Como lidar com erros recorrentes na empresa

Erros são inevitáveis em qualquer organização, a grande questão é minimizar a sua ocorrência e impedir que os mesmos se repitam. Quando uma falha é reincidente, significa que não houve o tratamento adequado do problema, do contrário, não teria ocorrido mais de uma vez. O ideal é que, na primeira apresentação de um dano, existam iniciativas com o intuito de trazer à luz os motivos que  o ocasionaram e extingui-los para não possam mais trazer prejuízo. Veja agora como lidar com os erros recorrentes na empresa para que esses não mais assombrem os seus processos:

Os 5 porquês

Uma das formas de identificar qual o fator que gerou a não conformidade é utilizar a técnicas dos 5 porquês. Esse método consiste em interrogar 5 vezes o porquê que uma falha ocorreu. Normalmente, na quinta resposta o ofensor é identificado. Apesar da técnica consistir em 5 porquês, nada impede que a causa raiz seja identificada em mais ou menos respostas. Exemplo de não conformidade: O cliente não recebeu o produto na data acordada

1. Por que o cliente não recebeu o produto na data acordada?

Porque o produto não é despachado no momento que deveria.

2. Por que o produto não é despachado no momento que deveria?

Porque as horas para a produção são subestimadas.

3. Por que as horas para a produção são subestimadas?

Porque é seguida uma tabela genérica de tempo por produto

4. Por que é seguida uma tabela genérica de tempo por produto?

Por que facilita que o estagiário forneça um prazo ao cliente.

5. Por que facilita que o estagiário forneça um prazo ao cliente?

Por que não temos um especialista no departamento de vendas. Ou seja, a causa raiz do problema é não ter um consultor ou especialista que possa dimensionar o tempo com maior precisão a ponto de fornecer um prazo de entrega mais realista ao cliente.

Diagrama de causa e efeito

O diagrama de causa e efeito ou diagrama de Ishikawa é uma outra técnica que visa identificar a causa raiz para um determinado efeito. Consiste no desenho de uma seta horizontal que aponta para a falha, dessa seta partem ramificações na forma de espinha de peixe com as possíveis causas que geraram o erro, daí o nome Diagrama Espinha de Peixe como também é conhecido.

Brainstorming

Essa técnica visa reunir diversas pessoas para um debate. Com todos os envolvidos reunidos, é proposto que as opiniões a respeito das causas geradoras do problema sejam expostas para discussão. Nada impede que a técnica de Brainstorming seja usado em conjunto com os 5 porquês ou com o Diagrama de Causa e Efeito, por exemplo. Para lidar com não conformidades, a estratégia deve ser a de concentrar esforços nos motivos que culminaram na falha. Quando a causa é localizada, a mesma deve ser combatida e eliminada para que não haja reincidência. Ou seja, a única forma de manter uma gestão de qualidade assertiva na extinção de não conformidades é identificando extinguindo a causa raiz dos problemas. A sua empresa sofre com repetidos erros? Como lida com isso? Deixe sua opinião sobre o assunto e compartilhe conosco as suas experiências.