Organizar os documentos de uma empresa (sejam eles físicos ou digitais) é mais do que uma tarefa administrativa: é uma parte essencial para o bom funcionamento do negócio.
Uma boa gestão garante que informações importantes estejam sempre seguras, acessíveis e em conformidade com a lei.
E com a digitalização crescendo, contar com um sistema eficiente se tornou essencial para lidar com o volume de dados.
Afinal, a gestão de documentos é mais do que um simples processo administrativo. Ela é um diferencial competitivo e um dos pilares da governança corporativa.
Neste guia, você vai entender o que é a gestão de documentos, por que ela é tão importante e como aplicá-la na prática, de forma simples e eficiente.
Sumário
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é o conjunto de práticas que organiza todo o ciclo de vida de um arquivo: da criação ao descarte seguro. Isso inclui ações como nomear, armazenar, localizar, compartilhar, proteger e eliminar documentos.
Esses registros podem ser legais, fiscais, operacionais ou internos, e exigem controle rigoroso para evitar perdas, vazamentos ou não conformidades.
Uma boa gestão reduz riscos como extravios, vazamentos e descumprimento de leis como a LGPD. Também melhora processos internos, evita retrabalho e economiza tempo e recursos.
Tipos de documentos comuns:
- Contratos (clientes, fornecedores, funcionários);
- Notas fiscais e boletos bancários;
- Currículos, fichas e prontuários de colaboradores;
- Registros contábeis, balanços e relatórios financeiros;
- Documentos de compliance, auditorias, certificações.
Benefícios de uma boa gestão documental
Adotar uma gestão de documentos eficiente traz várias vantagens, tanto visíveis (como economia de tempo e dinheiro) quanto mais sutis (como organização e segurança da informação).
Veja os principais benefícios:
Eficiência operacional
Documentos organizados facilitam a busca e reduzem o tempo gasto com tarefas repetitivas.
Isso aumenta a produtividade e evita retrabalho causado por versões desatualizadas ou dados inconsistentes.
Redução de custos
Reduzir o uso de papel diminui custos com impressão, armazenamento físico e envio de arquivos.
A digitalização e automação também reduzem despesas operacionais.
Conformidade com leis e normas
Um sistema bem gerido mantém os documentos atualizados, protegidos e prontos para auditorias.
Isso garante conformidade com leis como a LGPD e normas como a ISO 9001, além de oferecer segurança jurídica.
Para saber mais sobre o que diz a norma em relação ao controle de documentos, clique aqui.
Segurança da informação
Criptografia, controle de acesso e histórico de alterações evitam vazamentos e acessos não autorizados.
Armazenamento em nuvem e backups protegem os dados contra falhas e perdas.
Sustentabilidade
A digitalização reduz o uso de papel e o impacto ambiental.
Isso contribui para práticas sustentáveis e alinhamento com critérios ESG.
Exemplo do que é gestão de documentos
A Qualyteam oferece um módulo específico para gestão de documentos dentro do nosso software.
Com essa solução, já apoiamos empresas de diferentes setores, como uma organização contábil que gerenciava mais de 30 mil documentos por ano, e precisava transformar seu processo documental.
Entre os resultados:
- Maior controle e segurança nas versões dos documentos.
- Aprovações mais rápidas;
- Auditorias mais eficientes;
- Redução no uso de papel e e-mails;
- Acesso mais fácil aos arquivos certos;
- Maior controle e segurança nas versões dos documentos.
Etapas da gestão de documentos
Veja as principais etapas para montar um sistema de gestão de documentos eficiente e seguro.
1. Mapeamento dos documentos
Comece mapeando todos os tipos de documentos usados na empresa.
Avalie: volume, origem, fluxo interno, tempo de retenção legal e responsáveis.
Esse diagnóstico ajuda a definir prioridades e criar políticas adequadas de controle.
2. Classificação e padronização
Classifique os arquivos por tipo, uso, frequência e nível de sigilo.
Depois, padronize nomes, formatos (como PDF/A, XML), tamanho dos arquivos e controle de versões.
Isso facilita buscas e evita duplicações ou documentos desatualizados.
3. Armazenamento seguro
Armazene documentos com segurança, preferencialmente em ambiente digital. Use soluções com criptografia, backups automáticos e redundância de dados.
Sempre que possível, evite arquivos físicos.
4. Digitalização e indexação
Digitalize documentos físicos com scanners que usam OCR, transformando-os em arquivos pesquisáveis.
Em seguida, indexe com metadados como nome, data, tipo e versão.
Isso torna o acesso mais rápido e preciso.
5. Controle de acesso
Defina quem pode acessar cada documento, com base em função ou departamento.
Use trilhas de auditoria para registrar visualizações, edições e exclusões.
Isso evita acessos indevidos e aumenta a segurança.
6. Retenção e descarte legal
Respeite o prazo legal de retenção de cada tipo de documento (ex: fiscais, contábeis, trabalhistas).
Após esse período, descarte com segurança usando ferramentas de eliminação criptografada.
Arquivos históricos devem ser armazenados com controle de integridade.
7. Capacitação e cultura organizacional
Treine as equipes para usar corretamente o sistema: como nomear, salvar e acessar documentos.
Use manuais, vídeos e campanhas internas para reforçar a cultura da informação.
A tecnologia só funciona bem com pessoas preparadas.
Ferramentas e tecnologias para gestão de documentos
A transformação digital trouxe ferramentas que tornam a gestão documental mais rápida, segura e fácil de auditar.
O módulo de Gestão de Documentos do Qualyteam Software, por exemplo, é uma ferramenta baseada em nuvem que automatiza e otimiza a gestão eletrônica de documentos, oferecendo uma ampla gama de funcionalidades.
Entre os principais recursos estão:
- Fluxos de aprovação configuráveis;
- Controle de validade de documentos;
- Notificações automáticas para revisões e aprovações;
- Garantia de que sempre estará disponível a versão mais atual dos documentos.
A plataforma também permite impressão controlada, downloads mediante permissões, acesso à lista mestra e logs completos, com controle de acesso personalizado, rastreamento de alterações e histórico completo por documento.
Para fins de auditoria, é possível exportar relatórios em PDF.
A solução conta ainda com onboarding completo, suporte técnico dedicado, equipe de sucesso do cliente e integração com outros módulos (inclusive com o Nexus).
Além disso, oferece base múltipla, controle de leitura obrigatória (por meio de matriz de visualização), campos personalizáveis e mantém todo o histórico acessível diretamente no sistema.
Checklist para implantação de uma Gestão Documental eficaz
Implantar uma gestão de documentos eficiente exige planejamento, envolvimento de diferentes áreas e uso das tecnologias corretas.
A seguir, um checklist completo com explicações práticas para cada etapa:
1. Mapeamento documental
- Levante os tipos de documentos usados
- Entenda quem cria, aprova, usa e guarda
- Classifique por setor, sensibilidade e formato
Dica: crie um inventário inicial com base em entrevistas com cada departamento.
2. Definição de política documental
- Crie regras para nomes, versões e formatos
- Defina prazos de retenção e descarte seguro
- Documente tudo em um manual acessível
3. Escolha da tecnologia adequada
- Escolha plataformas em nuvem com criptografia
- Avalie usabilidade, suporte e integração
- Prefira soluções escaláveis
4. Digitalização e indexação
- Digitalize com OCR
- Adicione metadados úteis
- Organize por categorias intuitivas
5. Segurança e controle de acesso
- Controle o acesso por perfil ou setor
- Ative logs e autenticação em dois fatores
- Evite envio de arquivos por canais inseguros
Dica: sensibilize as equipes sobre o risco de compartilhamento indevido de arquivos via e-mail ou WhatsApp.
6. Treinamento e capacitação
- Ofereça manuais, vídeos e workshops
- Capacite novos colaboradores
- Crie um canal para dúvidas
Exemplo: incorporar quizzes ou checklists interativos para reforçar o aprendizado.
7. Monitoramento e melhoria contínua
- Acompanhe indicadores
- Faça auditorias regulares
- Reavalie o plano anualmente
Indicadores úteis: N° de documentos digitalizados por mês, tempo médio de localização, percentual de documentos fora do padrão.
Dê o primeiro passo para uma gestão documental estratégica
Gerir documentos é uma atividade estratégica que vai muito além de organizar arquivos.
Ao estruturar processos, garantir segurança jurídica, promover sustentabilidade e aumentar a eficiência, sua empresa ganha controle sobre um dos ativos mais valiosos: a informação.
Siga as boas práticas deste guia, avance aos poucos e meça os resultados. Quanto antes começar, maiores serão os ganhos a médio e longo prazo.
Se precisar de ajuda nesse processo, conte com a gente. Clique aqui e fale com nosso time de vendas.
