Ação Corretiva – por que há dificuldades neste processo?

Por José Martins dos Santos Neto
Consultor e Diretor da JMA Consultoria Empresarial

Um dos temas mais comuns de se deparar com problemas durante as auditorias em grande parte das empresas é no processo de ações corretivas.
As empresas têm grandes dificuldades em praticamente todas as disciplinas do Relatório de 8D (Relatório 8D ou 8 Disciplinas, metodologia detalhada de solução de problemas desenvolvido pela Ford Company na década de 80).
Por que é tão difícil e por que a maioria das empresas tem grandes dificuldades na análise de causas para as não conformidades identificadas?
Durante a realização de um treinamento em um cliente, fizemos um brainstorming sobre este tema e entre os motivos reais identificados estão os seguintes:

• as pessoas não sabem como fazer a análise de causas, não conhecem as ferramentas para isso;
• as pessoas estão viciadas na atividade que está sendo analisada e não conseguem identificar o erro;
• não formação de equipe multidisciplinar, com análise feita por apenas uma pessoa ou apenas por pessoas do processo onde foi gerada a não conformidade;
• auto defesa – as pessoas citam desculpas ou justificativas no lugar das causas;
• faltam informações para a análise;
• falta conhecimento sobre o processo que gerou a não conformidade;
• sabem que a ação a ser tomada é difícil, portanto mudam o foco;
• falta comprometimento das pessoas em participar das equipes multidisciplinares;
• falta definição de método estruturado para a análise de causas;
• análise muito tardia sobre a não conformidade, perdendo o “timing” da análise;
• não pode registrar o motivo real da não conformidade para não se comprometer com o cliente;
• falta “punição” aos envolvidos por não realizar a análise de causas e responder o 8D.

Apenas para lembrar, a técnica de brainstorming consiste em estimular à equipe a opinar sobre o tema sem restrições, registrando todas as opiniões da equipe para depois revisá-las para definir as mais prováveis.
Sabemos que não existe perfeição em nenhuma organização, portanto além de dar o primeiro passo em reconhecer suas falhas (gestão de não conformidades), é de vital importância tratá-las da melhor maneira possível, utilizando as ferramentas da qualidade para analisar as suas causas e tomar ações para que estas não voltem a ocorrer.
Um abraço e sucesso a todos!