação de checklist. Não é! Embora os nomes sejam parecidos, a folha de verificação não é uma lista de verificação. São documentos diferentes, com objetivos diferentes.

A primeira grande diferença é que a checklist não é uma das 7 ferramentas da qualidade, enquanto a check sheet é.

A segunda diferença é que, enquanto esta você usa para o registro de ocorrências, aquela você utiliza registro de execução. 

Na ferramenta da qualidade: aconteceu, marcou. Na checklist: executou, marcou. Dessa forma, em uma checklist você nunca executa mais de uma vez um item (a não ser que vá executar a sequência de tarefas novamente). Na folha, sim, pois um item ou valor geralmente acontece mais de uma vez.

Por exemplo: você pode ter uma folha de verificação para documentar o número de ocorrências da parada de um processo de acordo com certos motivos levantados e um checklist de todos os requisitos de segurança que precisam ser checados para garantir a continuidade do processo. 

Isso leva a mais uma diferença: checklists são estandardizadas, e folhas de verificação não. 

Quem criou as folhas de verificação?

As folhas de verificação foram desenvolvidas por Kaoru Ishikawa, que também está por trás do Diagrama de Espinha de Peixe.

Folha de verificação e gráfico de Pareto

Como as folhas de verificação apontam a frequência de defeitos por tipo e causa ou desvios, usar o diagrama de Pareto para verificar a relação 80/20 nas medidas proporcionará uma visão dos dados mais prováveis.

Quando usar as folhas de verificação

A folha de verificação se aplica a vários contextos em que você precise quantificar ocorrências, seja de medidas, de eventos por tipo ou local, de classificações etc.

Você pode aproveitá-la em processos cujos dados podem ser observados e coletados repetidamente e quando você precisa identificar padrões nesses dados.

Para uma boa análise dos dados, deve usar em conjunto outras ferramentas da qualidade, como o diagrama de Pareto, pois assim você chegará a análises mais profundas.

Como fazer a folha de verificação?

Com os exemplos acima, você já tem ideia de como é visualmente uma folha de verificação. 

Em muitos casos, a folha de verificação em si e, às vezes, até a coleta, serão automáticas e construídas pelo equipamento utilizado. Mas, quando você precisa construir manualmente a sua folha em uma planilha, é bom seguir o passo a passo.

Então para fazê-la, você deverá:

1. Identificar um parâmetro de coleta 

Primeiro você verá o que medir.

Você pode tomar a medida de um indicador a fim de analisar o desvio, ocorrência de causas de um problema, ocorrência de defeitos, ocorrência de reclamações por motivo etc.

2. Escolher o tipo de folha de verificação

Como será sua folha de verificação? Se você quiser analisar os defeitos por local de um produto, usar o modelo baseado na localização poderá ser melhor. Mas, se você quer medir o desvio em relação ao valor médio de um parâmetro, a planilha será melhor. É essa análise que você fará aqui.

3. Criar a folha 

Agora você vai desenhar sua folha, determinando quem fará as coletas e com que frequência etc. Feito isso, está tudo pronto para começar as coletas.

4. Coleta e análise dos dados

Faça as coletas. Só depois de um tempo – e de um volume maior de dados – você terá condições de analisar.

5. Ação

Depois de tabulados e analisados os dados, você terá condições de gerenciar o parâmetro-alvo, criando planos de ação para melhorá-lo.

Desvantagens das folhas de verificação

Outra informação que se vê muito é a de que a folha de verificação permite o entendimento rápido das causas. Ela não faz isso. Essa análise de causa, quando aplicável, só pode ser feita a posteriori, por meio de ferramentas adequadas para isso, como 5 porquês e Ishikawa.

O que as folhas de verificação mostram, realmente, é a frequência com que eventos ocorrem, auxiliando a identificar padrões, a probabilidade de se repetirem no futuro e a direcionar a investigação da causa raiz.

Aliás, não entregar a causa raiz pode ser considerada a principal desvantagem da ferramenta.

Aproveite mais uma ferramenta da qualidade

A folha de verificação, assim como outras ferramentas da qualidade, tem um propósito bem específico: registrar a ocorrência de certo evento, medida, local ou classificação em um processo ou atividade, a fim de facilitar análises de padrões e direcionar melhorias.

Vimos como ela pode ser construída e relacionada a outras ferramentas, a fim de propiciar análises mais acuradas, assim como possíveis limitações.

E então? Você usa essa ferramenta?