por Daniel Raymond.
Dado que muitos dos projetos falham por uma razão ou outra, você poderia pensar que a maioria das empresas ficaria feliz apenas por ter o projeto concluído com êxito. No entanto, quando você olha para o cenário dos negócios hoje em dia, parece que a maioria espera que os projetos futuros sejam concluídos ainda mais rapidamente, e sejam melhores e mais baratos do que nunca.
Seriam essas expectativas realistas?
Ao adotar as 10 melhores práticas em gerenciamento de projetos, você aumenta as probabilidades de que essas expectativas sejam cumpridas: Pequenas mudanças de escopo podem se acumular com o tempo e arriscar todo o projeto.
1. Planeje o trabalho definindo o projeto em papel
Há uma tendência dos principais acionistas em ignorar o processo de planejamento e irem direto para o trabalho. Isso é um grande erro. Planejar corretamente o projeto resulta em custos mais baixos, melhor alocação de recursos e aumento da qualidade de trabalho. É importante definir o projeto, o seu objetivo, escopo e premissas bem no início.
2. Crie o horizonte do projeto
Uma vez que a definição do projeto estiver feita, o próximo passo é criar o plano de trabalho, o qual contém uma instrução passo a passo sobre a divisão de tarefas e as entregas do projeto.
3. Defina os procedimentos de gerenciamento do projeto
Os membros da equipe devem saber o que esperar. Algumas preocupações que precisam ser tratadas incluem a forma como o gerente de projeto irá gerenciar questões, conflitos, controle de qualidade e riscos, entre outras. Todos precisam saber o que se espera deles.
4. Monitorar o progresso
A fase de implementação requer um monitoramento cuidadoso por parte do gerente de projeto. Em teoria, tudo deveria prosseguir suavemente com base no plano de trabalho. Durante o trabalho real, porém, os problemas começam a surgir.
5. Identifique sinais de alerta
Conforme pequenas variações no orçamento ou cronograma se tornam maiores, é hora de dar uma nova olhada no projeto. Mesmo que você ache que pode correr atrás do prejuízo, poderá chegar um ponto em que o projeto pode se tornar irrecuperável.
6. Garanta que mudanças no escopo sejam aprovadas pela administração
Em caso de necessidade de se redefinir o escopo do projeto, é importante obter o sinal verde da administração ou dos patrocinadores.
7. Proteja-se contra pedidos não razoáveis para mudanças
Em alguns casos, o patrocinador pode solicitar uma funcionalidade adicional ou um recurso do projeto. Pequenas mudanças de escopo podem se acumular com o tempo e podem arriscar todo o projeto. É importante proteger-se contra o aumento do escopo do projeto sem o aumento adequado dos recursos.
8. Determine quais são os riscos logo no início
Riscos específicos podem ser difíceis de identificar durante o processo de planejamento. Mas é importante conhecer as áreas deficientes no projeto. Por exemplo, nos estágios críticos de desenvolvimento, deve haver “suposições” sobre o nível dos riscos que eles representam.
9. Continuar a avaliar os riscos
Como foi mencionado anteriormente, a avaliação do risco inicial raramente é completa. É por isso que é importante um monitoramento constante. O gerente de projeto deve identificar em quais as áreas ele deve se concentrar.
10. Resolva as questões rapidamente
Questões como o atraso na entrega de itens encomendados, conflitos da equipe, e um fraco desempenho devem ser identificadas rapidamente e resolvidas o mais rápido possível. O gerente de projeto deve estar disponível para tomar medidas sempre que necessário para resolver o problema.
