(Por Daniela Albuquerque*)
Eis uma grande questão: Posso manter cópias não controladas em meu sistema de gestão?
O caso é polêmico, então vamos analisar o que diz a norma ISO 9001:2008 em seu item 4.2.3:
“Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade DEVEM ser controlados.“
Ora, se a norma diz que temos que controlar os nossos documentos, como vamos instituir de forma prática uma cópia não controlada? É uma contradição, certo?!
Sendo assim, como proceder quando existe a necessidade de impressão de um documento para utilização em treinamentos ou reuniões?
Nesse caso recomendo que indique em seu procedimento que cópias impressas são válidas apenas no dia da sua impressão e que após esse período esses documentos tornam-se obsoletos.
DICA: É necessário que instale um programa que irá indicar a data de impressão de um documento.
É importante que todos os colaboradores da empresa recebam treinamento sobre o procedimento Controle de Documentos a fim de garantir que todos entendam a sistemática e a importância desse item de seu sistema de gestão.
Mãos a Obra!
Fonte: Templum – http://certificacaoiso.com.br/copias-controladas-copias-nao-controladas-em-sistema-de-gestao-como-agir/
* Formada em Comunicação Social, pós graduada em Gestão de Negócios. Atua há 05 anos com implementação em sistemas de gestão e possui também experiência em áreas de marketing de relacionamento e planejamento estratégico de organizações.
Para fazer a gestão de cópias controladas e não controladas conheça o software da Qualyteam.
6 Comentários. Deixe novo
Temos que considerar uma coisa… como funciona a realidade da modificação de um procedimento?
Vc tem um procedimento. Ele funciona. Se segue ele. Vamos melhorar. Vc então faz alguns testes e se melhorar, ENTÃO vc modifica o procedimento, colocando ele novamente pra aprovação, etc. Após aprovado, etc, vc treina o pessoal. Estamos falando em pelo menos 1 semana.
O novo procedimento tb pode ser conversado, se tem idéias, se modifica o documento, se publica, se aprova e daí vc faz testes pra validar, e ou voltar a versão ou fazer uma nova modificação.
De uma maneira ou de outra, não existe na vida real nada do tipo IMEDIATO, do tipo “publicamos agora, neste exato momento as pessoas estão seguindo o novo procedimento publicado”.
Dessa maneira, a Cópia Não Controlada pode muito bem ter uma validade de digamos 1 semana ou um pouco mais, que corresponde, MESMO QUE UM NOVO PROCEDIMENTO SEJA PUBLICADO ALGUNS MINUTOS APÓS A COPIA NÃO CONTROLADA SER IMPRESSA, a este período de transição que ocorre na realidade.
E para não gastar papel, pode ser norma da empresa que, após 1 semana da impressão da Cópia Não Controlada, seja obrigatório a conferência de versão… se a cópia não controlada ainda estiver na versão atual, se continua usando ela. Se tiver mudado, se descarta a cópia não controlada.
Boa tarde!
Com relação a documentos disponibilizados na pasta eletrônica (rede), como poderá ser feito o controle?
Boa tarde, Lucimara. As pastas do Windows são fáceis de usar, mas quando é preciso controlar acesso, cópias ou impressão, se tornam a forma mais complicada e suscetível a erros. Há quem tente usar planilhas contendo listas com os documentos e as pessoas que podem ter acesso a eles. Fuja dessa complicação!
Uma alternativa simples e gratuita é o Google Drive (https://www.google.com/intl/pt-BR/drive/). Você pode inserir todos os documentos nele e controlar quem pode visualizar ou editar. Outra vantagem é que fica tudo na Internet (protegido por senha, é claro)
Ainda assim, como o Google Drive não foi feito especificamente para isso, você pode ter algumas dificuldades com histórico de impressões, por exemplo, com a geração de lista mestra, prazos ou aprovações.
Para uma solução que solucione esses problemas e evite confusões, você vai precisar desembolsar uma mensalidade para adquirir um software. No fim das contas, a economia de tempo e a redução de problemas compensam este investimento.
A Qualyteam oferece o TeamDOC, um programa específico para controlar documentos e automatizar alguns processos. Sugiro que você acesse nossa lista de clientes e converse com alguns deles sobre as vantagens do TeamDOC em relação a outras alternativas.
Lista de clientes Qualyteam
Vídeo de como funciona o programa
Concordo; interessante seria CARIMBAR COPIA SOMENTE PARA INFORMACAO conforme essa data, estou com esse caso hoje na organizaÇão em que trabalho.
Grato.
Esse assunto deve-se ter um cuidado no uso do documento; não sou a favor da data de impressão no documento. Se formos pensar nele ser usado somente naquele dia, tornando-se obsoleto no outro ira gerar uma grande quantidade de papel, não sendo a favoravel para o meio ambiente. Se tenho a necessidade de imprimir um documento e não controla-lo sugiro CARIMBAR COPIA SOMENTE PARA INFORMACAO, assim sei que devo seguir outro procedimento e aquele servira apenas para orientar. Tudo deve ser bem estudado para verificar a melhoria, em um lugar pode-se utilizar de uma forma e em outra talvez não de certo, o planejamento ira ajudar.
Atenciosamente
Amanda Silveira
Paz e Bem
Boa tarde!
Documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade são os documentos obrigatórios ao sistema e que são mencionados na norma, como os 6 procedimentos obrigatórios e registros determinados em alguns dos tópicos da norma (que são um tipo especial de documento).
Documentos de apoio para a realização de treinamentos não necessitam ser controlados. Para o caso apresentado no texto acima, certamente o bom senso prevalecerá entre o auditor e o auditado. Não creio que seja necessário elaborar um controle para as cópias dos documentos impressos que posteriormente serão descartados, pois isto geraria apenas mais tempo e amarraria o processo, visto que nos dias atuais, tempo é dinheiro!
Este é apenas o meu ponto de vista com base em treinamentos e experiência na área.
Parabéns pelo blog, ele é muito bom!
Atenciosamente.
Gabriel de Souza Carvalho
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