Identificação do problema
Uma não conformidade ocorre quando, um determinado requisito documentado como necessário ao processo, não é atendido. Quando detectada, a não conformidade precisa ser tratada em tempo hábil, e com um procedimento padronizado e eficaz.
O auditor é o responsável pela correta identificação dos motivos que levaram à ocorrência da não conformidade, sendo esses motivos, em geral, decorrentes de informações insuficientes ou de erros em documentações, e especificações de equipamentos e materiais incorretos para utilização nos processos.
Adequações do relatório
Em geral, a pessoa que realizará a correção ou encaminhará a ação corretiva, não é a mesma que emitiu o relatório de não conformidade, sendo necessária uma redação adequada do relatório, para transmitir de forma mais assertiva possível o problema e suas causas, evitando ruídos na comunicação, e uma possível nova ocorrência da mesma não conformidade.
Além disso, é preciso basear-se em evidências objetivas. A verificação de o que é, onde, e quando ocorreu o problema será o ponto de partida para o correto registro das evidências. Estas têm que ser objetivas, fornecendo provas materiais e demais informações comprováveis, tais como materiais coletados, registros e documentos, referentes ao processo em questão.
Correção x Ação corretiva
Correção é uma ação provisória, em que a não conformidade ocorrida naquele momento é eliminada. Já a ação corretiva é aquela que visa
eliminar a raiz do problema, garantindo que ele não ocorra mais no futuro.
A ação corretiva tem um ciclo de vida maior, já que, em muitos casos, precisa de envolvimento de pessoas de diversas áreas para a análise de
inovação em relação à tecnologia empregada, da alteração de processos de trabalho, do emprego de ferramentas de análise e implementação e, consequentemente, do treinamento dos envolvidos no processo.
Hoje em dia, existem diversos
softwares de gestão de não conformidades no mercado que agilizam e otimizam as atividades desse ciclo de vida, contando com ferramentas de análise tais como, os
5 Porquês,
Ishikawa,
5W2H, controle de prazos e alertas automáticos, permitindo aos gestores de qualidade e à toda a organização, que mantenham-se focados na proposição, e na implementação de melhorias contínuas nos processos.
O
custo da qualidade é sempre menor que o da não qualidade, porém os recursos aplicados para manter a qualidade do processo, do produto ou do serviço precisam ser bem alocados, para melhorar a competitividade da empresa.
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