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5 ferramentas para ajudar na gestão do tempo

Por: Qualyteam

27 jul 2015 • 3 min de leitura

5 ferramentas

Sumário

Agendas e calendários

Agendas de papel conseguem, sim, manter uma pessoa bem organizada em relação a seus compromissos, mas existem ferramentas que levam o calendário a um patamar ainda mais alto. Usando um software ou aplicativo web de calendário, você consegue criar blocos de compromissos e encaixá-los de forma intuitiva no seu dia. Assim, quando precisar marcar uma reunião, por exemplo, basta dar uma olhadinha na disposição de suas obrigações já agendadas naquela semana para ter uma ideia de sua disponibilidade e encontrar o melhor momento para o acréscimo.

Gestores de tempo

Ao medir o tempo gasto com as tarefas do dia, é possível ter uma visão muito mais fiel de como o trabalho é realmente feito. Ao analisar as variáveis ali envolvidas, o profissional consegue, por exemplo, encontrar tarefas que tomam muito do seu tempo sem necessidade. Outra possibilidade é conseguir diminuir o período gasto com algumas partes do trabalho para poder se dedicar mais a outras, elencando prioridades. É possível fazer essa medição usando um aplicativo de gestão de tempo, que cronometre suas tarefas a partir de suas marcações.

Comunicadores internos

Administrar melhor seu tempo também significa diminuir o desperdício. E é aí que entra a otimização da comunicação interna da empresa como um todo e de sua equipe em especial, essencial para que o trabalho seja feito de maneira mais eficiente. Você já pensou que muitas empresas perdem em produtividade ao passar muito tempo trocando e-mails e fazendo ligações desnecessárias? Pois para evitar essa falha, considere a implementação de um comunicador interno que seja mais ágil e eficaz, poupando um tempo valiosíssimo de todos os envolvidos com o trabalho.

Organizadores de material

Se os materiais e os arquivos andam bagunçados, a produtividade de uma equipe inteira pode ser impactada negativamente. E é por isso que a gestão do tempo fica bem melhor ao se implementar sistemas que ajudem a catalogar conteúdos de forma intuitiva e de fácil resgate. A verdade é que, independentemente do porte e da área de atuação da empresa, certamente há arquivos físicos e digitais em diversos de seus departamentos, sendo necessário, portanto, organizá-los de forma eficiente para que não se perca tempo em buscas posteriores.

Sistemas de videoconferência

Além de contar com um bom sistema de comunicação interna, uma empresa precisa implementar um software que seja capaz de proporcionar videoconferências de qualidade, já que, em muitos casos, perde-se tempo demais indo fisicamente a reuniões em locais distantes. Considere realizar alguns desses encontros de forma remota, usando um software adequado. E vale ressaltar que essa alternativa é particularmente valiosa para o caso de conferências entre cidades ou países diferentes. Ao utilizar essas ferramentas de gestão do tempo, uma empresa poderá contar com mais eficiência e produtividade, já que sua equipe saberá administrar bem melhor as próprias atividades. Com uma gestão competente das tarefas e dos processos de trabalho, fica simples encontrar possíveis excessos e corrigir falhas em tempo hábil. Agora nos conte: de que forma você procura usar a tecnologia para proporcionar uma melhor gestão do tempo na sua empresa? Conhece outras possibilidades igualmente úteis que queira compartilhar? Comente e divida suas ideias conosco!]]>

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Respostas de 7

  1. Sobre “É possível fazer essa medição usando um aplicativo de gestão de tempo, que cronometre suas tarefas a partir de suas marcações.”, é algo que eu faço e recomedo. Faz toda a diferença. Deixo inclusive a sugestão de que um dia apresentem uma lista. Há vários bons e, inclusive, colaborativos. Eu uso um chamado Time Tracking da primaERP, para registrar a utilização do tempo, e recomendo.

  2. Achei importantes as dicas apresentadas, pois, são fundamentais para aproveitar da melhor maneira possível o tempo e consequentemente, obter uma maior produtividade.
    Importante o tema. Gostei e para mim é de muita valia.

  3. Concordo com o artigo. Uma boa gestão do tempo facilita tudo. O que ajuda bastante e tecnologia. Você pode escolher várias formas de economizar o seu tempo. Eu pessoalmente gosto de Kanban ( http://www.kanbantool.com). Consigo organizar a minha vida professional sabendo quanto tempo posso eventualmente passar para cada tarefa.

  4. ótimo artigo. Eu realmente gosto de todos os pontos mencionados. Se falamos em gerenciamento de tempo, então sugiro que você use o ProofHub para o mesmo. Ele vem com tantos recursos incríveis. Deve tentar ferramenta.

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Qualyteam

27 jul 2015

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