Convencer a equipe a participar de forma proativa é um dos principais desafios das empresas que implementam um sistema de gestão da qualidade baseado nos requisitos da norma ISO 9001, revisão 2015.
Uma reclamação recorrente entre RDs é a falta de comprometimento da equipe em participar das atividades da gestão da qualidade. Fizemos uma pesquisa com 38 empresas de diferentes segmentos e constatamos que esse problema é bastante comum. Pior que isso, a falta de compromisso com o SGQ é mais evidente nos cargos mais altos do que no chão de fábrica.
Por outro lado, algumas organizações com perfis muito parecidos com as participantes da pesquisa demonstram níveis de engajamento muito maiores, com diretoria e colaboradores bastante envolvidos com a gestão da qualidade.
Uma delas é a AGE do Brasil, indústria terceirista de Santa Catarina, que investiu em consultoria qualificada, software da Qualyteam para gestão da qualidade e uma série de atividades internas para receber novas certificações e melhorar sua avaliação em auditorias de fornecedores. Hoje, a AGE é fornecedora de cosméticos das maiores marcas nacionais.
O que melhora (de fato) com uma empresa mais engajada na qualidade?
Empresas com cultura da qualidade alta cometem 75% menos erros percebidos por clientes. Quando uma organização investe no fortalecimento da cultura da qualidade, é possível visualizar um retorno palpável?
Um estudo feito com 60 multinacionais e publicado pela Harvard Business Review, em abril de 2014, mostrou que as empresas entrevistadas com os melhores índices em cultura da qualidade gastavam 350 milhões de dólares a menos por ano com correções de erros do que corporações com a qualidade pouco desenvolvida.
Segundo a CEB, empresa de consultoria americana que desenvolveu a pesquisa, além da economia, as companhias com alta cultura da qualidade cometem 46% menos erros em geral, 75% menos erros “significativos” e 75% menos erros percebidos por clientes.
Como envolver as pessoas?
Envolver as pessoas é fazer com que elas tenham compromisso com o alcance dos objetivos traçados. Existem muitas atividades possíveis para envolver indivíduos, basta estar disposto a colocá-las em prática.
Na pesquisa, apoio e feedback constante foram as tarefas com melhores resultados. Quer entender melhor essas boas práticas de engajamento? Então, fique atento, pois vamos detalhar as principais.
7 dicas para colocar essas atividades em prática
1. Prestar apoio aos colaboradores
Como “apoio”, entenda arregaçar as mangas e circular pela empresa semanalmente (se não tiver um software que faça isso, como o Qualyteam), perguntando aos responsáveis por cada atividade, se eles estão alimentando os indicadores de forma correta, utilizando os documentos atualizados e se estão com alguma dúvida.
2. Dar feedback constante
O “feedback constante” significa mostrar o resultado depois de cada pequena ação realizada e não deixar tudo para quando chegar o resultado da auditoria.
Novamente, se não tiver um software que o faça, imprima semanalmente suas planilhas do Excel e entregue aos envolvidos. O trabalho parece custar muito tempo, mas comparado com a redução de erros apontada pela pesquisa da Harvard, o custo se transforma em economia a médio prazo.
3. Promover treinamentos em conceitos do SGQ
Se a sua equipe não tiver domínio dos principais conceitos do SGQ, ela fica sem base para a tomada de ações e decisões.
Conceitos como o ciclo PDCA e os princípios da qualidade — foco no cliente, liderança, engajamento de pessoas, abordagem de processo, melhoria, tomada de decisão baseada em evidência e gestão de relacionamento — são fundamentais para sua equipe ter em mente todos os aspectos para os quais está direcionada a gestão da qualidade.
4. Realizar treinamentos em atividades internas
Na gestão da qualidade, os processos que impactam diretamente nas características dos produtos e serviços da organização devem estar documentados em procedimentos, instruções de trabalho ou outras formas, como vídeos, diagramas e fluxogramas, dentre outros.
Porém, não adianta documentar os processos se as pessoas não forem treinadas para conhecer todo o seu conteúdo e saber executar as atividades abrangidas. Essa prática reduz os erros e retrabalhos significativamente. Sua empresa só tem a ganhar!
5. Ter rigidez na cobrança das tarefas
Faça um cronograma de implementação dos requisitos da norma ISO 9001, determinando os prazos e responsáveis. A partir daí, faça um acompanhamento rigoroso com cada envolvido, cobrando o cumprimento dos prazos e apurando os resultados.
Para as atividades não cumpridas, exija dos responsáveis as justificativas. Faça os ajustes do cronograma e ajude a desenvolver soluções para o bom andamento das atividades cujo prazo foi subestimado ou a equipe não teve preparo suficiente para sua realização.
Lembre-se que a implementação de um sistema de gestão da qualidade é um projeto empresarial de suma importância, que mobiliza recursos humanos, financeiros e materiais, no sentido de gerar valor para a organização. Por isso, ter rigor no controle das tarefas é primordial.
6. Implementar um sistema de bonificação
Para incentivar o envolvimento das pessoas, algumas corporações estabelecem uma metodologia de bonificação que premia as equipes que apresentarem os melhores desempenhos.
Essa bonificação não precisa ser necessariamente em dinheiro; pode ser algum presente, uma homenagem no quadro de avisos, no jornal da empresa ou em uma reunião geral, enfim. Vale qualquer ação que a criatividade da sua equipe defina como algo que tenha valor para a pessoa bonificada.
7. Verificar o grau de conhecimento dos colaboradores
Provas escritas sobre os temas abordados nos treinamentos do SGQ, ou um quiz da qualidade na intranet da empresa, são ótimas formas de verificar o grau de conhecimento adquirido pela sua equipe. Serve até para estimular uma competição saudável entre as pessoas dos diversos departamentos da organização.
Essa verificação serve como indicador da eficácia dos treinamentos e ajuda a aprimorar a sua abordagem e conteúdo nos próximos eventos de capacitação dos indivíduos.
Convencer a equipe a participar da gestão da qualidade é uma tarefa cotidiana, que não pode ser deixada de lado em nenhum momento. E isso especialmente pelo fato de envolver mudança de hábitos e tirar as pessoas da sua zona de conforto, instigando-as a promover a melhoria constante dos produtos e processos empresariais.
Agora que você já conhece algumas maneiras de convencer a equipe a participar da gestão da qualidade, que tal deixar um comentário sobre as suas experiências?
