Uma gestão de documentos eficaz ajuda a encontrar com rapidez as informações necessárias para uma tomada de decisão, a nunca perder um dado importante e a cumprir os pagamentos nas datas estipuladas. No entanto, muitas pessoas ignoram a importância de gerir os documentos corporativos com sabedoria e cometem equívocos básicos, como armazenar os itens de forma desorganizada e não se preocupar com a sincronização de arquivos.
Veja 6 erros na gestão de documentos que você deve evitar!
1. Fazer o armazenamento de maneira desorganizada
Quando o assunto é gestão de documentos, ser organizado é preciso. Por isso, não cometa o erro de deixar os itens bagunçados, seja em papel ou no computador. Saiba exatamente onde cada documento está armazenado e, de preferência, crie versões digitais para todos os arquivos impressos. Ao manter seu armazenamento em dia, você evita que sua empresa receba uma multa por não encontrar determinada licença ou documento fiscal antes de uma auditoria, por exemplo.
2. Não ter cópias de segurança
Acidentes acontecem. Por isso, é importante não cometer o erro básico de não fazer cópias de segurança dos documentos da empresa. Ao salvar um item no sistema, crie sempre uma segunda versão e coloque no backup. Faça varreduras semanais para se certificar de que não esqueceu de fazer nenhuma cópia de segurança.
3. Não cumprir os pagamentos nas datas estipuladas
Uma gestão de documentos eficiente passa pelo cumprimento de prazos para pagamento e entregas. Quando a empresa não honra seus compromissos e deixa de pagar notas e contas, há problemas que vão muito além de multas e juros.
Muitas vezes, os atrasos prejudicam renegociações e fazem com que a empresa fique com má fama no mercado. Não cometa esse erro cumprindo todos os prazos estipulados. Essa é a garantia que todos os lançamentos serão feitos com exatidão.
4. Não sincronizar dados
Quem armazena os documentos de forma digital deve ficar atento e verificar se os documentos estão sincronizados em mais de um lugar. Guardar um documento apenas em um computador é um grande erro. Caso aconteça alguma coisa com a máquina, por exemplo, a informação pode não ser recuperada nunca mais. Por isso, a melhor forma de armazenar notas e outros documentos em segurança é possibilitando o acesso aos dados por mais de uma plataforma.
5. Não dar atenção à exatidão
Na gestão de documentos, informação nunca é demais. Muitos profissionais, no entanto, guardam os documentos de qualquer forma, sem categorizar ou inserir os dados relativos a eles. Resultado: têm muitos problemas na hora de prestar contas ou quando precisam de determinada informação sobre um documento específico. Não cometa esse erro verificando os dados dos documentos e buscando ser o mais exato possível em relação a ele.
6. Permitir que qualquer pessoa acesse documentos confidenciais
A segurança é aspecto primordial para uma gestão de documentos eficaz. Por isso, é importante ter cuidado com quem pode acessar os arquivos da empresa. Use senhas e permissões de acesso e não deixe os documentos desprotegidos em qualquer computador.
Conhece mais algum erro que pode comprometer a gestão de documentos? Deixe nos comentários!
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