Por Thatiana Sousa Sestrem
Jornalista
Empresa sem gestão de documentos sofrem com perda de tempo e prejuízo financeiro. Conheça os principais impactos que podem atrasar o desenvolvimento do seu negócio.
A gestão de documentos é uma prática essencial de qualquer empresa. Mas sabemos que que gerenciar informações de negócios, proveniente de várias fontes, pode ser uma tarefa desafiadora. Um gerenciamento inadequado de arquivos e dados pode trazer sérias consequências, como perda de documentos e extravios, retrabalho, multas por falta de documentação ou documentos vencidos.
Outro ponto que vale ressaltar é que quando a empresa não implementa uma política de gestão que possa traçar o ciclo de vida de toda a documentação organizacional, fica difícil saber quando determinados documentos podem ser descartados ou quais devem ser guardados para fins de comprovação jurídica e fiscal.
Mas como por que a falta de uma gestão de documentos pode custar caro para sua empresa? Confira nosso post de hoje!
Riscos de uma gestão de documentos inadequada
Reduzir custos e aumentar a produtividade é o que todo empreendedor sonha e deseja alcançar em sua rotina diária. Porém a maturidade da gestão documental ainda é pouco adotada nas empresas, impactando diretamente nos resultados e no crescimento das organizações.
Para se ter uma ideia, segundo dados da PwC e do Radicati Group, a falta de uma correta – e completa – gestão de documentos provoca as seguintes situações:
- Gestores perdem em média 1 mês, dos 12 meses do ano, procurando informações que foram armazenadas inadequadamente e em arquivos desorganizados;
- Profissionais gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações em documentos. O percentual pode chegar a 50% do tempo de procura por tais documentos;
- Colaboradores perdem, em média, 2 horas diárias procurando documentos perdidos e extraviados, como contratos, notas fiscais, guias e e-mails.
- No mínimo, 2/3 das informações guardadas pelas empresas estão obsoletas e podem ser removidas ou destruídas;
- Um documento é fotocopiado, em média, 19 vezes. Quase 40% das impressões são desnecessárias.
Outro dado alarmante divulgado em pesquisa realizada pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documento), é que a cada 12 segundos, em média, um documento se perde nas empresas.
Despesas com multas
Quando a empresa não mantém uma gestão documental eficiente fica facilmente exposta a prejuízos. Entre elas, estão as multas aplicadas pelo Fisco decorrentes da falta de documentos (ou da dificuldade em encontrá-los).
Muitas empresas também não sabem gerir corretamente suas informações digitais, ocupando banco de rede e contas de e-mail desnecessariamente. É importante saber gerenciá-los e tirar o maior proveito da tecnologia – reduzindo custos e aumentando a produtividade.
Retrabalho
Documentos perdidos ou mesmo extraviados geram retrabalho e, consequentemente, redução da produtividade. Além disso, os funcionários perdem muito tempo com a indexação de documentos físicos, que poderiam ser facilmente processados com a automação das operações.
Uma pesquisa global realizada pela IDC (International Data Corporation) com 1200 colaboradores, aponta que na tempo desperdiçado com gestão de documentos em geral. resulta em 19,5% a menos de produtividade.
Com uma gestão de documentos eficaz é possível padronizar a organização dos arquivos, seja por data, ano ou outras especificações. Isso elimina a dificuldade de gestão dos documentos físicos que pode levar à perda e ao extravio de importantes informações.
Outra vantagem é a possibilidade de integrar todos os setores da empresa. Você tem em um só lugar todas as informações disponíveis, sem a necessidade de procurar em pastas ou arquivos digitais isolados. Afinal, quanto mais tempo a equipe gasta em processos manuais, menos tempo terão para se concentrar no core business da organização.
OS DESAFIOS E VERDADES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Custos com self storage
As empresas produzem uma grande quantia de informações diárias, o que toma bastante espaço físico para o armazenamento.Além disso, muitas organizações são obrigadas a alugar um self storage para a alocação de toda a documentação. Isso gera custos maiores com o aluguel, manutenção e funcionários.
Pesquisa realizada pela AIIM (Association for Information and Image Management) aponta que o armazenamento no ambiente digital reduziria pela metade o espaço utilizado para arquivar documentos físicos em cinco anos, o que geraria uma economia de quase 8% nos custos gerais para a empresa.
Ao manter a gestão de documentos no formato digital a empresa pode manter todas as informações seguras e em nuvem. Todos os dados podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, sem a ocupação excessiva de espaço e de maiores gasto.
Softwares de gestão como solução
A gestão documental é uma das práticas mais importantes para evitar (ou mesmo eliminar) custos desnecessários que podem levar a sérios prejuízos. E isso também se refere à segurança de informações. De acordo com estudo realizado nos EUA, o custo médio de uma violação de dados em uma organização é de US$ 148 por registro comprometido. O mesmo relatório também revela que o impacto global de uma violação de dados nas empresas é de cerca de US $ 3,86 milhões.
É preciso tratar a imensa quantidade de documentos físicos e eletrônicos de forma correta. Mas do que isso, é preciso contar com a ajuda de profissionais especializados na área, com conhecimento suficiente para traçar uma estratégia que possa integrar toda a empresa e tornar toda a documentação produzida acessível e organizada.
O Módulo DOC, da Qualyteam, foi desenvolvido para simplificar a Gestão de Documentos e também atender à norma ISO 9001:2015, no caso das empresas que passam por auditorias.
- Armazenamento: Sem limite de armazenamento em disco, ou seja, o sistema comporta os inúmeros documentos produzidos pela sua empresa;
- Workflow sem complicações: Você define o processo e a equipe envolvida no fluxo de elaboração dos documentos, comunicando as tarefas automaticamente;
- Notificações automáticas: Notifica a sua equipe quando o documento for publicado e também quanto ao controle de prazos;
- Segurança: O acesso é sempre controlado por senha. Você consegue restringir os usuários que possuem permissão para consultar documentos, realizar impressão ou download;
- Agilidade na recuperação de documentos: utiliza os filtros disponíveis para consulta, com informações disponíveis referentes à prazos;
- Preservação: backup diário realizado pelo próprio sistema;
- Acesso à versão mais atualizada: Elimina o trabalho de procurar em uma infinidade de arquivos qual a versão mais recente.
Conclusão
Os documentos são indispensáveis para o bom fluxo das comunicações entre uma empresa e suas principais partes interessadas. Se um documento importante for perdido, danificado ou roubado, as consequências para o negócio podem ser desastrosas.
Escolhendo as ferramentas adequadas, como uma solução automatizada, a empresa pode mudar radicalmente a maneira como conduz as operações, racionalizando os custos com documentos, otimizando recursos e aumentando a produtividade que, consequentemente, reflete em melhores resultados.
A sua empresa já adota soluções para uma boa gestão de documentos? Se você busca automatizar este processo e quer mais informações, podemos lhe ajudar. É só entrar em contato com nossos especialistas.
