É comum atividades da rotina se sobreporem a projetos de melhoria contínua, disputando a atenção. Saber priorizar é uma condição para que as iniciativas sigam em evolução e levem aos resultados almejados. Mas como priorizar com objetividade? A matriz GUT é um framework que pode ajudar você nisso.
Também conhecida como matriz de prioridades, a matriz GUT proporciona critérios de avaliação que permitem que você atribua um peso a cada uma das iniciativas em andamento e as organize em termos de importância.
Como funciona isso?
Neste artigo, você encontra tudo o que precisa saber para usar e construir essa ferramenta, e ainda baixa um template pronto!
O que é matriz GUT?
Matriz GUT é um sistema de priorização por meio de três critérios:
- gravidade;
- urgência; e
- tendência.
Criada por Kepner e Tregoe dentro do ambiente de gestão corporativa, a ferramenta fornece um instrumento padronizado para ordenar projetos, atividades, riscos, problemas, etapas de um projeto etc. pelo critério de relevância.
Isso torna a matriz GUT extremamente versátil, tendo uso em contextos como:
- planejamento estratégico;
- gestão de projetos;
- gestão de processos;
- gestão de riscos; e
- identificação e tratamento de não conformidades.
Além da amplitude de usos, a matriz GUT é extremamente intuitiva e simples de implementar. Veja abaixo o que significam, em termos de gestão, os três critérios de avaliação da matriz.
Gravidade, urgência e tendência: o que significam em gestão?
A matriz GUT avalia cada item a ser priorizado em termos de gravidade, urgência e tendência. O que cada um desses critérios significa dentro desse sistema de avaliação e priorização de atividades?
Vejamos abaixo:
1. Gravidade
Pelas características do item avaliado, qual o nível de importância que ele tem? A gravidade mensura qual é o nível de intensidade e relevância do item em si, mas também considera suas consequências e impactos.
2. Urgência
De acordo com a gravidade da situação, ela demanda uma ação imediata? Nem tudo que é grave demanda uma ação urgente. A urgência refere-se ao tempo que você tem para lidar com o item avaliado. Quando mais urgente, mais rápido ele precisa ser endereçado, sobretudo se for grave.
3. Tendência
Como o item avaliado tende a evoluir? Há perspectiva de mudança do cenário, como aumento da gravidade ou de urgência, ou nada muda?
Como mensurar gravidade, urgência e tendência
Para dar objetividade à sua avaliação, você vai estabelecer uma escala de pontuação para classificar cada um dos itens, de acordo com os três critérios.
Essa escala pode ser mais ou menos detalhada, mas em média a matriz GUT costuma ter de cinco a sete níveis de prioridade. Vejamos um exemplo:
Escalas da matriz GUT
- Sem gravidade / Sem urgência / Sem tendência de agravo
- Pouco grave / Pouco urgente / Pouco agravante
- Grave / Urgente / Tendência de agravo
- Muito grave / Muito urgente / Muito agravante
- Extremamente grave / Extremamente urgente / Extremamente agravante.
Como montar a matriz GUT?
Você pode montar sua matriz GUT em uma planilha, como no exemplo abaixo.
Para construí-la, você vai:
- Estabelecer sua escala de gravidade, urgência e tendência. Na tabela acima, você vê a escala de gravidade, que vai de 1 (sem gravidade) a 7 (gravíssimo). Todas as demais escalas seguem esse mesmo padrão.
- Na primeira coluna (A), você vai listar os itens que precisa priorizar.
- Nas colunas B, C e D, inserir os critérios: Gravidade, Urgência e Tendência.
- Na coluna E, inserir a sigla GUT para identificar a multiplicação dos resultados parciais. A fórmula vai seguir o seguinte padrão: =Bx*Cx*Dx, onde x equivale à linha do item em questão.
No banner abaixo, você acessa a planilha do exemplo acima, pensada para priorizar pontos levantados na matriz SWOT. Com uma simples adaptação, você a usa para quaisquer outros fins.
Agora, você já pode usar a sua matriz:
- Liste os itens a priorizar.
- Classifique-os de acordo com sua escala de gravidade, urgência e tendência.
- Automaticamente, o resultado final aparecerá.
- Ordene os problemas segundo a pontuação final, e você terá a sua lista de prioridades.
Limitações de matriz GUT
A matriz GUT ajuda a ordenar uma lista de demandas por prioridade, mas não a tratá-las. Depois de usá-la, você poderá criar planos de ação com outras ferramentas como 5W2H.
Matriz GUT: ação sem priorização nunca mais
A matriz GUT é simples, mas capaz de gerar um valor imenso para os setores que têm muitas demandas em andamento e, por isso, dificuldades de priorizar o que devem fazer.
Além de permitir uma análise objetiva e baseada nos mesmos critérios, visualmente ela estabelece uma ordenação que serve para orientar até os planos de ação.
Já é hora de aderir a essa ferramenta. E se tiver alguma dúvida ou contribuição a este artigo, coloque nos comentários!
