As novas tecnologias, a internet e as redes sociais se juntaram às preocupações e aos afazeres cotidianos, tornando a organização do tempo um verdadeiro desafio. Nesse cenário, não foi só o o acesso às informações que aumentou, tendo crescido também o número de tarefas e distrações. Assim a concentração se torna um atributo cada vez mais raro, fazendo com que os profissionais assumam uma vida de malabarista.
Quer saber por que e como aproveitar seu dia da melhor forma possível? Então confira já nossas dicas de gestão do tempo e torne sua rotina mais tranquila:
Priorize as atividades
A rotina inclui várias atividades que passam tanto por assuntos profissionais como pela esfera pessoal. Mas por mais que não seja nada fácil administrar essa enorme lista de tarefas, a organização certamente ajuda. Por isso, o primeiro passo é definir suas prioridades em níveis micro e macro.
Pagar uma conta com vencimento para o dia ou cumprir um prazo no trabalho, por exemplo, são prioridades em curto prazo que devem ser incluídas na agenda. Já atividades como investimentos de objetivo profissional, com possíveis resultados em longo prazo, muitas vezes são adiadas, mas é importante passar a também enxergá-las como metas prioritárias.
No dia a dia, leve em consideração o tempo que você gasta para realizar as atividades, quais horários são ideais para isso — avaliando, por exemplo, quais tarefas devem ser feitas durante o horário comercial ou no período em que você geralmente tem mais energia. Estabeleça metas e otimize o uso do seu tempo. Não se esqueça que a importância da gestão do tempo recai no ganho de produtividade!
Conheça o fluxo de tarefas
Seja no trabalho ou em casa, a verdade é que toda meta exige um fluxo de atividades bem específico. O tempo gasto sem saber exatamente por onde começar ou um eventual retrabalho, por pura falta de planejamento, pode tranquilamente ser evitado. Para isso, avalie o fluxo de atividades para aquela tarefa em especial e programe previamente seu dia para executar cada passo.
Registre seus compromissos
Uma das principais dicas de gestão do tempo é extremamente simples: faça anotações! Faça listas por escrito, tabelas, agendas ou use aplicativos específicos para a organização pessoal. Para não se confundir, escolha um único meio de manter os registros das tarefas e seja fiel a ele, não se esquecendo de incluir novos afazeres, apagar ou riscar os antigos e consultar suas anotações diariamente.
Evite distrações e a procrastinação
Um dos grandes inimigos da boa gestão do tempo é a falta de concentração. Então evite se envolver com atividades não programadas e guarde um tempinho para checar e-mails, telefonemas e até as redes sociais. Isso sem contar com o mais que necessário descanso, claro. Dessa forma você conseguirá fazer uma coisa de cada vez e manter o foco.
Assim, se você dispõe, por exemplo, de 8 horas para fazer um serviço, mas consegue terminá-lo em 5, faça o possível para se adiantar em vez de contar com o tempo a mais. A procrastinação só torna a rotina mais cansativa.
Mantenha o planejamento no trabalho
No trabalho, planeje suas metas e seus horários, deixando-os evidentes tanto para sua equipe como para seus chefes. Reuniões e serviços mal organizados nada mais são que desperdícios de tempo. Sistematize seus dias e suas semanas em cronogramas para agilizar os processos e as tarefas pendentes.
Saiba se comunicar
Como você não trabalha ou vive sozinho e as atividades muitas vezes não estão apenas em suas mãos, estabelecer uma boa comunicação com a família e com sua equipe é primordial para cumprir metas e manter uma rotina mais tranquila. Responsabilidades e objetivos devem ser bem discutidos para que cada um conheça exatamente qual é seu papel, sabendo o que esperar e o que executar. No trabalho, as informações devem circular da forma mais clara possível, evitando equívocos e dúvidas.
Use a tecnologia a seu favor
Estabeleça limites para o uso de tecnologias, organizando horários e a duração do uso de aplicativos, internet, redes sociais e quaisquer outros recursos e aparelhos de entretenimento. Vale lançar mão de alguns aplicativos e softwares que ajudam a marcar o tempo gasto com diversos tipos de atividades e também de tecnologias de apoio para a organização da sua agenda.
Faça um balanço da sua gestão do tempo
Não basta estabelecer e aplicar mudanças em sua rotina, você precisa avaliá-las constantemente. Vez ou outra se pergunte se elas estão mesmo funcionando, se você realmente está priorizando o que é importante, se está menos ou mais estressado e o que mais pode fazer para melhor administrar seu tempo. As respostas podem ajudá-lo a pensar sobre o que funciona melhor para você, fazendo com que adapte sua rotina às novas necessidades.
Agora nos conte: quais são as suas dicas de gestão do tempo? Deixe um comentário contando para nós o que você faz para otimizar sua produtividade! Participe!
