A gestão de documentos é uma prática estratégica e indispensável para empresas de todos os portes e setores.
Ela contribui para manter a integridade, organização, segurança e conformidade das suas informações.
Com o crescimento exponencial de dados e a digitalização dos processos, é essencial ter um sistema eficiente para armazenar, acessar, proteger e usar arquivos de forma inteligente.
Afinal, a gestão de documentos é mais do que um simples processo administrativo. Ela é um diferencial competitivo e um dos pilares da governança corporativa.
Este guia foi elaborado para te ajudar a entender o que é a gestão de documentos, por que ela é tão importante e como implementá-la de forma prática e eficiente.
Continue a leitura para conferir.
Sumário
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é um sistema organizado por práticas, políticas, tecnologias e normas destinado a controlar todo o ciclo de vida de um documento.
Isso inclui, desde a sua criação ou recepção, passando pela classificação, indexação, armazenamento, consulta, uso, compartilhamento e segurança, até chegar à sua retenção ou descarte.
Esse processo visa garantir que os documentos estejam sempre acessíveis às pessoas certas, no momento certo, com total segurança, autenticidade e conformidade legal.
Tais documentos podem ser físicos ou digitais, internos ou externos, obrigatórios por lei ou estratégicos para a operação da empresa.
Uma gestão documental eficiente reduz drasticamente riscos como extravios, vazamentos de dados e descumprimento de normas legais como a LGPD.
Além disso, melhora o fluxo de trabalho e evita redundâncias, otimizando recursos e tempo.
Tipos de documentos comuns:
- Contratos (clientes, fornecedores, funcionários);
- Notas fiscais e boletos bancários;
- Currículos, fichas e prontuários de colaboradores;
- Registros contábeis, balanços e relatórios financeiros;
- Documentos de compliance, auditorias, certificações.
Título: Documentos físicos x documentos digitais
Benefícios de uma boa gestão documental
Implementar uma gestão documental eficiente gera ganhos tangíveis e intangíveis. A seguir, detalhamos os principais benefícios:
Eficiência operacional
Com os documentos organizados e classificados de maneira lógica, é possível localizar qualquer informação em poucos segundos.
Isso impacta diretamente a produtividade das equipes, reduz o tempo de resposta a clientes e auditores e elimina retrabalho por perda de versões ou dados.
Redução de custos
A eliminação do papel reduz gastos com impressão, armazenamento físico, envio de documentos e manutenção de arquivos.
A digitalização e a automação diminuem significativamente os custos operacionais e administrativos.
Conformidade legal e regulatória
Empresas precisam cumprir normas como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), além de exigências fiscais, trabalhistas e regulatórias.
A ISO 9001:2015, por exemplo, principal norma de gestão da qualidade, estabelece diretrizes para a gestão de documentos, ou “informações documentadas”, como é chamado na norma.
Ela exige que as empresas mantenham controle adequado sobre documentos e registros, assegurando que estejam atualizados, acessíveis, protegidos contra alterações indevidas e armazenados de forma segura.
Isso garante a padronização dos processos, a rastreabilidade das informações e a conformidade com os requisitos do sistema de gestão da qualidade.
Para saber mais sobre o que diz a norma em relação ao controle de documentos, clique aqui.
Segurança da informação
Com sistemas de criptografia, controle de acesso por usuário e trilhas de auditoria, é possível evitar o vazamento ou a manipulação indevida de documentos sensíveis.
Backups automáticos e armazenamento em nuvem ainda protegem contra desastres físicos ou falhas técnicas.
Sustentabilidade e responsabilidade ambiental
A cultura paperless (sem papel) contribui para a redução do consumo de recursos naturais e a pegada de carbono, alinhando a empresa a práticas de ESG (ambientais, sociais e de governança).
Exemplo de gestão de documentos
Aqui na Qualyteam contamos com um módulo do nosso software para gestão da qualidade que possui um módulo para a gestão de documentos.
Com essa solução, já apoiamos empresas de diferentes setores, como uma organização contábil que gerenciava mais de 30 mil documentos por ano, e precisava transformar seu processo documental.
Após a implantação do módulo, a empresa registrou melhorias expressivas:
- O tempo médio para criação e aprovação de documentos foi significativamente reduzido;
- A taxa de sucesso em auditorias aumentou graças à padronização e ao histórico completo de revisões;
- A busca por documentos se tornou muito mais ágil, refletindo em um alto percentual de acesso aos arquivos corretos, com registros de acesso por usuário ativo muito superiores à média anterior;
- Houve uma queda acentuada no uso de documentos físicos e no envio por e-mail, melhorando o cumprimento das políticas de retenção e reduzindo incidentes de acesso não autorizado;
- Com milhares de documentos armazenados e editados diretamente na plataforma, a gestão passou a ser centralizada, segura e auditável, garantindo conformidade e desempenho em todas as áreas envolvidas.
Etapas da gestão de documentos
A seguir, vamos ver quais são as principais etapas para estruturar um sistema de gestão documental eficaz.
Veja na imagem abaixo o Ciclo de Vida da Gestão de Documentos.
1. Mapeamento dos documentos
Antes de qualquer mudança, é necessário mapear todos os tipos de documentos existentes na empresa.
Esse diagnóstico deve incluir o volume, a origem, os fluxos internos, o tempo de retenção exigido por lei e os responsáveis por cada tipo de documento.
Essa etapa é essencial para definir prioridades e políticas de controle adequadas.
2. Classificação e padronização
Classificar os documentos significa agrupá-los de acordo com seu conteúdo, finalidade, frequência de uso e nível de sigilo.
Padronizar é definir nomenclaturas, formatos aceitos (PDF/A, XML, DOCX), tamanho máximo de arquivos, convenções de nome e controle de versões.
Isso facilita a localização e evita erros como arquivos duplicados ou desatualizados.
3. Armazenamento seguro
O armazenamento pode ser físico (em arquivos e pastas) ou digital (em servidores internos ou em nuvem).
O ideal é migrar o máximo possível para plataformas digitais com criptografia, redundância de dados e backups automáticos.
4. Digitalização e indexação
Digitalizar documentos físicos é uma etapa fundamental para garantir praticidade e acessibilidade.
Para isso, scanners com tecnologia OCR são ideais, pois permitem transformar imagens em arquivos pesquisáveis.
A indexação consiste em etiquetar os documentos com metadados como nome, data, autor, categoria e número de versão.
5. Controle de acesso
Nem todos os colaboradores precisam acessar todos os documentos. Por isso, o sistema deve permitir definir permissões com base em hierarquia, departamento ou função.
É importante também monitorar acessos por meio de trilhas de auditoria, que registram quem visualizou, alterou ou excluiu arquivos.
6. Retenção e descarte legal
Cada tipo de documento possui um tempo de retenção legal definido por leis específicas (trabalhistas, fiscais, contábeis).
Documentos vencidos devem ser descartados com segurança, no caso de arquivos digitais, é possível utilizar ferramentas de exclusão criptografada e gerar um log da eliminação.
Já documentos históricos devem ser arquivados permanentemente com controle de integridade.
7. Capacitação e cultura organizacional
A tecnologia sozinha não resolve o problema. É fundamental treinar os colaboradores sobre como armazenar, nomear e acessar corretamente os documentos.
Manuais internos, treinamentos periódicos e campanhas de conscientização ajudam a promover uma cultura organizacional voltada à responsabilidade e à eficiência no uso da informação.
Ferramentas e tecnologias para gestão de documentos
A transformação digital trouxe uma série de soluções que fortalecem a gestão documental nas organizações, tornando os processos mais ágeis, seguros e auditáveis.
O módulo de Gestão de Documentos do Qualyteam Software, por exemplo, é uma ferramenta baseada em nuvem que automatiza e otimiza a gestão eletrônica de documentos, oferecendo uma ampla gama de funcionalidades.
Entre os principais recursos estão:
- Fluxos de aprovação configuráveis;
- Controle de validade de documentos;
- Notificações automáticas para revisões e aprovações;
- Garantia de que sempre estará disponível a versão mais atual dos documentos.
A plataforma também permite impressão controlada, downloads mediante permissões, acesso à lista mestra e logs completos, com controle de acesso personalizado, rastreamento de alterações e histórico completo por documento.
Para fins de auditoria, é possível exportar relatórios em PDF.
A solução conta ainda com onboarding completo, suporte técnico dedicado, equipe de sucesso do cliente e integração com outros módulos (inclusive com o Nexus).
Além disso, oferece base múltipla, controle de leitura obrigatória (por meio de matriz de visualização), campos personalizáveis e mantém todo o histórico acessível diretamente no sistema.
Checklist para implantação de uma Gestão Documental eficaz
Implantar uma gestão de documentos eficiente exige planejamento, envolvimento de diferentes áreas e uso das tecnologias corretas.
A seguir, um checklist completo com explicações práticas para cada etapa:
1. Mapeamento documental
- Levantar todos os tipos de documentos utilizados na empresa (contratos, notas fiscais, fichas cadastrais, etc.)
- Identificar fluxos internos de documentos (quem cria, aprova, armazena e consulta)
- Classificar documentos por setor, finalidade, frequência de uso e sensibilidade
- Avaliar os formatos existentes (papel, digital, e-mail, etc.)
Dica: crie um inventário inicial com base em entrevistas com cada departamento.
2. Definição de política documental
- Estabelecer diretrizes para nomeação, padronização de formatos e controle de versões
- Elaborar uma política de retenção com base na legislação vigente (ex: 5 anos para documentos fiscais)
- Criar regras de descarte seguro e arquivamento histórico
- Registrar os procedimentos em um manual de governança documental
3. Escolha da tecnologia adequada
- Avaliar sistemas que atendam às necessidades da empresa
- Preferir soluções em nuvem com backups automáticos e criptografia
- Definir critérios de escolha: usabilidade, custo, suporte técnico, escalabilidade
4. Digitalização e indexação
- Digitalizar arquivos físicos com scanners de alta qualidade e OCR
- Indexar documentos com metadados relevantes (nome, tipo, data, versão, autor)
- Estabelecer regras para substituição do papel (digitalização certificada, quando necessário)
- Organizar repositórios digitais com categorias e filtros intuitivos
5. Segurança e controle de acesso
- Criar perfis de acesso com base em hierarquia ou departamento
- Ativar logs de auditoria para rastrear acessos e alterações
- Implementar autenticação em dois fatores e protocolos de segurança da informação
- Definir protocolos para acesso remoto, se aplicável
Dica: sensibilize as equipes sobre o risco de compartilhamento indevido de arquivos via e-mail ou WhatsApp.
6. Treinamento e capacitação
- Promover workshops sobre boas práticas de gestão documental
- Distribuir manuais e vídeos tutoriais sobre uso do sistema
- Realizar treinamentos periódicos para novos colaboradores
- Criar um canal de suporte ou help desk interno para dúvidas
Exemplo: incorporar quizzes ou checklists interativos para reforçar o aprendizado.
7. Monitoramento e melhoria contínua
- Estabelecer indicadores de desempenho (ex: tempo médio de busca por documento)
- Aplicar auditorias periódicas para garantir o cumprimento das políticas
- Revisar o plano de retenção a cada 12 meses ou após mudanças legais
- Estimular feedback das equipes para ajustes no sistema ou nos processos
Indicadores úteis: N° de documentos digitalizados por mês, tempo médio de localização, percentual de documentos fora do padrão.
Comece uma gestão de documentos estratégica
Essa é uma atividade estratégica que vai muito além da organização de arquivos.
Trata-se de estruturar processos, garantir segurança jurídica e da informação, promover sustentabilidade e aumentar a eficiência das operações empresariais.
Com um sistema bem implementado, as empresas ganham controle, agilidade e proteção sobre um dos seus ativos mais valiosos: a informação.
Ao seguir as boas práticas descritas neste guia, qualquer organização pode alcançar um alto nível de maturidade documental, com processos bem definidos, riscos reduzidos e decisões mais rápidas e embasadas.
E lembre-se: quanto antes começar, maiores serão os ganhos a médio e longo prazo.
Dica final: comece com um diagnóstico detalhado, implemente pilotos em áreas estratégicas e, aos poucos, amplie o escopo da gestão documental para toda a empresa.
Se precisar de ajuda nesse processo, conte com a gente. Clique aqui e fale com nosso time de vendas.
