Um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) eficaz vai muito além da simples administração de processos.
Ele exige um ecossistema bem estruturado, capaz de integrar diferentes elementos essenciais para garantir a eficiência e a melhoria contínua.
O primeiro passo é compreender o estágio atual do SGQ e identificar as melhorias necessárias. Nesse momento, contar com uma consultoria especializada pode fazer toda a diferença, ajudando a traçar um plano estratégico para otimizar o sistema.
Em seguida, é fundamental assegurar que todos os processos estejam em conformidade para obter a certificação desejada. Uma auditoria externa extraoficial pode ser um recurso valioso para antecipar possíveis ajustes e garantir que tudo esteja alinhado com os requisitos exigidos.
A tecnologia também desempenha um papel crucial na implementação do SGQ. Utilizar um software especializado permite centralizar informações, automatizar processos e reduzir erros e retrabalho. Um sistema que alerta sobre inconformidades e facilita a gestão faz toda a diferença na manutenção da qualidade.
Outro pilar indispensável é a educação. Tanto a alta direção quanto os colaboradores precisam estar alinhados com a Cultura da Qualidade, garantindo que o SGQ funcione de maneira contínua e eficaz. A conscientização e o engajamento da equipe são fundamentais para consolidar uma mentalidade voltada para a excelência.
Todos esses elementos são essenciais para um SGQ mais ágil, estratégico e eficiente.
Foi com essa visão que surgiu o Hub Qualyteam, o primeiro Hub da Qualidade do Brasil, criado para reunir todos os processos necessários em um só lugar e transformar a forma como as empresas gerenciam a qualidade.
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Ao longo dos conteúdos, você entenderá todos os pontos essenciais para estruturar um SGQ sólido e levar a gestão da qualidade da sua empresa a um novo patamar.
Sumário
Episódio 1: Por onde começar a construção de um SGQ
Em uma auditoria externa é muito fácil saber se um sistema de gestão da qualidade é eficaz.
Embora o entendimento sobre eficácia do SGQ não seja uníssono e, tampouco, alvo desse artigo, é possível identificar em todos os sistemas eficazes, dois fatores distintos, mas fortemente relacionados: engajamento e estrutura simplificada.
Enquanto o engajamento garante o comportamento coletivo em direção à visão organizacional, a estrutura provê o meio onde as ações serão executadas.
Os dois fatores são desenvolvidos durante a implementação de um sistema de gestão da qualidade, mas, diferentemente do que a maioria imagina, os resultados só aparecem após a certificação.
Como assegurar um SGQ que funcione na prática?
Como garantir um SGQ que estimule a participação de todos e que não seja mais um entrave organizacional em função de sua complexidade?
O presente artigo não descreverá como construir o engajamento e uma estrutura simples já que essa é uma responsabilidade da consultoria.
O presente artigo detalha o evento mais importante para a vida de um SGQ: a escolha da consultoria.
Evento e riscos na etapa de pré-projeto
O valor do investimento e o retorno esperado de um projeto de implementação da “ISO 9001” são os principais pensamentos de gestores que ainda não tiveram contato ou não conhecem essa metodologia organizacional.
As duas perguntas-padrão durante o pré-projeto são: Quanto custa? Quanto tempo leva?
É nesse momento que surge o primeiro evento associado ao sistema de gestão da qualidade (a escolha da empresa de consultoria) e o risco* associado: um SGQ complexo e pouco envolvente.
*Conceitualmente, risco é a potencial consequência negativa decorrente de um evento.
Preço não é parâmetro, valor sim
Como alguém pode dizer quanto custa e quanto tempo leva um projeto de estruturação do sistema de gestão da qualidade sem conhecer o cenário existente?
Escolher uma consultoria com base no prazo e preço, sem que tenha sido feita qualquer avaliação prévia por parte dela, não sinaliza um bom começo.
“Gostamos mais da sua proposta, mas ela é três vezes mais cara”, diz o gestor.
Essa afirmação é um obstáculo comercial de fácil contestação, se a consultoria detém três elementos essenciais: experiência, metodologia e credibilidade.
Nesse sentido, o levantamento de informações é importante para a minimização dos riscos (SGQ complexo e pouco envolvente) associados ao evento (escolha da consultoria).
Isso significa que no momento de escolher a consultoria é preciso considerar os seguintes aspectos:
- Experiência
A consultoria tem experiência prática comprovada? A empresa possui outros projetos implementados? A consultoria tem quanto tempo de mercado? Quem são os clientes?
Levantar informações sobre os projetos já realizados ouvindo a opinião dos clientes é FUNDAMENTAL. Consultar aqueles que já tenham trabalhado com a consultoria é obrigação da empresa contratante.
Uma sugestão minha, é que a contratante peça à consultoria uma lista de seus clientes, para que a escolha não seja direcionada e para que ela mesma possa escolher com quem deseja falar.
- Metodologia
A consultoria tem conhecimento e domínio técnico? Apresenta um trabalho consistente? Possui o detalhamento do programa a ser implementado? Cumpre o programa dentro do prazo? Demonstra capacidade de gerir e envolver pessoas para o(s) propósito(s) estabelecido(s)? Como o projeto será desenvolvido? Quais etapas? Quais os entregáveis em cada etapa (detalhamento)? Como cada etapa será gerenciada (follow-up)? Como os desvios serão tratados? Há algum custo adicional que não tenha sido incluído no programa?
Avaliar se a consultoria tem uma metodologia definida, minimiza desvios durante o projeto e resultados indesejáveis após a conclusão dos trabalhos.
- Credibilidade
A consultoria possui ou divulga seu NPS? Qual a satisfação dos clientes dessa consultoria? A consultoria é reconhecida por seus projetos?
Embora os resultados da implantação do sistema de gestão da qualidade não sejam alcançados durante sua implementação, o nível de satisfação do cliente é construído ao longo dessa etapa. É isso que reforça a credibilidade que a consultoria detém.
Consultar o NPS da consultoria ou avaliar o nível de satisfação dos clientes é saber sobre a qualidade do que está sendo contratado, atestando a credibilidade da mesma junto ao mercado em que atua.
Assim, se a consultoria evidencia experiência, metodologia e credibilidade, há um menor risco associado à sua escolha e, consequentemente, maior chance de sucesso no projeto de implementação.
O legado da construção de um SGQ
Ao contrário do que a maioria pensa, um projeto de implementação do SGQ não é eficaz quando a certificação é alcançada.
Isso porque, os resultados de um projeto de implementação do SGQ não são alcançados durante sua execução.
Um sistema de gestão da qualidade envolvente e prático começa a ser construído ao longo do projeto, mas seus resultados só serão percebidos após a certificação.
Simplificando, é ao longo da vida do sistema de gestão da qualidade que a organização (especialmente o responsável pela gestão do SGQ) percebe o legado deixado pela consultoria.
Portanto, nada é mais importante para a saúde de um sistema de gestão da qualidade (e de seu gestor) do que a escolha certa de uma empresa de consultoria.
Apresentar uma proposta para implantação de um SGQ é simples. Complexo é alcançar o engajamento de todos e a simplicidade operacional, com aderência normativa.
Estes são os dois grandes legados que uma consultoria capacitada deixa. Porque isso, facilita a operação da organização através de um SGQ que vai muito além do atendimento frio aos requisitos da Norma ISO I9001.
Ficou com alguma dúvida? Comente aqui.
Até a próxima, abraços!
