Como tratar não conformidades? Aprenda agora!

Tratar corretamente as não conformidades é um grande desafio para as empresas que operam de acordo com normas de qualidade adotadas oficialmente, sejam essas normas originárias de padrões ISO, requisitos de leis, especificações de produtos, procedimentos organizacionais ou de qualquer outro tipo.

Diminuir a incidência de não conformidades, tratando e eliminando sempre cada causa raiz, ajuda a manter os recursos aplicados pela empresa em processos de qualidade, de forma a torná-los mais eficazes, alocando-os sempre em melhoria contínua em vez de correções de erros repetitivos.

Mas como fazer isso acontecer na prática? Neste artigo, vamos mostrar os passos a serem seguidos para alcançar esse objetivo. Vamos a eles!

Identificação do problema

Uma não conformidade ocorre quando, um determinado requisito documentado como necessário ao processo, não é atendido. Quando detectada, a não conformidade precisa ser tratada em tempo hábil, e com um procedimento padronizado e eficaz.

O auditor é o responsável pela correta identificação dos motivos que levaram à ocorrência da não conformidade, sendo esses motivos, em geral, decorrentes de informações insuficientes ou de erros em documentações, e especificações de equipamentos e materiais incorretos para utilização nos processos.

Adequações do relatório

Em geral, a pessoa que realizará a correção ou encaminhará a ação corretiva, não é a mesma que emitiu o relatório de não conformidade, sendo necessária uma redação adequada do relatório, para transmitir de forma mais assertiva possível o problema e suas causas, evitando ruídos na comunicação, e uma possível nova ocorrência da mesma não conformidade.

Além disso, é preciso basear-se em evidências objetivas. A verificação de o que é, onde, e quando ocorreu o problema será o ponto de partida para o correto registro das evidências. Estas têm que ser objetivas, fornecendo provas materiais e demais informações comprováveis, tais como materiais coletados, registros e documentos, referentes ao processo em questão.

Correção x Ação corretiva

Correção é uma ação provisória, em que a não conformidade ocorrida naquele momento é eliminada. Já a ação corretiva é aquela que visa eliminar a raiz do problema, garantindo que ele não ocorra mais no futuro.

A ação corretiva tem um ciclo de vida maior, já que, em muitos casos, precisa de envolvimento de pessoas de diversas áreas para a análise de inovação em relação à tecnologia empregada, da alteração de processos de trabalho, do emprego de ferramentas de análise e implementação e, consequentemente, do treinamento dos envolvidos no processo.

Hoje em dia, existem diversos softwares de gestão de não conformidades no mercado que agilizam e otimizam as atividades desse ciclo de vida, contando com ferramentas de análise tais como, os 5 Porquês, Ishikawa, 5W2H, controle de prazos e alertas automáticos, permitindo aos gestores de qualidade e à toda a organização, que mantenham-se focados na proposição, e na implementação de melhorias contínuas nos processos.

O custo da qualidade é sempre menor que o da não qualidade, porém os recursos aplicados para manter a qualidade do processo, do produto ou do serviço precisam ser bem alocados, para melhorar a competitividade da empresa.
Gostaria de saber mais sobre implantação simples de sistema da qualidade, e tratamento prático de não conformidades em sua empresa? Então, leia nosso artigo sobre alternativas para facilitar a gestão da qualidade, e veja como é possível, realizar essas tarefas fundamentais para as empresas de forma rápida e prática.