Em qualquer ambiente corporativo há uma grande biblioteca de documentos. Alguns servem de base para o preenchimento de dados e outros são criados para demandas específicas. Ambos são desenvolvidos, alimentados e/ou replicados diariamente, gerando um volume imenso de arquivos. Eles são somente uma parte da gestão da qualidade — talvez a parte mais tangível — e, por isso, precisam estar impecavelmente organizados para que o gerenciamento de processos ocorra da maneira mais positiva o possível.
Veja abaixo 4 práticas fantásticas para uma gestão de documentos eficiente!
Organize documentos por grupos ou categorias
Quando se pensa em organização de documentos para bibliotecas empresariais, a primeira coisa a ter em mente é que quem vai precisar encontrar os arquivos nem sempre tem noção completa da estrutura hierárquica a qual eles obedecem. Sendo assim, é necessário desenhar um “esqueleto” de pastas e subpastas com nomenclaturas simples, que façam sentido para todos os funcionários.
Insira de datas em documentos que precisam ser atualizados
Muitos arquivos, principalmente aqueles que não são referência para inserção de dados, mas que são desenvolvidos para algo específico, precisam ser atualizados ou receber informação de outra fonte. Para que você nunca perca o controle de quem fez o quê com aquele documento, se faz necessário o “salvar como” inserindo, junto ao nome, a data em que sofreu a última atualização.
Atribua a um funcionário a tarefa de zelar pela organização dos documentos
Tão importante quanto criar uma estrutura de fácil utilização é manter todos os documentos e arquivos em seus devidos lugares. Para isso, é preciso fazer com que os funcionários e gestores sempre “salvem como” importantes arquivos para serem encontrados pelos colegas. Alguém que tenha paciência e seja como um mentor que propague aos colegas as boas práticas de se manter a biblioteca organizada.
Salve documentos importantes em nuvem
Algo tão importante quanto manter uma biblioteca de documentos bem organizada e estruturada é enviar os documentos mais importantes para um serviço em nuvem. Por mais que se faça backup, sempre podem acontecer fatos que fogem à vontade ou controle de todos e, com isso, se pode perder o trabalho de uma vida.
Muitas vezes se tem ideia de que uma alternativa assim custe muito pelo volume de dados armazenados pela empresa, mas há opções em que é possível escolher os tipos de arquivos geridos por um software de gestão da qualidade ou, simplesmente, optar por módulos no qual o tráfego e armazenamento são ilimitados. Veja como funciona aqui.
Independentemente do tamanho e do segmento de sua empresa, a gestão de documentos faz parte das boas práticas para um eficiente gerenciamento da qualidade. O software da Qualyteam fornece amplo suporte aos colaboradores para que as atividades sejam desempenhadas da forma com que precisam ser feitas, permite a automatização de certos processos e possibilita visualizar o desempenho da empresa em tempo real online. Eles ainda mantêm um blog com informações e dicas para o segmento e realizam eventos e webinars com novidades e informações importantes para a qualidade.
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