Como controlar documentos da qualidade?

ISO 9001:2008. Na versão de 2015, não há mais um requisito para documentar este processo, mas as exigências em matéria de controle são praticamente as mesmas. Outra diferença é que a categoria de documentos foi ampliada para informação documentada, que inclui o que costumava ser chamado de registros. Registrar cada ação em acada etapa facilita no treinamento de novos funcionários e nas auditorias do processo. Por isso, mesmo que não seja mais um procedimento exigido na norma ISO 9001:2015, recomendamos que você continue documentando o processo. Então, o que você precisa fazer, em um sentido prático, para controlar documentos? Listamos 3 práticas que te ajudarão neste processo.

1. Colocar algumas informações do próprio documento, em cada documento controlado

Algumas informações irão na capa do documento e algumas têm a necessidade de estar em cada página, normalmente, no rodapé. Geralmente, dados de cabeçalho e de rodapé mostram o que será encontrado naquele documento, respondem às perguntas sobre como o documento foi aprovado (Liberado), a versão (Data), quem é responsável pela sua aprovação (Gestão Representante) e onde encontrá-lo (Sistemas da Qualidade).

2. Nomear um único local para manter cópias mestres e um registo de documentos

Este é o lugar em que os usuários finais irão para verificar se a versão que eles têm é a mais recente. Também, pode ser o lugar em que eles possam acessar documentos que precisarem. O cadastro de documentos é simplesmente uma lista para você controlar documentos da qualidade de todos os tipos. Você vai precisar de um para poder manter o controle dos seus documentos do sistema de gestão e para identificar o que precisa ser revisado. Idealmente, o registo incluirá o título, as informações de revisão (data, número ou ambos), o status (projeto, lançado, etc.) e quem é responsável pelo documento (nome e/ou o título).

3. Estabelecer o processo

Aqui, é onde você responde a essas outras questões:

Aprovação

O processo de liberação de um novo documento ou de atualização pode ser muito simples, tanto quanto deixar o documento disponível na central designada. A notificação desse lançamento para as pessoas relevantes é sempre uma boa ideia, mas muito cuidado com o envio de qualquer notificação de novo documento para todos em sua organização. Um excesso delas pode significar que elas serão ignoradas. Você precisa analisar documentos regularmente para se certificar que estão na validade, que são adequados e que refletem suas práticas. Se a prática mudou, em seguida, o documento deve ser atualizado. Seu comentário deverá incluir a verificação das alterações nas normas, nos regulamentos, nas especificações e em outros documentos externos.

Mudanças

Em sistemas de gestão baseados em arquivos de papel, as alterações são geralmente controladas no próprio documento posto em uma mesa. Às vezes, isso pode ser armazenado de forma externa ao documento no registo. Softwares de gestão de documentos normalmente irão armazenar as informações de mudança na base de dados e uma mesa de verificação multidisciplinar não será necessária.

Acesso

Nos dias de hoje, o acesso é geralmente por meio de login no servidor de arquivos ou gerenciador de documentos online. No entanto, não assuma que isso é o suficiente para todas as situações. Os aspectos práticos do acesso ao computador podem ser difíceis para algumas localidades ou para algumas pessoas e você poderá ter que distribuir cópias nestes casos. Mantenha o controle de cópias impressas para referências futuras quando as atualizações precisarem ir para outros locais e você precisará remover as versões obsoletas.

Documentos obsoletos

Manter uma lista de distribuição de cópias impressas irá ajudá-lo a rastrear as cópias antigas que devem ser removidas. Também, é comum deixar a tarefa de controlar documentos da qualidade para o usuário final, para que ele possa verificar a sua nova versão, em contraste à versão mostrada no documento de registo ou à versão atual do gerenciador central. Esperamos que esse tema tenha ficado mais claro para você! Agora, fique à vontade para deixar seu comentário nos contando como é esse processo na sua empresa ou para compartilhar alguma dúvida que ainda tenha restado!]]>