Como é bom ver um sistema de gestão da qualidade operando com leveza.
As auditorias oferecem essa possibilidade e, mais do que uma simples avaliação normativa, funcionam como um espetáculo de gestão ao auditor.
E pode parecer exagero, mas não é. Pergunte para qualquer auditor o que é mais fácil auditar: um SGQ complexo e repleto de não conformidades ou um SGQ simples e objetivo.
A resposta será uníssona.
Sumário
Operando o SGQ: com ou sem um software?
Apesar da importância dos softwares, podemos afirmar que um sistema de gestão da qualidade pode ser operado manualmente.
Mas não é possível afirmar que a operação manual de um Sistema de Gestão da Qualidade seja isenta de alguma restrição.
Neste artigo, abordamos a operação de um SGQ, destacando as vantagens e desvantagens de informatizá-lo com o uso de softwares.
O grande vilão
Antes de prosseguir, é importante lembrar do que já discutimos: por onde começar a construção de um SGQ e sobre o momento mais temido para o SGQ.
Nestes artigos tratamos respectivamente de consultoria e auditoria e sua importância na estruturação e manutenção do SGQ ou, tecnicamente falando, dos Processos que compõem o SGQ.
Para garantir a melhoria contínua e a satisfação dos clientes, a Norma ISO 9001 orienta as organizações a implementarem um conjunto claro de requisitos.
Entretanto, ela descreve o quê a organização deve implementar, mas não como isto deve ser feito.
E é neste momento, por falta de conhecimento, que presenciamos o nascimento de estruturas complexas que tornam o SGQ um verdadeiro inferno gerencial.
Expressões como: “O SGQ burocratizou a operação”, “O SGQ engessou a produção”, etc, são muito comuns nestes cenários.
Embora a complexidade ou leveza de um SGQ esteja relacionada diretamente aos processos que ele contempla (vide requisito 4.4 da Norma ISO 9001:2015), a gestão pode ser simplificada com o uso de softwares desenvolvidos especialmente com esse enfoque.
Como dito anteriormente, a Norma ISO 9001 diz o quê precisa ser feito, mas não como.
Para ilustrar como os softwares auxiliam na aplicação prática da norma, veja a tabela a seguir:
| Requisito daNorma ISO 9001:2015 | O que fazer | Como fazer |
| 7.5.3 | Controlar documentos e registros | Qualyteam Software (Documentos) |
| 9.1 | Gerenciar Processos | Qualyteam Software (Indicadores) |
| 10.2.1 | Tratar reclamações e não conformidades | Qualyteam Software (Não conformidades) |
| 6.1 | Gerenciar riscos externos e internos | Qualyteam Software (Riscos) |
| 4.1 / 6.1 / 10.1 | Implementar oportunidades | Qualyteam Software (Oportunidades) |
| 7.1.5 | Gerenciar equipamentos de medição | Qualyteam Software (Calibrações) |
| 9.2 | Gerenciar auditorias internas | Qualyteam Software (Auditoria) |
| 8.4 | Gerenciar fornecedores | Qualyteam Software (Fornecedores) |
Como escolher o software ideal para SGQ
Já descrevemos no início deste artigo que um SGQ pode ser operado manualmente. Mas isso implica em uma série de restrições.
Entre os principais desafios da operação manual estão, por exemplo:
- O controle de documentos e registros;
- O acompanhamento e gestão de processos;
- Dificuldade na gestão de riscos, oportunidades, fornecedores, auditoria e equipamentos de monitoramento e medição;
- Fragilidade no registro e controle do tratamento de reclamações de clientes e de não conformidades.
- Lentidão na busca das informações;
- Desmotivação operacional com trabalhos e retrabalhos manuais;
- Lentidão na tomada de decisão;
Para entender os benefícios de um software, basta olhar os itens acima e imaginar um cenário completamente oposto.
Parece atrativo pensar na informatização, como uma solução simples para a operação de um SGQ, não? Mas a organização precisa ter cuidado com alguns pontos essenciais:
- A empresa
A fornecedora do serviço (software) tem credibilidade e experiência no mercado? Qual a opinião dos usuários? Qual o NPS da empresa?
- Finalidade
O software minimiza a dificuldade que minha organização tem em relação ao SGQ? Ele atende integralmente o que a Norma ISO 9001 exige?
- Aplicabilidade simplificada
O software simplifica a gestão do SGQ de minha empresa?
Neste ponto, sugerimos que a organização converse com empresas que já usaram outros softwares para saber as funcionalidades e simplicidade de uso.
- Implantação
Além da escolha da ferramenta, é preciso atenção ao processo de implantação. Como é o processo de implantação do software? Envolve conceito e capacitação do usuário ou o treinamento se refere somente ao uso do software? Um profissional qualificado conduz o treinamento ou a empresa apresenta o conteúdo de forma virtual, por meio de um avatar?
- Suporte
Como o serviço de suporte é prestado? Qual a avaliação dos clientes (NPS) em relação ao serviço de suporte prestado?
O legado de um sofware para SGQ
Dessa forma, percebe-se que a definição por um software para SGQ requer uma busca um pouco mais detalhada do que uma pesquisa de mercado com base no preço.
Há vários aspectos a considerar quando sabemos que a escolha influenciará profundamente a estruturação e manutenção do sistema de gestão da qualidade.
Definir bem esses parceiros é uma questão de respeito pelo SGQ e pelo orçamento da organização.
Fazer a escolha certa torna simples o que muitos tornam complexo, além de facilitar a operação e gerar um legado para a qualidade.
O ecossistema de um SGQ: elementos essenciais para um sistema de gestão da qualidade eficaz
Como estamos vendo ao longo desta série, um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) eficaz vai muito além da simples administração de processos. Ele depende de um ecossistema bem estruturado, no qual cada elemento desempenha um papel fundamental para garantir a eficiência e a melhoria contínua.
A tecnologia é um desses pilares essenciais. Um software especializado permite centralizar informações, automatizar processos e reduzir erros e retrabalho, tornando a gestão da qualidade mais estratégica e integrada.
Além disso, a consultoria especializada — como vimos no primeiro episódio — e a auditoria são recursos valiosos para orientar a implementação e avaliar o desempenho do SGQ, garantindo que ele se mantenha alinhado às melhores práticas e requisitos normativos.
Outro pilar indispensável é a educação. Tanto a alta direção quanto os colaboradores precisam estar alinhados com a Cultura da Qualidade, garantindo que o SGQ funcione de maneira contínua e eficaz. A conscientização e o engajamento da equipe são fundamentais para consolidar uma mentalidade voltada para a excelência.
Todos esses elementos são essenciais para um SGQ mais ágil, estratégico e eficiente.
Foi com essa visão que surgiu o Hub Qualyteam, o primeiro Hub da Qualidade do Brasil, criado para reunir todos os processos necessários em um só lugar e transformar a forma como as empresas gerenciam a qualidade.
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No próximo e último episódio, daremos o passo final nesta jornada e exploraremos o papel da educação na construção de um SGQ inteligente e sustentável.
Continue acompanhando nossa série de artigos com insights exclusivos de Ivan Gonçalves, sócio-fundador da Qualyteam e auditor sênior com mais de 25 anos de experiência na área da Qualidade.
