Toda empresa tem esse tipo de conhecimento, de maneira menos ou mais formal, para passar adiante. Mas normalmente ele está na cabeça das pessoas – de seus colaboradores e líderes.
É à medida que vão crescendo que as empresas sentem a necessidade premente de sofisticar e estruturar melhor sua gestão de conhecimento e criação de uma memória organizacional.
Porém, elas esbarram em algumas dificuldades na hora de selecionar e administrar esse acervo: boa parte desse conhecimento é tácito – não explícito – e por isso mesmo difícil de encontrar e formalizar. Já o conhecimento explícito que elas detêm é pouco organizado e difícil de ser disseminado e incorporado adequadamente no ambiente corporativo.
Como fazer isso então? Essa resposta você encontra neste artigo.
O que a ISO 9001 diz sobre conhecimento organizacional
Para organizações que mantém um sistema de gestão da qualidade estruturado de acordo com os requisitos da ISO 9001, o conhecimento organizacional é uma necessidade que vem no seu bojo.
A ISO 9001 trata de conhecimento organizacional em uma subseção bem curta, a 7.1.6, ou seja, na seção de Apoio. Alguns pontos ressaltam a quem faz a leitura do texto:
A organização deve, de acordo com a norma:
- Determinar o conhecimento que precisa disponibilizar para sua operação
- Disponibilizar esse conhecimento na extensão necessária
- Considerar esse conhecimento em mudanças
- Buscar novo conhecimento adicional quando necessário.
Assim como a respeito de vários outros temas, a norma diz o que a empresa deve fazer, mas a deixa livre para decidir em que extensão o fará.
Como determinar o que deve ser mantido como conhecimento organizacional
A gestão do conhecimento parte da seleção de informações que serão de fato úteis à organização. Esse trabalho parece simples, mas é uma grande dificuldade das organizações.
Tudo pode ser conhecimento organizacional, desde procedimentos operacionais a documentos descritivos de processos. Se dados descontextualizados, isolados, são irrelevantes ou insuficientes para a tomada de decisão, informação complexa demais também se torna pouco acessível.
No caso do conhecimento organizacional, são os colaboradores os que mais contribuem para dizer o que deve estar disponibilizado, tanto para a criação de novos conhecimentos quanto para a difusão desses conhecimentos.
Para determinar o conhecimento organizacional adequado para a empresa, você deve mirar em sua documentação atual:
Fontes internas
Itens como:
- Colaboradores
- Dados históricos de indicadores
- Mapas de processos
- Sistemas
- Propriedade intelectual
- Documentação de projetos
- Experimentos documentados
- Relatórios etc.
Fontes externas
- Normas
- Pesquisas e artigos acadêmicas
- Pesquisas de mercado etc.
Fases do gerenciamento do conhecimento organizacional
Toda organização compartilha e reúsa informações, mas normalmente essas atividades são feitas de maneira desorganizada.
O processo de gestão do conhecimento organizacional tem um ciclo de vida com os seguintes estágios:
1. Criação ou aquisição do conhecimento
Definição da informação, formato, edição, segurança, controle de qualidade etc. do conhecimento. Dependendo da complexidade, a organização pode optar por usar desde um livro de registro a um sistema formal, como Qualyteam Gestão de Documentos.
2. Modificação do conhecimento
Adaptação do conhecimento para o uso de acordo com as necessidades de colaboradores e gestores.
3. Uso
Aplicação da informação ao uso pretendido. Aqui, o uso não está limitado ao definido inicialmente, pois o uso potencial do conhecimento é ilimitado.
4. Arquivamento
Envolve o armazenamento da informação, na forma que ela permaneça disponível ao longo do tempo.
5. Transferência
Passagem da informação de um lugar para o outro ou de pessoa para pessoa, uma ação que envolve custo, segurança e tempo.
6. Acesso
Nem toda informação deve estar disponível igualmente a todos. Então, o controle de acesso para visualização, impressão e downloads é fundamental na gestão de conhecimento organizacional.
7. Disposição
Definição de que informação manter e qual descartar depois de finalizado seu ciclo de uso.
Implantação do conhecimento organizacional
- Colete dados sobre o que a organização já tem de conhecimento organizacional
- Dimensione o escopo da memória organizacional que será armazenada
- Liste previamente o conhecimento que deve ser armazenado
- Defina o legado que será armazenado
- Formalize a abordagem
- Execute o projeto
- Avalie a execução
- Corrija, estenda ou modifique
Boas práticas de implantação em gestão de conhecimento organizacional
- Lidar com o conhecimento organizacional como qualquer uma grande iniciativa: a iniciativa não vai prosperar se a empresa a considera acessória.
- Liderança: tenha alguém da alta gestão que esteja diretamente encabeçando a gestão do conhecimento, reconhecendo a necessidade e o valor dela para o futuro corporativo.
- Treinamento: tanto colaboradores quanto lideranças devem receber capacitação nos processos de gestão do conhecimento organizacional, uma vez que boa parte da empresa estará envolvida nesse esforço.
- Não esquecer o legado corporativo: se o seu acervo de conhecimento organizacional é implantado em uma empresa já estabelecida, é fundamental reunir o legado.
- Usar tecnologia: os sistemas de comunicação e colaboração que a organização já usa facilitam tanto na reunião do conhecimento quanto na gestão. No caso de um software como o da Qualyteam, a vantagem está na centralização, padronização e controle do processo de gestão do conhecimento, garantidas por recursos em todo o seu ciclo de vida como:
- Atribuição e notificação de tarefas a respectivos responsáveis
- Definição de prazos
- Editor interno de documentos
- Cabeçalho e rodapé padronizados para documentos
- Publicação automática em lista mestra
- Controle total de acessos
- E outras que você pode conhecer melhor aqui.
- Melhoria contínua: a gestão do conhecimento é um processo dinâmico e evolutivo.
Conhecimento organizacional: não subestime esse ativo
O conhecimento organizacional é uma realidade na organização, mesmo quando intangível. Ter uma plano de implantação adequado ao porte e necessidades imediatas da organização, pode ser valioso para reter os ativos construídos ao longo do tempo.
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