Por Thatiana Sousa Sestrem
Jornalista
Listamos as principais etapas que auxiliarão você a implementar e monitorar os principais indicadores da gestão da qualidade com eficiência.
A máxima “quem não mede, não controla” é ainda mais verdadeira quando falamos de Gestão da Qualidade. E por que? Porque os indicadores da qualidade estão relacionados com todos os processos de gestão de uma organização. Trata-se de uma área cuja análise intensiva de dados é crítica para garantir que o processo industrial esteja balanceado e funcionando conforme o previsto.
Em suma, como vamos garantir o bom desempenho de um negócio se não temos ideia de números que nos mostrem o que realmente está acontecendo dentro da empresa?
Veja um exemplo: a comparação de um indicador da qualidade ao longo do tempo pode revelar desvios na produção. Além disso, permite ao gestor se antecipar a eventuais anomalias, que se tardiamente identificadas, representaram prejuízos financeiros.
Portanto, é essencial que sua empresa defina indicadores da qualidade antes mesmo do início de uma operação industrial. Caso não os tenha, precisará fazer a gestão de indicadores da qualidade rapidamente.
Se sua empresa não possui indicadores da qualidade ou entende que a metodologia atual precisa ser revista, confira o nosso passo a passo.
Etapas para adoção de indicadores da qualidade
A Gestão da Qualidade envolve processos claros e demanda disciplina de execução. Para adotar uma metodologia de indicadores da qualidade, portanto, não poderia ser diferente.
Siga as seguintes etapas:
Defina uma ordem de implementação dos indicadores da qualidade
As possibilidades de indicadores são inúmeras fazendo com que muitas empresas elaborem painéis com diversas métricas mas que pouco refletem o desempenho das ações implementadas a partir do planejamento estratégico.
Para escolher uma ordem, leve em conta alguns critérios ou uma combinação de todos. São eles:
- importância do indicador para o processo;
- facilidade na coleta de dados;
- disponibilidade dos envolvidos.
Vale destacar que nessa etapa pode ser feito um benchmarking com indústrias com processos de transformação parecidos, para garantir que seus indicadores da qualidade estejam alinhados com o mercado.
O resultado dessa etapa deverá ser um cronograma de implantação de indicadores agrupados por prioridade (A, B ou C, por exemplo) com datas, responsáveis e orçamento.
Treine funcionários na coleta dos indicadores
É importante apresentar o impacto de cada um dos indicadores para os envolvidos. Relatando o procedimento de coleta com descrições minuciosas das responsabilidades, frequência, instrumentos de coleta e forma de leitura dos dados.
Mas o treinamento é apenas uma parte do processo. será benéfico e realmente agregará valor, tanto para eles como pessoa, quanto para a empresa.Pense que para obter o resultado desejado você precisa de um passo fundamental com a sua equipe: o engajamento dos colaboradores.
Você pode se perguntar: Como posso engajar a equipe para que eles entendam o quão é importante o monitoramento dos indicadores? Aqui vão algumas práticas que podem auxiliar neste processo.
a) Integre a equipe sobre os objetivos da empresa. Por que a coleta de indicadores é importante? O que isso tem a ver com todo o contexto da empresa? O time gosta de saber quais são os principais objetivos de uma empresa e alinhar seu desenvolvimento profissional em torno desses objetivos.
b) Dê voz ao seu time. A partir do momento que seu time tem consciência do real impacto do seu trabalho em coletar e analisar os indicadores da qualidade, permita que eles também tenham voz para auxiliar nas decisões estratégicas.
De acordo com a pesquisa sobre engajamento e ambiente de trabalho realizada pela Bonusly em 2019, funcionários altamente engajados têm 3,1 vezes mais probabilidade de reconhecer o quanto a organização leva seus feedbacks a sério. E claro, time mais engajado é time mais produtivo e que reflete em mais receitas para a empresa.
c) Aposte em ferramentas que auxiliem na produtividade: certifique-se de fornecer aos membros da sua equipe todas as ferramentas e recursos acessíveis que os ajudarão a serem bem-sucedidos em suas tarefas e responsabilidades específicas. Além de facilitar a vida de todo o time, permitirá que os colaboradores ganhem experiência com novas ferramentas e softwares.
Faça o input no banco de dados
Nessa etapa, insira as informações em planilhas ou sistemas para posterior análise. Se você não dispõe de um banco de dados e faz todo o controle de registro em papel, entenda de uma vez por todas qual é o grande erro em achar que formulários são registros.
Analise os indicadores da qualidade
Mais do que apenas coletar dados, você deve gerenciá-los. É nessa hora que dados viram informações para a tomada de decisão. Essa etapa incluirá geração de gráficos e tabelas, identificação de tendências, definição de metas, alertas para desvios de padrão, análises da causa-raiz e definição de planos de ação para evitar a repetição de defeitos e problemas.
É importante estabelecer a governança para análise de indicadores: quais as responsabilidades de quem participará dos comitês da qualidade, tais como a frequência com que esse grupo se reunirá, o formato da reunião e quais dados serão disponibilizados para discussão, situações em que decisões individuais ou coletivas poderão ser tomadas, etc.
Não se esqueça da melhoria contínua
Assim como o processo de manufatura é constantemente revisto, a forma de monitorá-lo também o deve ser. Especificação de produtos, etapas da produção, matéria-prima e maquinário são alterados ao longo do tempo. Por consequência, novas prioridades, gargalos e complexidades estarão no radar do Gestor da Qualidade.
O volume de dados gerados pelo chão de fábrica, requerimentos exigidos pelas normas ISO 9001, Padi e PBQP-h e a velocidade necessária para a tomada de decisão tornam a Gestão de Indicadores da Qualidade uma tarefa impossível sem o suporte de uma solução tecnológica adequada. Sem a automação, sua fábrica ficará à margem das novas fronteiras da Gestão da Qualidade, como Análise Preditiva e Big Data.
O uso de um software é essencial para a inclusão de dados e também para o acompanhamento das melhorias proporcionadas pelos indicadores da qualidade. Quer saber outras vantagens que a automatização dos indicadores proporciona para o seu negócio?
- Você consegue visualizar o acumulado de resultados para uma análise e tomada de decisão mais assertiva;
- Coleta informações a partir de outros indicadores e softwares facilitando o gerenciamento dos dados;
- Elabora gráficos comparativos e customizados sem precisar perder tempo de reunir os números manualmente;
- Proporciona maior engajamento da equipe que recebe periodicamente avisos sobre coleta, pendências, análise e indicadores que não atingiram a meta para um plano de ação mais efetivo.
Conclusão
Implementar indicadores da qualidade com um monitoramento adequado não deve ser vista como mais uma prática para cumprir requisitos de auditorias. Deve sim engajar toda a organização para que a partir destes dados saiam informações altamente relevantes que gerem mais resultados e estejam de acordo com a estratégia da organização.
Por isso, definir o que é importante ser mensurado, treinar e engajar a equipe, analisar de forma precisa os indicadores sem esquecer de ações que visam a melhoria contínua é o conjunto que trará grandes resultados e que representa a essência do que realmente é a gestão da qualidade.
Automatizar este processo pode simplificar ainda mais este desafio. Quer saber como? Experimente grátis nossa ferramenta ou converse com nossos especialistas.
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