Ferramentas de análise de risco: as principais para gestão da qualidade

As ferramentas da análise de riscos são imprescindíveis para os gestores que buscam analisar riscos de forma sistemática a fim de ter subsídios para tomar decisões precisas dentro da organização. 

O gerenciamento e análise de riscos são uma das área mais críticas e complexas, demandando muito conhecimento de métodos e processos. Por isso, é importante que o profissional por trás das análises saiba que, muitas vezes, o emprego de uma só ferramenta pode não ser o bastante para a tomada da melhor decisão.

Mas quais são as melhores ferramentas para realizar análise de riscos?

Neste post listamos seis ferramentas e guias que podem auxiliar você na identificação e análise de riscos, além de um resumo sobre como utilizar cada uma.

O que é análise de risco?

A análise de risco é uma forma de identificar e avaliar fatores com probabilidade de impactar negativamente o sucesso de um negócio. É analisando estas informações que você consegue examinar os riscos que sua organização enfrenta e estimar a probabilidade destas ameaças serem realizadas.

Com base nessas informações oriundas da análise de risco você também define se deve ou não seguir em frente com um plano de ação para mitigar este risco.

Qual a importância de analisar riscos?

Através da análise de riscos, o gestor consegue identificar, classificar e comparar impactos dos riscos dentro de uma organização tanto no quesito financeiro como organizacional.

A partir do momento que você tem estas informações em mãos, é que é possível buscar formas de gerenciá-la s com eficácia. Isto pode incluir a escolha de evitar o risco, compartilhá-lo ou aceitá-lo enquanto reduz o impacto do mesmo.

Ser minucioso ao trabalhar com análise de riscos é essencial para que você tenha consciência de todos os impactos que podem estar relacionados ao custo, ética e segurança das pessoas.

Qual o objetivo das ferramentas de análise risco?

As ferramentas de análise de risco auxiliam você a tomar as melhores decisões  para mitigar estes riscos e evitar contratempos dentro da organização.

São estas ferramentas que auxiliarão você a avaliar possibilidades ou gravidade do risco tanto de forma qualitativa como quantitativa. Isto deixa os gestores mais preparados e evita o impacto nas pessoas, processos e tudo o que envolve a empresa.

Outro ponto que vale ressaltar é que para uma análise de risco ser eficaz não deve ser realizada de forma superficial, com base em achismos. Ou seja, sem uma metodologia eficaz para analisar as informações é provável que suas tentativas de gerenciar riscos não deem resultados.

Leia também: Como escolher um sistema de Gestão de Riscos para a sua empresa?

Quais são as ferramentas mais utilizadas para a análise de risco?

Há várias ferramentas que podem ser bons norteadores para análise de riscos, mas nem sempre o uso de uma só pode ser suficiente. Por isso, o especialista deve ter ciência que, em muitos casos, precisará de informações analisadas em diversas ferramentas para uma tomada de decisão mais assertiva.

Listamos para você as principais que podem fazer a diferença na sua gestão:

PFMEA

O PFMEA (Process Failure Mode and Effective Analysis) tem como objetivo reconhecer e avaliar a potencial falha de um processo e seus respectivos efeitos.

Com o PFMEA, o gestor identifica ações e classifica, para cada etapa do processo, os riscos potenciais de falhas e quais ações devem ser tomadas para reduzir ou eliminar a probabilidade dessas falhas ocorrerem.

Ao indicar as possíveis falhas que possuem o maior número de prioridade de risco (RPN), a ferramenta cumpre duas funções.

A primeira é ajudar a engenharia e o gerenciamento a evitar falhas potenciais, poupando tempo e dinheiro. A segunda é determinar a melhor maneira de investir o orçamento financeiro e o tempo disponível.

Dessa forma, o PFMEA acaba se transformando em um banco de conhecimento da empresa, uma vez que fornece o registro de todas as falhas que já foram consideradas e as ações que foram tomadas.

Quais as etapas do PFMEA?

De forma resumida, as principais etapas do PFMEA são as seguintes:

• Definir e revisar o processo a ser analisado. Através do fluxograma identifique cada componente do processo.
• Definir a equipe que participará do processo;
• Definir o modo de falhas a ser analisado. Um modo de falha em potencial representa qualquer maneira no qual o componente pode falhar ao executar sua função ou funções pretendidas.
• Listar os efeitos potenciais da falha. Lembre-se que o efeito é o impacto que uma falha poderia causar, caso ocorresse. É importante ser detalhado para auxiliar na análise.
• Atribuir classificações de gravidade. Para determinar a gravidade, considere o impacto que o efeito teria no cliente, nas operações posteriores ou nos colaboradores que operam o processo.
• Considerar a causa potencial ou mecanismo de falha para cada modo de falha. Após estes dados você atribui uma classificação de ocorrência para cada uma. É importante ressaltar que a classificação da ocorrência é baseada na probabilidade, ou frequência, de que o mecanismo de falha ocorrerá.
• Calcular o índice de risco (ou RPN- Risk Priority Number), ou seja, a possibilidade de uma variável causar danos. Pode ser utilizada a expressão: Risco RPN= Ocorrência (O) x Gravidade (G) x Detecção (D).
• Desenvolver um plano de ação com ações corretivas.
• Defina um prazo e responsável para acompanhar o plano de ação e análise de eficácia.

What if

What If é uma ferramenta de análise de riscos com foco na identificação de ameaças. A ferramenta tem como objetivo verificar se há falhas em projetos, normas ou procedimentos. Também verifica o comportamento e capacitação da equipe no ambiente de trabalho.

A técnica pode ser aplicada na fase de processo, projeto ou até pré-operacional, e também estende-se a várias áreas das empresas.

Como fazer o What if

Baseando-se no conhecimento dos integrantes da equipe, faz-se a pergunta simples “E se?” (em inglês, “What if”, nome da ferramenta).

Por exemplo: “E se a pressão nessa válvula for muito alta?”.

A partir das respostas dessas perguntas, a equipe é capaz de identificar perigos genéricos e suas causas. Note que as respostas não necessariamente precisam ir a fundo na identificação das causas, mas podem possibilitar aos envolvidos que implantem medidas de prevenção ao detectar possíveis riscos.

Você também pode elaborar um questionamento mais sistemático que foca nas áreas de intervenção como eletricidade, canalização, etc, aplicando aos processos de cada especialidade, medidas de controle, emergência, etc.

Contribui para a análise ter fluxogramas de processos, especificações de equipamentos ou outros documentos pertinentes.

Checklist

O checklist serve para verificar a aplicação — ou não — das medidas recomendadas em processos de análise de risco anteriores.

É muito fácil e simples adotar o uso de checklists, mas para que seja realmente efetivo, devem ser construídos de forma que sua interpretação e aplicação sejam tão simples quanto.

Como fazer o check list

Para essa verificação, as medidas anotadas de processos anteriores são listadas e assinaladas (em um quadrado ao lado de cada uma), divididas nas três opções: “Sim”, “Não” ou “Não Aplicável”.

Muitas empresas avaliam os riscos, porém nada fazem com os dados que foram levantados. Sem uma interpretação adequada a avaliação não cumpre seu papel.

Por isso, torna-se fundamental que a diagramação do formulário seja adequada para que seu preenchimento seja claro.

PMBOK

Do inglês Project Management Body of Knowledge, o PMBOK é um guia de conhecimento baseado em processos que deve ser complementado com outros conhecimentos, e não um método, como alguns podem pensar.

É, portanto, uma padronização que reúne e descreve o que deve ser feito, quais as reconhecidas melhores práticas a serem adotadas, e não como fazer.

O PMBOK descreve ferramentas, processos e técnicas de gestão de projetos até a obtenção de resultados prósperos. Por ser uma ferramenta de gestão geral, pode ser utilizada em qualquer tipo de projeto e setores da indústria, como engenharia, TI, telecomunicações, qualidade, entre outros.

PMBOK: diretrizes para gerenciamento de riscos

O gerenciamento de riscos também é uma das áreas de conhecimento que o PMBOK traz algumas diretrizes para estruturar o projeto da maneira mais eficaz. Basicamente inclui as seguintes etapas:

• Planejamento de Gerenciamento de Riscos;
• Identificação dos Riscos;
• Análise Qualitativa dos Riscos (avaliar probabilidade de ocorrência e impacto);
• Análise Quantitativa dos Riscos (analisar numericamente os efeitos do risco);
• Planejamento de Respostas (ações para aumentar as oportunidades ou reduzir as ameaças);
• Monitoramento e controle de Riscos. (implementar o tempo de respostas.

APR (Análise Preliminar de Risco)

A Análise Preliminar de Riscos (APR), é uma técnica que deve ser aplicada em fases iniciais de novos projetos ou atividades. É uma ferramenta utilizada para evitar futuros acidentes.

Além disso, a APR ainda serve para estabelecer e sistematizar procedimentos de segurança, fornecer orientações a todo o time sobre os riscos a que estão submetidos, reduzir falhas mecânicas ou humanas.

Como realizar uma análise preliminar de riscos

Consiste, basicamente, na construção de uma tabela em que são listados os possíveis perigos a uma atividade, a um sistema ou a um processo e quais são as causas e consequências desse perigo.

Essas análises são feitas de acordo com o grau de severidade e a probabilidade de acontecerem, gerando um índice de risco, que vai de 1 a 3 (3 sendo o mais grave). A tabela ainda pode ser acrescida de mais informações e medidas preventivas ou corretivas.

Segue o resumo das etapas:

1. Reúna o time envolvido e liste os principais riscos relacionados à atividade;
2. Conheça o ambiente de trabalho a fim de observar não só o ambiente em si, mas como a equipe realiza as atividades;
3. Liste os possíveis danos e consequências dos potenciais riscos;
4. Implemente ações para mitigar os riscos.

5 porquês

Os 5 porquês tem o conceito básico de fazer a pergunta “por que” quando um problema for encontrado. Além de ajudar na identificação da causa raiz de um problema, ficou conhecida por gerar diversos benefícios, como:

• relações entre as causas e efeitos;
• baixo custo;
• integração com outras ferramentas de gestão e análise de risco;
• envolvimento de diversos colaboradores.

Como fazer os 5 porquês

A técnica consiste em fazer pelo menos cinco perguntas por que. Este é um número bastante usual na aplicação da técnica, embora não haja uma regra que as perguntas devam ser repetidas cinco vezes. Varia de caso a caso.

As perguntas geram respostas que tendem a remover as principais camadas de causas imediatas, aquelas que possivelmente escondem as causas básicas.

Conclusão

Utilizar ferramentas de análise de risco em uma empresa é mais do que priorizar a segurança: é um movimento que envolve as pessoas relacionadas com as tarefas para que a excelência seja sempre a meta.

Os esforços devem ser combinados, juntando as facilidades das ferramentas e dos métodos com uma equipe dedicada a minimizar os riscos e a aumentar as chances de sucesso do negócio.

Achou este artigo útil? Você já utiliza alguma dessas ferramentas de gestão da qualidade? Conta pra gente nos comentários.