Você conhece o fluxo de cada material, assim como da informação que transita pela sua empresa? Dificilmente isso está na cabeça de uma pessoa. Mas pode estar em um VSM – value stream map ou, em português, mapa da cadeia de valor.
O VSM é um instrumento Lean Manufacturing no qual se busca, mais do que desenhar um fluxo, localizar fontes de desperdício e oportunidades de melhoria, levando a um aumento de performance.
Neste artigo, você conhece essa ferramenta e compreende como construí-la.
O que é VSM?
Value stream tal como definido por Mike Rother, é toda ação (tanto com valor agregado quanto sem) necessária para produzir um produto, o que inclui dois fluxos principais:
- o fluxo de produção da matéria-prima até a entrega ao consumidor
- o fluxo de design do conceito do produto a seu lançamento.
Um value stream map (VSM) é a representação visual desses caminhos, um panorama do fluxo não apenas de materiais mas de informação enquanto um produto realiza seu percurso pela cadeia de valor, não só pelos processos individuais.
Mas um VSM não é um fim em si mesmo. O mapa ajuda você a ver no fluxo oportunidades de criar valor, portanto, a criar a partir do fluxo uma visão de futuro ideal ou ao menos melhorada dele.
Fluxo da informação e dos materiais
O fluxo dos materiais é o primeiro que nos vem em mente quando pensamos em um VSM, mas o fluxo da informação é talvez ainda mais importante do que ele.
O fluxo da informação tem a ver com o que cada processo deve fazer com um material e o que será feito depois.
Por que fazer um VSM?
- Ter uma mapeamento dos processos atuais.
- Definir uma língua comum dos processos.
- Gerenciar processos de uma perspectiva macro. Você tem um instrumento para visualizar otimizações no todo, não apenas nas partes.
- Visualizar perdas e suas fontes.
- Tornar a tomada de decisão mais transparente, logo mais passível de discussões.
Como fazer um VSM em 5 passos
1. Selecione um escopo
Mapear toda a cadeia de valor é muita coisa, pelo menos para começar. Em alguns casos, pode envolver várias filiais e diferentes empresas. Então por onde começar?
De porta a porta, nos limites da sua empresa, para depois, com mais experiência e confiança, expandir.
Outro ponto é focar em um produto ou família de produtos similares de cada vez em cada mapa, para o mapa não ficar muito complexo.
2. Defina um responsável pela cadeia de valor
A maioria das empresas é organizada em setores, não de acordo com sua cadeia de valor. Logo, não existe um responsável imediato por essa perspectiva (é muito raro uma empresa que tenha uma pessoa conheça o fluxo completo de materiais e informações de um produto).
Por isso, em vez de dividir a iniciativa entre os gestores de área, selecione um profissional para encabeçar e fazer isso: um value stream manager ou em português coordenador da cadeia de valor.
Esse profissional deverá responder ao supervisor de fábrica, não a líderes de área. Do contrário, ele dificilmente terá o poder necessário para fazer mudanças acontecem.
Garanta que o profissional tenha:
- Conhecimento e experiência em implementações lean e saiba reportar o progresso delas para liderança.
- Conhecimento e experiência em gestão de projetos que envolvem o alinhamento de diferentes áreas.
3. Desenhe o mapa do estado atual
Para isso, o responsável deverá ir ao chão de fábrica, em uma espécie de gemba walk. Primeiro, faça uma caminhada rápida, para adquirir uma visão do todo. Depois, vá devagar, coletando os dados à medida que segue o fluxo dos materiais e das informações.
Uma recomendação de Rother é que o sentido dessa caminhada seja do fim da cadeia de valor para o começo. Você deve partir dos processos que estão mais diretamente em contato com o cliente.
Ele também recomenda que você não confie em informações que não foram pessoalmente validadas ou obtidas por você.
Não deixe para desenhar depois. Tenha papel e caneta à mão, e rascunhe o fluxo ainda no chão da fábrica, enquanto o acompanha, para coletar informação a quente.
A recomendação aqui é ir do macro para o micro. Desenhe a cadeia principal e, depois, foque nas etapas individuais de dentro de um processo, detalhando-as.
Existem uma série de símbolos para representar processos e fluxos em um VSM. É recomendável usar essa linguagem, pela sua padronização. No caso de um símbolo não ser contemplado, você pode desenvolver. Apenas tome cuidado de manter a consistência.
Valide sua versão inicial de mapa com revisão e aprovação final, antes de ir para a próxima etapa. Você precisa garantir que tem um documento válido.
4. Desenhe o mapa do estado futuro
É para esse ponto que todo o seu trabalho anterior tem que se encaminhar. Pois um estado atual desenhado sem um estado futuro visado não tem muita utilidade. Então este é o passo mais importante.
Você deverá estar sempre transitando de um estado atual a um estado futuro, que logo se tornará o atual e deverá ser substituído por um futuro.
Seu mapa de estado atual, se bem realizado, automaticamente deverá destacar fontes de perda. Pergunte-se, além disso, se seu takt time está adequado, onde você pode dar mais continuidade aos processos, onde você pode implantar um sistema puxado e outras melhorias.
Ao planejar mais mudanças na cadeia de valor, desenhe o mapa do estado futuro primeiro. A ideia é que um processo faça apenas o que o próximo processo precisa quando ele precisa.
5. Planeje suas ações e implemente
Mãos à obra, afinal o value stream map é apenas mais uma ferramenta. Para chegar ao estado futuro que você desenhou, você precisa agir.
Como muito provavelmente as mudanças vão incidir mais do que em apenas um processo, cabe ao responsável pelo value stream mapping quebrar o plano de implementação em etapas.
Mostre exatamente o que planeja fazer, passo a passo. Estabeleça objetivos mensuráveis e checkpoints claros.
Outros pontos a considerar, na estruturação desse roadmap, é a dificuldade do projeto, a probabilidade de sucesso, custos, entre outros critérios da empresa.
Obtendo benefícios reais com o VSM
O VSM é uma ferramenta poderosa, mas pouco agregará para a organização se não for realizada pelas pessoas certas, do jeito certo e com a energia necessária.
Não basta dedicar alguns minutos da semana à construção e análise de um VSM. Trabalhar com VSM requer dedicação integral.
Não há um fim para o ciclo futuro-tornando-se-presente do VSM.
Por isso, o VSM é uma ferramenta de aprendizado, que tem no seu bojo a perspectiva da tentativa e erro, assim como a crença de que os princípios lean podem ser adaptados ao trabalho da empresa.
Gostou? Continue seu aprendizado buscando a melhor bibliografia sobre VSM e inicie na sua organização!
