Conheça os principais atributos de um software de Gestão da Qualidade para alcançar grandes resultados no gerenciamento de documentos, indicadores e não conformidades.
Implantar um Sistemas de Gestão da Qualidade é uma tarefa desafiadora. Envolve toda uma mudança de cultura e engajamento das áreas para identificar, mapear processos e promover a melhoria contínua. E eis que surge o questionamento: vale adquirir um software de Gestão da Qualidade ou o gerenciamento manual já traz os resultados que a minha empresa precisa?
Se você conta com um SGQ estruturado já com rotinas e processos estabelecidos e realiza o gerenciamento manual, você pode levar em conta algumas questões como:
- Produtividade: Você sabe quanto tempo sua equipe leva para organizar as informações e preencher documentos e planilhas? E o quanto este tempo poderia ser revertido em ações estratégicas dentro da empresa?
- Atualização: Indicadores e demais dados são atualizados corretamente ou estão defasados com frequência?
- Organização: Sua equipe tem sinergia e é organizada o suficiente para mensurar todas as informações e se comunicar entre si ou isso sempre é um problema
A partir do momento em que a empresa passa a ter um volume significativo de informações, torna-se essencial mais controle e organização. Isso evita que a empresa amargue o custo da não conformidade em médio e longo prazo. E sabemos que não é nada barato.
Por que usar um software de Gestão da Qualidade?
Um bom software de gestão da qualidade permite integrar informações para o gestor ter uma visão bem abrangente das atividades. Ao saber exatamente onde estão as falhas no processo e com base em dados corretos, consegue promover ações de melhoria contínua.
Outro ponto a ser levado em conta é a economia em médio e longo prazo. Como falamos acima, o custo da não conformidade pode ser uma pedra no sapato da alta Direção.
Automatizar processos que elevem a gestão do negócio também auxiliam a maximizar os lucros da empresa.
Quer ver na prática a diferença na gestão? No post de hoje, elencamos três atividades cruciais para as organizações e o impacto nos resultados com a utilização de um software.
Software de Gestão da Qualidade para documentos
Diariamente uma organização produz dezenas de documentos e informações e que nem sempre são utilizadas apenas uma vez. Se não houver uma boa comunicação entre a equipe, a gestão de documentos de forma manual torna-se extremamente desarticulado.
Tomamos como exemplo, a atualização de documentos. Um dos integrantes da equipe atualizou informações mas esqueceu de comunicar a equipe em meio a tantas atividades. Por falta de comunicação, o gestor utiliza a versão do arquivo desatualizada, o que ocasiona grandes problemas para a empresa.
Percebeu como a falta de controle dificulta o acesso a dados atualizados e gera muita dor de cabeça para o setor?
Automatizar a Gestão de Documentos pode lhe poupar tempo e trazer segurança no acesso às informações mais atualizados da qualidade. A rastreabilidade de modificações por usuário também ajuda a monitorar as alterações realizadas.
Além disso, quando há uma atualização no documento, toda a equipe pode ser notificada automaticamente. Isso evita confiar apenas em nossa memória e causar contratempos que geram mais custos para o negócio.
Software de Gestão da Qualidade para indicadores
Quando falamos de indicadores de desempenho, sabemos que cada área apresenta KPIs cruciais para mensurar o alcance dos resultados. Se a organização não for impecável para reunir estes dados e informações, os resultados podem ficar comprometidos.
Para relatar os indicadores de desempenho por meio de dashboards manuais, seus dados precisam estar compilados de forma correta em uma planilha. Isso significa que se você tiver várias fontes de dados, será necessário importar as informações e atualizar manualmente, correndo o risco de erros no decorrer do caminho.
O fator tempo também impacta na entrega dos resultados. Você precisa criar manualmente diferentes gráficos, tabelas e outros elementos visuais que proporcionem uma visão geral dos seus dados.
Aparentemente, isto pode não ser um grande problema. Mas se em uma apresentação aos gestores, forem solicitadas melhorias, será necessário mais um esforço de tempo para reformular informações. Já pensou ter que fazer isso em cada apresentação?
Ao utilizar um software, todo o processo para a apresentação dos resultados de KPIs torna-se mais prático e rápido. As informações podem ser coletadas a partir de outros indicadores ou de outros softwares integrados.
Isso permite a criação de gráficos comparativos e customizados, de acordo com a necessidade do negócio, ampliando a capacidade de análise de informações.
Outra vantagem de uma Gestão de Indicadores automatizada, apresenta filtros otimizados que permitem encontrar gráficos de um determinado processo, período ou responsável. O que facilita e muito a sua busca quando há grande quantidade de informações.
Software de Gestão da Qualidade para não conformidades
Assim como em outros quesitos, é preciso muito engajamento da equipe para que nada passe despercebido no tratamento de não conformidades.
Se há várias pessoas envolvidas no processo, uma série de situações podem ocorrer: informações espalhadas em diferentes documentos ou edição e alterações sem o consentimento do responsável pelo processo.
Na prática, informações referentes à análise de causa raiz, planos de ação e análise de eficácia ficam comprometidas, resultando na publicação de um relatório de não conformidades desatualizado. E não podemos esquecer que decisões são baseadas em dados.
Um software pode te auxiliar na identificação de causa-raiz com a utilização de ferramentas como Ishikawa e os 5 Porquês, permitindo a construção de planos de ação e oportunidades de melhoria.
O gestor acompanha o andamento das ações implementadas, quem são os responsáveis em cada etapa do processo e até abrir um novo registro de não conformidade, caso a avaliação de eficácia não esteja de acordo.
Isso sem utilizar múltiplas fontes de informação, trazendo mais segurança e confiabilidade nas informações apresentadas em uma auditoria.
Conclusão
De nada adianta investir na Gestão da Qualidade para promover a melhoria contínua dentro da organização se os próprios processos para atingir este objetivo são morosos e falhos. O gerenciamento manual pode ser efetivo no início desta jornada, mas à medida que há um número expressivo de informações a serem monitoradas, a probabilidade de erros acaba sendo maior.
Um software para Gestão da Qualidade facilita e padroniza o acompanhamento por parte dos gestores de todos os processos e atingimento de metas com atendimento ao cliente, venda, economia de recursos, etc.
Com isso o conceito da melhoria contínua é implantado efetivamente, diminuindo o recebimento de não conformidades e consolidando a imagem da empresa no mercado.
Se você já tem um SGQ estruturado e quer elevar a organização e monitoramento das ações de Qualidade dentro da sua empresa, fale com os nossos especialistas.
