Conheça os principais passos para mostrar à alta direção o valor que um software para gestão da qualidade tem para os negócios e otimização dos processos. Para quem sabe da importância da Gestão da Qualidade, não é novidade que ela pode ser vista como custo para a diretoria. E quando a sua implantação envolve pagar um software para o SGQ, essa barreira torna-se um desafio ainda maior. Você já vivenciou esta situação? Se a sua empresa tem um volume expressivo de informações, automatizar este processo torna-se imprescindível, afinal um sistema de gestão organizado evita desperdício, custos desnecessários e retrabalho. Mas como apresentar isso na prática para a diretoria? Para ajudar você a implementar uma ferramenta eficiente e que agregue valor ao seu SGQ, neste artigo vamos mostrar argumentos que podem convencer a diretoria de que utilizar um software para a Gestão da Qualidade vale a pena. Vamos lá?
1. Produtividade
Um relatório global produzido pela Deloitte, anualmente aponta que 62% das empresas globais estão implementando automação para reduzir tarefas repetitivas. Outra pesquisa realizada pela Kronos Resources e Insights, da Inglaterra afirma que 55% dos entrevistados citam que a tecnologia pode sim impactar positivamente a produtividade. Ou seja, quem não quer ser mais produtivo e ter uma rotina mais fácil com a tecnologia não é mesmo? Por isso, se você quer chamar a atenção de um gestor, produtividade é um bom argumento para convencê-lo a adquirir um software para o SGQ. Na hora de apresentar de maneira clara e objetiva para a alta direção, alguns questionamentos podem ser importantes, por exemplo:- Você sabe quanto tempo as equipes levam para preencher manualmente planilhas e documentos?
- Já calculou o tempo de mapeamento dos processos?
- Quantas falhas um processo manual pode apresentar ou não identificar e quais as consequências para a empresa?
- Qual o custo dessa falta de produtividade para os negócios?
2. Custos/Receita
A gestão da qualidade na prática diminui tentativas de erro e acerto. A alimentação correta e contínua do software faz de suas funcionalidades ainda melhores, mantendo os processos mais assertivos. Sendo assim, não é preciso mover grandes custos para ser mais produtivo, muito pelo contrário. A contratação de um software para o SGQ apresentará, entre suas vantagens, a diminuição de custos no desenvolvimento e desempenho dos processos. Uma forma eficaz de mostrar ao tomador de decisões da sua empresa as vantagens do software é detalhar de que maneira sua aplicação pode implicar na economia de custos daquele determinado processo. Leve em conta valor de investimento, treinamento e adaptação, tempo de implementação e as demais variáveis que achar relevante para medir os prós e contras da contratação. Lembrando que todas as medidas citadas também são uma forma de evitar que a contratação do software seja vista como gasto e passe a ser visto como o que realmente é: investimento. A economia que ela proporcionará em médio e longo prazo também tem o poder de maximizar os lucros da empresa, e essa é uma imagem bastante atrativa para o dono do negócio. Ou seja, enxergar o cenário em números pode ajudar a clarear a tomada de decisão.3. Senso de urgência
Como provar para a diretoria que a empresa está perdendo tempo por não adquirir um software para o SGQ? Criando senso de urgência! A diretoria estará bem informada dos problemas que a organização enfrenta e a partir daí também pode entender que eles podem ser melhor tratados e até mesmo evitados através da gestão da qualidade. Apresente claramente os motivos pelos quais a empresa está ficando para trás sem a utilização do software. Por exemplo:- Falta de organização para mensurar os custos da empresa (e quanto a empresa está perdendo com isso);
- Os indicadores não estão sendo atualizados corretamente;
- Os custos de produção estão muito altos;
- O desperdício causado pelo acompanhamento inadequado das não conformidades;
- O risco de perda de dados é maior;
- Assim como dados defasados nos relatórios que afetem decisões da empresa.
4. Software para SGQ: tenha uma proposta para apresentar
Embora a decisão final sobre a contratação do software seja do diretor, partirá de você avaliar as melhores possibilidades para apresentar a ele. Pesquise sobre o assunto e o que o mercado oferece, seja criterioso, avalie. De que forma sua empresa está sendo mais defasada por não utilizar uma ferramenta automatizada? Seria por uma gestão de documentos mal organizada, falta de controle das não conformidades, processos mal estruturados, pouco ou nenhum controle de indicadores? Saiba por onde começar e mostre o caminho à diretoria. Você pode apresentar comparativos prontos, indicando porque a opção que você escolheu é a melhor para a empresa. Um exemplo:5. Apresentação personalizada
Agregando às vantagens acima, mais do que ter uma boa ideia, é preciso saber apresentá-la, ou melhor, vendê-la. Por isso, é importante conhecer a ferramenta que você deseja apresentar. É ideal realizar um período de teste para poder avaliar o uso do software, assim como documentar situações nas quais ele poderia ser um diferencial, caso estivesse implementado na empresa. Muitos softwares inclusive já possuem um período de aquisição para teste gratuito, sem burocracia alguma. Não se esqueça: na hora de apresentar seja claro e direto. Evite informações truncadas que dificultem o entendimento da diretoria. Explorar outros canais de informações sobre a solução também é uma rica fonte de informação para obter mais detalhes e estar com o discurso afiado no momento da sua apresentação.Apoio da equipe para aplicar um software para SGQ é essencial
Nenhum software é eficaz sem envolver todas as áreas da empresa. Todo o time envolvido precisa estar ciente de que a contratação da ferramenta será uma melhoria no processo como um todo, inclusive refletindo em suas funções individuais. Será imprescindível que a equipe não torça o nariz para a fase de adaptação, e isso será muito mais fácil quando se apresentar uma ferramenta de simples utilização. Por isso, citamos o Qualyteam, software conhecido pela simplicidade e facilidade de uso por seus usuários. E como você pode incentivar ainda mais a participação da equipe e promover a cultura da qualidade da empresa?- Focando em processos e melhorias;
- Sendo um líder engajado com a equipe;
- Cultivando defensores da sua ideia;
- Compartilhando expectativas e resultados.