Padronização é o tema do primeiro módulo Qualidade & Gestão

Padronização

Padronização é a sistemática que empresas podem utilizar para organizar suas atividades promovendo, por consequência, a otimização de seus processos. Em síntese a padronização consiste na elaboração de procedimentos operacionais (documentos escritos) que descrevem como determinada atividade ou tarefa deve ser executada.
Este foi o assunto de introdução ao módulo de Gestão de Documentos e Registros, realizado do último encontro Qualidade & Gestão 2012 , um programa patrocinado pela Conjel, com apoio da Qualyteam.
O Sistema de Padronização é um dos pilares mais importantes para empresas que desejam implementar sistemas de gestão baseados na qualidade (ex. ISO 9001, MEG, PBQP-H, etc) pois através de sua implementação, a Organização assegura que os processos e atividades serão executados segundo regras definidas (padronizadas), minimizando a ocorrência de falhas operacionais. Além disto, a padronização tem o benefício de reter na empresa o conhecimento gerado com a prática e experiência de seus colaboradores.

“Padronizar é preservar a história de sua empresa, documentando os resultados que ela alcança.”

Para que serve a padronização?

Para uma Organização melhorar a execução de suas operações, minimizando erros de processo decorrentes de ações sem planejamento.

Por que padronizar?

Para que a empresa possa reduzir os custos com retrabalho. Outro interessante  benefício da padronização das atividades de uma Organização está associado ao aumento da produtividade e redução de desperdícios. Em suma, economia organizacional.

Padronização gera burocracia?

Burocracia significa lentidão e atraso decorrentes de sistemáticas pouco inteligentes. A padronização das atividades de uma Organização serve para otimizar a execução das atividades desde que estabelecida de maneira objetiva, ou seja, prática.
Quando não existe padronização as tarefas ficam realmente lentas. A mesma atividade precisa ser discutida várias vezes porque não há um padrão de como fazê-la, por exemplo.

Padronização tira a criatividade?

As empresas precisam fazer as tarefas da MELHOR MANEIRA. Quando um funcionário identifica uma maneira melhor de fazer as tarefas do que a que está sendo executada, ele deve comunicar esta “nova forma” ao seu superior imediato que, em consenso com toda equipe, propõe a revisão do documento (procedimento operacional) estabelecendo a NOVA MELHOR PRÁTICA, a ser seguida por todos. É assim que o sistema melhora continuamente sem tirar a criatividade dos envolvidos.

Minha empresa é ágil e informal e não precisa de padronização?

Algumas empresas insistem em executar suas operações sem planejá-las antes. Em um mercado cada vez mais acirrado, empresas que não “desenham” como devem fazer suas tarefas, correm elevado risco de não alcançarem seus objetivos.
Antigamente os melhores projetos eram conquistados pelas empresas maiores. Hoje os projetos são dados a empresas ágeis e organizadas. Como evidenciar se minha empresa é organizada? Através dos documentos e registros que mostram como planejo minha estratégia de negócio, ou seja, através da padronização.

O que padronizar?

Todo o trabalho que trouxer riscos operacionais, riscos de segurança e meio ambiente deve ser padronizado, ou seja, todas as atividades críticas. A organização deve estabelecer uma regra para a definição de atividade ou tarefa crítica.
Por conceito, “atividade crítica” é aquela que tem impacto no resultado final de meu processo. Assim, qualquer atividade ou tarefa que possa prejudicar (ou beneficiar) os resultados de uma operação, são consideradas atividades críticas e devem, portanto, ser padronizadas.

Por onde começar?

Os passos para a implantação do sistema de padronização consistem em:

1. Identificar quais Processos fazem parte de sua empresa;
2. Mapear os Processos, isto é, identificar todas as atividades que fazem parte de cada processo;]
3. Identificar as atividades críticas de cada processo;
4. Elaborar procedimentos operacionais (documentos conhecidos também por PO ou “POP”), descrevendo COMO a atividade crítica deve ser executada;
5. Treinar os colaboradores envolvidos;
6. Acompanhar periodicamente a execução das atividades.

Em síntese, a padronização dos processos facilita o controle da operação da empresa, promove a qualificação e o desenvolvimento da equipe, gerando aos clientes a percepção de credibilidade e atendimento à satisfação de suas expectativas. Isso é fato. Isso é qualidade. O resto é apenas desejo.
Ótima semana e bom trabalho!