DMAIC: como usar a principal ferramenta do Six Sigma

Qualidade não é acaso, e sim o resultado de esforços inteligentes. Há algumas metodologias para dar inteligência a seus esforços. Dentro do Seis Sigma, o DMAIC é a mais comum delas. Reconhecida pela simplicidade, ela se tornou uma ferramenta extremamente versátil, podendo ser usada sozinha ou como parte de outros processos e iniciativas.

O DMAIC visa estruturar a melhoria de processos por meio da identificação de oportunidades, exploração e validação de potenciais soluções, decisão de um curso de ação com base em evidências e implementação de processos de controle para mensurar melhorias.

Apesar da simplicidade, justamente pela total liberdade, produzir resultados significativos dentro do framework pode ser desafiador para equipes que estão começando.

Neste artigo, partimos do conceito básico da ferramenta para explicar como fazer um grande uso dela.

DMAIC: o que é?

DMAIC é o acrônimo de Definir, Mensurar, Analisar, Melhorar (do inglês Improve) e Controlar, os cinco passos de uma metodologia sistemática para resolver problemas e melhorar processos.

O DMAIC tem uma abordagem estruturada de resolução de problemas, com base em análise, estandardização, diminuição das variações nos processos e foco na melhoria contínua.

Com um percurso cíclico baseado no método científico – assim como se vê em outras ferramentas da qualidade como PDCA –, ele visa prevenir que as equipes saltem etapas cruciais do tratamento de problemas para aumentar as chances de sucesso das iniciativas.

DMAIC e DMADV

DMAIC e DMADV têm inúmeras similaridades. Ambos aproveitam ferramentas estatísticas a fim de encontrar as causas de problemas relacionados à qualidade.

Mas, enquanto o DMAIC é focado na melhoria contínua e na eliminação do desperdício, o DMADV visa desenhar um novo produto, serviço ou processo.

Vejamos as fases de um DMADV em contraste com as de um DMAIC:

Definir: identificar o processo, produto ou serviço.
Mensurar: quantificar riscos e outros indicadores relacionados.
Analisar: analisar os dados.
Desenhar: desenhar e testar o novo produto, processo ou serviço.
Verificar: avaliar e validar o projeto.

DMAIC passo a passo

O DMAIC tem 5 passos. Os três primeiros passos são focados na identificação do problema ou oportunidade de melhoria em questão. Na quarta fase, o objetivo é planejar e implementar as ações. E na última, verificar e monitorar. Vejamos com mais detalhes como cada etapa é executada.

1. Definir (define)

Nesta etapa, você vai identificar ou validar o problema ou oportunidade de melhoria da maneira mais clara possível, a fim de determinar se ela é uma boa candidata ao DMAIC.

Para responder a essa pergunta, conseguir traduzir o problema em uma frase simples e compreensível é fundamental.

Nesta fase, você também deve contextualizar o problema, localizando-o dentro do processo. Para isso, você poderá usar o SIPOC ou um mapa do processo.

Priorizar problemas de acordo com os objetivos da empresa e interesses de stakeholders, custos e prazos do DMAIC será fundamental nesta etapa.

2. Mensure (measure)

A mensuração é um detalhamento da etapa de definição. Uma vez que você tenha a definição adequada e contexto suficiente sobre o problema, você vai medir o processo em múltiplas dimensões para estabelecer a linha de base.

Dentre os indicadores que podem ser medidos estão lead time, inputs, perdas das mais variadas, defeitos, satisfação do cliente, variações etc.

Esse processo será fundamental para você compreender se realmente superou o déficit de performance, após melhorar o processo.

Aproveite esta etapa para construir hipóteses de análise dos dados que coletou, que levará para a etapa seguinte.

3. Analise (analyse)

Nesta fase, você vai estabelecer evidências da causa raiz da variação e baixa performance, correlacionando com o problema.

Para isso, você analisará o processo e as hipóteses levantadas com base nos dados coletados.

No seis sigma essa análise é essencialmente estatística. Para isso, você vai aproveitar inúmeras ferramentas da qualidade, como diagrama de Pareto, análise de regressão, diagrama de dispersão, cartas de controle etc.

4. Melhore (improve)

Essa fase de melhoria diz respeito tanto a gerar ideias e testar soluções quanto a selecioná-las, priorizá-las e executá-las.

Usar ferramentas como o brainstorming, kaizen, diagrama de afinidade, poka-yoke e 5S poderá ajudar.

Essa é também a fase mais longa do DMAIC. Geralmente tem duração de 8 a 10 semanas. Por si só, ela demanda um gerenciamento paralelo. Dominar ferramentas de gestão de projetos como kanban pode facilitar o desdobramento dessa fase.

5. Controle (control)

O propósito da fase de controle é garantir o sucesso da implementação da melhoria proposta e sua manutenção a longo prazo, de modo a se tornar o novo standard institucionalizado.

Essa é a fase determinante do DMAIC. Apesar de ser a última, não deve ser negligenciada. Muitas equipes chegam à fase de melhoria, mas depois têm dificuldade de sustentar os ganhos.

Por isso, além de institucionalizar, os resultados dessa fase devem continuar a ser monitorados para que qualquer passo atrás seja identificado e endereçado de maneira proativa.

Quando usar DMAIC

Para aplicar o DMAIC, você precisa selecionar o projeto certo. Bons candidatos para passar pelo DMAIC são:

Processos com problemas óbvios.
Problemas razoavelmente simples de endereçar, mas que precisam de uma estrutura para que a solução seja efetiva.
Problemas cuja solução não é clara ou não tem evidências claras a seu favor.
Problemas cuja solução terá impactos consideráveis.
Potencial de redução de lead time ou de defeitos, bem como de redução de custos e aumento da produtividade.
Problemas sobre os quais você pode coletar dados.

Como conduzir um DMAIC dentro da equipe

O DMAIC nem sempre é aplicado da mesma maneira. É desejável, inclusive, que ele se adapte de acordo com o problema em questão, assumindo outras formas. Não deve haver rigidez, portanto, na sua aplicação. Como vimos, há várias ferramentas sob o guarda-chuva de um DMAIC, sendo selecionadas de acordo com a necessidade do projeto.

Há duas abordagens para executar um DMAIC.

A primeira é uma abordagem contínua. Ela é executada junto das atividades diárias, pelo próprio time, com a liderança de um especialista ou líder que domina a ferramenta. Essa abordagem funciona bem quando a equipe precisa tocar vários projetos simultaneamente ou quando seu projeto é longo e grande.

A segunda é uma abordagem pontual, com progressão intensa, com duração máxima de uma semana. Nesse caso, o DMAIC envolve um kaizen. Durante a duração do programa a equipe envolvida sai de suas atividades regulares e se mantém inteiramente dedicada ao processo. Normalmente, a implementação fica para depois, Essa abordagem é focada em projetos menores e mudanças rápidas.