Os custos de não conformidade decorrem desde falhas internas, como retrabalhos, perda de material e serviço, correções, custo de devolução de insumos como também falhas externas incluindo vendas perdidas, retirada de produtos do mercado, descontos, custo com garantia, etc.
Embora haja casos de sobra, ainda assim pode ser difícil pensar no impacto que isso pode trazer para o negócio a médio e longo prazos. Mas se começar a pensar em cada ato que resulta em custo, perda de tempo, retrabalho e pouca produtividade, você verá que não é só um, mas uma série de acontecimentos nas mais diversas áreas que resultam em prejuízo e até na má reputação da empresa.
Veja em dois exemplos práticos no dia a dia de como o custo da não conformidade pode parecer sutil, mas traz um grande impacto para o seu negócio.
Perda de horas de máquina, tempo e produção
Vamos tomar como exemplo uma indústria que conta com máquinas na produção e cada um produz em média 30 peças por hora. Inesperadamente, uma delas tem uma parada.
A equipe não sabendo como proceder busca instruções para o conserto e precisa chamar um fornecedor para resolver o problema, procedimento esse que acaba durando a manhã inteira.
Só nesse episódio a empresa arcou com despesas extras de fornecedor, perdeu produção pois deixou de produzir 120 peças e ainda contou com a ociosidade de mão de obra.
Como o problema foi resolvido de maneira superficial, acabou ocorrendo novamente meses depois, acarretando em novo prejuízo.
Como a Gestão da Qualidade pode ser efetiva para diminuir o custo da não conformidade?
O Sistema de Gestão da Qualidade aplicará padronização e controles de processo, buscando identificar desvios que ocorreram e corrigi-los usando uma metodologia eficaz a ação corretiva.
É onde entra um fluxo com:
- Análise da causa raiz: utilizando ferramentas como Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe) e os 5 porquês.
- Plano de ação: para a devida tratativa da causa principal do problema.
- Análise da eficácia: para avaliação crítica do trabalho efetuado.
A Qualyteam tem um módulo exclusivo para a tratativa de desvios identificados em seus processos, com fluxo completo baseado na ISO 9001 e automatizado em vários pontos. Confira aqui todas as funcionalidades.
Além disso, uma boa gestão da qualidade também define uma abordagem de riscos para atuar em ações preventivas a fim de que novos incidentes não ocorram e tragam mais prejuízos.
No caso que exemplificamos acima, revisões programadas nas máquinas de produção acarretariam um custo menor para a empresa.
Para ações preventivas, a Qualyteam criou o módulo Gestão de Riscos, com funcionalidade para um tratativa completa de riscos com base na ISO 31000. Veja aqui todas as funcionalidades.
Insatisfação dos clientes pode resultar em queda nas vendas
Como você trata a reclamação de um cliente pode ser um grande diferencial para se destacar dos seus concorrentes. Mas também pode ser um grande pesadelo econômico para a sua empresa, se você não tem processos bem definidos.
Um cliente fez uma compra e o SAC de uma organização registra uma reclamação referente a produtos entregues com atraso.
Sua empresa prefere corrigir o erro superficialmente e de forma imediata, ao invés de seguir os princípios da gestão da qualidade e repensar em como o processo tem ocorrido, onde estão ocorrendo as falhas, para aí sim realizar um plano de ação e tratar a raiz do problema.
Mas o mesmo incidente ocorreu com outros dez clientes no mesmo mês, gerando novas correções, mais insatisfação e prejudicando ainda mais a reputação da empresa do mercado.
Se em um mês a empresa registrou dez reclamações por conta de um mesmo problema e possivelmente perdeu estes clientes, quantos perderá ao final de um semestre por causa de um incidente mal-resolvido e que provavelmente se repetirá no decorrer dos meses?
Um dos grandes pilares da gestão da qualidade é a satisfação do cliente, afinal seu negócio não sobrevive sem eles. E uma empresa madura analisa profundamente quais processos são necessários para oferecer a melhor experiência para o usuário e esteja cada vez mais fidelizado a sua marca.
Trate a não conformidade ao invés de só “apagar incêndios”
Independente qual seja a realidade dentro da sua empresa, é impossível não ter algum tipo de problema ou imprevisto para resolver. Mas você acha que a sua equipe está realmente ajudando a organização quando resolve o mesmo problema uma ou repetidas vezes?
Você pode pensar que todos os envolvidos no processo são pagos para realizar as atividades e encontrar soluções para estes imprevistos.
“Apagar incêndios” pode ser importante naquele momento, mas quando seu time gasta esforço e tempo para corrigir algo, também deixa de ajudar a empresa a cumprir seus objetivos estratégicos, gerenciais e operacionais.
Conclusão
As ações dos colaboradores ajudam a empresa a crescer quando elas estão direcionadas e geram benefícios relacionados ao atingimento das metas e não somente a correção de problemas diários.
Relatar as não conformidades não precisa ser algo complexo. Pelo contrário, apostar em ferramentas simples facilitam o trabalho e ajuda no alcance dos resultados. Uma ferramenta de Gestão de Qualidade auxiliará na padronização de processos que auxiliem a diminuir tais incidências.
A exemplo, a Qualyteam conta com módulo TOOLS que permite a construção de planos estratégicos e de ação para solução de problemas e também oportunidades de melhoria. Tudo para que você acompanhe todas as ações desejadas e avalie a eficácia ou não do plano de ação, engajando toda a equipe a atingir o mesmo objetivo.
Você pode conversar com nossos especialistas e entender mais como TOOLS pode fazer a diferença dentro da sua empresa.
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