8D da qualidade: 8 disciplinas para a solução de problemas

Problemas fazem parte da vida. As empresas não seriam a exceção a essa máxima. Mas, quando você identifica um problema, o que você faz para evitar a sua repercussão e danos maiores? A 8D é uma ótima ferramenta para melhorar a qualidade dele.

A 8D é, entre as abordagens sistemáticas para solução de problemas, uma das mais conhecidas. Com sucesso comprovado, ela se espalhou rapidamente da indústria automobilística, onde surgiu, para todos os ambientes corporativos.

Neste artigo, você encontra tudo o que precisa saber para dar os primeiros passos com a ferramenta.

O que é 8D?

8 disciplinas para a solução de problemas ou 8D é uma metodologia de 8 passos desenhada para encontrar a causa raiz de um problema, criar uma ação de contenção de curto prazo e, depois, implementar uma ação de correção de longo prazo para evitar problemas similares no futuro.

A 8D é a junção de boas práticas de várias abordagens existentes, como PDCA e MASP. Tal como estas, sua consistência e simplicidade são notáveis. Ela é fácil de ensinar e de aprender, além de ter uma ampla aplicabilidade.

Suas características a tornam, dentro da equipe, um recurso para o fortalecimento das habilidades de solução de problemas. Por meio dela, a equipe rapidamente se familiariza com uma estrutura para o tratamento de ocorrências, com a necessidade de documentação, com o uso de evidências e dados etc.

Quem criou o 8D

A metodologia 8D foi criada dentro da Ford, na década de 1980. No começo, ela foi chamada de Solução de Problemas Orientada à Equipe (Team Oriented Problem Solving – TOPS).

Com o uso, a ferramenta foi se consolidando dentro da empresa, tornando-se o método primário de documentação de solução de problemas.

Dali ela se difundiu para outras, quando conquistou popularidade e o nome de 8D.

Como aplicar o 8D

O 8D tem oito etapas bem definidas:

D0 – Planejar

Antes de iniciar o 8D, você deve fazer um planejamento adequado. Essa etapa foi adicionada posteriormente ao desenho original da metodologia, como uma espécie de preparação, por isso o índice 0.

Nesta etapa, você toma ações emergenciais, circunscreve o problema, identifica o que precisa e faz uma espécie de roteiro para executar o 8D.

Isso pode envolver: 

• coleta de informação; 
• identificação de responsáveis e de outras pessoas com quem deve conversar, inclusive especialistas externos;
• estimativa e montagem de um calendário do projeto.

D1 – Montar a equipe

Uma vez identificado o objeto de trabalho e os recursos necessários para lidar com ele, você vai construir a equipe que você precisa. O 8D prevê um passo específico para construção da equipe porque nem sempre todos problemas vão ser resolvidos pela mesma equipe.

Tenha os perfis que você identificou como necessários para reunir o conhecimento e as habilidades para lidar com o problema, mas também considere que esse grupo deve permanecer pequeno.

Identifique um líder e um campeão do produto para assumirem a ponta, se necessário. Além disso, estabeleça a dinâmica de trabalho, como cadências de reuniões, canais de comunicação etc. Também introduza a equipe ao objeto do trabalho, prioridades e escopo.

Aproveite para ouvir as preocupações e sugestões da equipe.

D2 – Definir e descrever o problema

Reúna a equipe para descrever o problema com alto nível de detalhe. Comece analisando a informação coletada na etapa 0 e conversando com os envolvidos. 

Depois, discuta com a equipe uma definição tão completa quanto clara do problema. Responda:

• O que aconteceu?
• O que não aconteceu?
• Qual é o problema?
• Quando isso aconteceu?
• Quem encontrou o defeito?
• Como o defeito foi encontrado?
• Quantos produtos defeituosos foram encontrados no total?

Compreenda se o problema foi gerado pela saída do percurso, como um erro, ou por uma nova variável ou contexto que surgiu, como uma nova legislação.

Faça a análise do problema e reveja o roteiro do projeto com base nela, aumentando o detalhamento em termos de etapas, objetivos e calendário.

D3 – Conter o problema

Nesta etapa você vai adotar ações de contenção, ao menos temporárias, ao problema. Você já tomou as medidas emergenciais no passo zero. Aqui você vai agir de maneira mais embasada, porque já fez a análise, porém como ainda precisa agir rápido para permitir a continuidade da operação, não vai ainda focar em uma solução de longo prazo.

A medida temporária ideal é:

• Barata
• Simples
• Fácil de reverter
• Validada por feedbacks dos clientes ou colaboradores.

D4 – Analisar a causa raiz

Agora que você garantiu a contenção temporária do problema, você tem certa gordura para queimar. É hora de se debruçar sobre o problema, a fim de identificar o que o causou.

A maioria das ferramentas de solução de problemas passam por essa análise. Use recursos como o diagrama da espinha de peixe e 5 porquês para estruturar essa busca e garantir que todos os fatores causais tenham oportunidade de serem levantados.

Teste uma das causas potenciais, coletando dados sobre ela. Analise também os sistemas de controle, a fim de identificar quais deles falharam.

D5 – Identificar e testar soluções

Que tipo de ações resolveriam no longo prazo o problema identificado?

Veja que usamos o plural. Na maioria das vezes haverá várias soluções para o mesmo problema, e nem sempre a primeira possibilidade aventada será a melhor. Por isso, o 8D tem essa etapa de levantamento e teste de soluções.

Para levantar possibilidades, coloque a equipe em um brainstorming.

Faça análises de risco e de custos, a fim de entender possíveis efeitos sobre o seu objetivo e seu orçamento. Faça, se possível, provas de conceito, a fim de compreender melhor a viabilidade e o esforço envolvido na implementação das soluções.

D6 – Escolher e implementar as soluções

Riscos, custos, esforços e tempo de implementação podem ser critérios que vão ajudar a equipe a avaliar e a escolher as soluções que vão ser implementadas.

Feita a escolha, é hora de colocar a mão na massa. Use ferramentas como o 5W2H para isso.

Uma vez que as soluções tenham sido implementadas e estejam rodando efetivamente, você pode interromper as medidas de contenção tomadas no D3.

D7 – Prevenir recorrência

Prevenir é melhor do que remediar uma nova ocorrência. Então, mesmo que a solução esteja estabelecida, continuar a monitorar o processo será fundamental para que o problema não se repita.

Documente o processo de 8D realizado para que outras equipes o adotem como referência e base para lidar com problemas similares.

D8 – Celebrar e reconhecer a contribuição

Tire o devido tempo para validar o trabalho em um relatório e reconhecer o trabalho realizado pela equipe, assim como fazer uma retrospectiva sobre a experiência do 8D realizado.

Colete dados para comparar resultados antes e depois, documentando os ganhos promovidos e comunicando-os pela organização.

Quando usar o 8D?

O 8D é um procedimento razoavelmente extenso. Além de uma equipe, ele vai envolver várias ferramentas da qualidade, que vão auxiliar em cada etapa. Por sua estrutura, o 8D não deve ser aplicado em situações corriqueiras ou pequenas.

Veja quando usar o método 8D:

• Inadequação regulatória
• Reclamações de clientes
• Aumento na taxa de defeitos.

Use o 8D em seu sistema de gestão da qualidade

O 8D é uma ferramenta que sistematiza o tratamento de problemas advindos, principalmente, de defeitos persistentes e de reclamações de clientes. Ele é uma abordagem completa.

Você tem o 8D em seu kit de ferramentas?