Como convencer a diretoria a adotar um software para o SGQ

Quem sabe da importância da Gestão da Qualidade também sabe que muitas vezes ela é encarada como custo pela alta diretoria e quando sua implantação envolve um software pago essa barreira se torna um desafio ainda maior.

Para ajudar você a implementar uma ferramenta mais eficiente, que irá agregar ao seu SGQ, neste artigo vamos mostrar argumentos que podem convencer a diretoria de que utilizar um software automatizado para a Gestão da Qualidade vale a pena.

Produtividade

Se você quer chamar a atenção de um gestor, é bom falar em produtividade. Você sabe que a simplicidade e facilidade nos processos que o software pode trazer implicam em produtividade mas é preciso apresentar isso de maneira clara ao seu chefe. Por exemplo:

• Você sabe quanto tempo as equipes levam para preencher manualmente planilhas e documentos?
• Já calculou o tempo de mapeamento dos processos?
• Quantas falhas um processo manual pode apresentar ou não identificar e quais suas consequências sobre a empresa?

Essas são respostas que você precisa ter para mostrar ao seu diretor o impacto negativo que a gestão da qualidade manual pode ter. E não me leve a mal, o custo da não qualidade é ainda maior, mas essa é uma das formas de enxergar como um software automatizado ajuda a reformular processos e torná-los mais ágeis, em consequência, aumentando a produtividade do processo e/ou da equipe, ainda contribuindo com a qualidade.

Custos/Receita

A gestão da qualidade na prática diminui tentativas de erro e acerto, a alimentação correta e contínua do software faz de suas funcionalidades ainda melhores, mantendo os processos mais assertivos. Sendo assim, não é preciso mover grandes custos para ser mais produtivo, muito pelo contrário, a contratação de um software para gestão da qualidade apresentará, entre suas vantagens, a diminuição de custos no desenvolvimento e desempenho dos processos. Uma forma eficaz de mostrar ao tomador de decisões da sua empresa as vantagens do software é detalhar de que maneira sua aplicação pode implicar na economia de custos daquele determinado processo. Leve em conta valor de investimento, treinamento e adaptação, tempo de implementação e as demais variáveis que achar relevante para medir os prós e contras da contratação. Lembrando que todas as medidas citadas também serão uma forma de evitar que a contratação do software seja vista como gasto e passe a ser visto como o que realmente é: Investimento. A economia que ela proporcionará em médio e longo prazo também tem o poder de maximizar os lucros da empresa, e essa é uma imagem bastante atrativa para o dono do negócio. Ou seja, enxergar o cenário em números pode ajudar a clarear a tomada de decisão.

Apresentação personalizada

Agregando às vantagens acima, mais do que ter uma boa ideia, é preciso saber apresentá-la, ou melhor, vendê-la. Por isso, é importante conhecer a ferramenta que você deseja apresentar. É ideal realizar um período de teste para poder avaliar o uso do software, assim como documentar situações nas quais ele poderia ser um diferencial, caso estivesse implementado na empresa. Muitos softwares, com diferentes ramos e propostas, já possuem um período de aquisição para teste gratuito, sem burocracia alguma. É o caso do Qualyteam, em que é possível solicitar o uso do software para teste diretamente na página inicial do site.

Senso de urgência

Como provar para o seu chefe que a empresa está perdendo tempo por não adquirir um software de gestão da qualidade? Criando o senso de urgência! A diretoria estará bem informada dos problemas que a organização enfrenta, a partir daí ela também pode entender que eles podem ser melhor tratados e até mesmo evitados através da gestão da qualidade. Apresente claramente os motivos pelos quais a empresa está ficando para trás sem a utilização do software. Por exemplo:

• Falta de organização para mensurar os custos da empresa;
• Os indicadores não estão sendo atualizados corretamente;
• Os custos de produção estão muito altos;
• O risco de perda de dados é maior;
• Assim como dados defasados nos relatórios que afetem decisões da empresa.

Tenha uma proposta em mente

A decisão final partirá do seu chefe sobre a contratação do software, mas partirá de você avaliar as melhores possibilidades para apresentar a ele. Pesquise sobre o assunto e o que o mercado oferece, seja criterioso, avalie: De que forma sua empresa está sendo mais defasada por não utilizar uma ferramenta automatizada? Seria por documentação mal organizada, processos mal estruturados, pouco ou nenhum controle de indicadores? Saiba por onde começar e mostre o caminho à diretoria. Você pode apresentar comparativos prontos, indicando porque a opção que você escolheu é a melhor para a empresa. Um exemplo:

Apoio da equipe

Outro importante fator a ser considerado: Nenhum software é eficaz sem a colaboração da equipe para alimentá-lo. Toda a equipe envolvida precisa estar ciente de que a contratação da ferramenta será uma melhoria no processo como um todo, inclusive refletindo em suas funções individuais. Será imprescindível que seus colegas não torçam o nariz para a fase de adaptação, e isso será muito mais fácil quando se apresentar uma ferramenta de simples utilização. Por isso, novamente citamos o Qualyteam, software conhecido pela simplicidade e facilidade de uso por seus usuários.]]>