Como reduzir os custos na empresa sem reduzir a qualidade

Por Felipe Setlik
Qualyteam China

Reduzir custos mantendo a qualidade dos produtos e serviços não é impossível, mas requer planejamento e organização por parte das empresas. Veja as principais práticas

O dilema não é novo: como reduzir os custos sem reduzir a qualidade?

Infelizmente, a maioria das empresas considera que reduzir custos está diretamente ligado ao corte de gastos. Você também pensa assim?

Quando os processos da empresa são estudados adequadamente, é possível enxergar falhas, desperdícios e promover a inovação dos processos de modo a torná-los mais eficientes. Ou seja, fazer mais, gastando menos.

Não é à toa que, em momentos de crise, grandes inovações costumam surgir. A necessidade de poupar abre oportunidades para novas ideias e exige soluções mais baratas e mais produtivas.

Leia também: Por que investir na gestão da qualidade ajuda na redução de custos

Quer saber mais sobre como minimizar os gastos sem prejudicar a qualidade? Acompanhe os tópicos seguintes!

Planejamento de ações

Não dá para sair pela empresa cortando custos sem que haja um mapeamento consistente das operações e dos processos pertinentes. É preciso traçar um plano para que os objetivos se tornem suficientemente claros para serem alcançados.

Contudo, sejam quais forem as iniciativas, é importante garantir a eficiência e não somente a economia de capital. 

Afinal, economizar dinheiro, mas entregar um produto de má qualidade não resolve os problemas da empresa. 

Muito pelo contrário! É um erro que pode custar a sobrevivência do negócio no mercado.

Boas alternativas são as ações preventivas e a melhoria dos processos internos com base na eliminação das falhas por meio de ações corretivas. Um planejamento adequado nessas duas vertentes poupa gastos e proporciona uma maior produtividade.

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Ações preventivas

Como diz o velho ditado: “É melhor prevenir, do que remediar”. Sabe-se que o custo da correção costuma ser sempre maior que o custo de antecipar o erro. Logo, isso torna as ações preventivas um meio de economizar. 

Em um momento de colapso econômico, a gestão pode ver como alternativa eliminar os trabalhos de prevenção ou hesitar em fornecer recursos financeiros para estas ações.

Afinal, geralmente as ações preventivas são menos tangíveis que as ações corretivas, nem sempre envolvem uma mudança física visível. Além disso, não têm resultados imediatos e assim são vistos como de baixa prioridade.

No entanto, essa é uma “pegadinha” que pode custar caro para a empresa, pois quanto menor for o cuidado nesse quesito, maiores são as chances da empresa ter que arcar com gastos altos depois.

Então, quais as melhores alternativas para uma implementação de ações preventivas na empresa? 

A gestão deve, por exemplo, concentrar esforços no treinamento do seu pessoal, assegurando que todos conheçam bem os processos e os procedimentos. Isso é uma iniciativa barata, mas que causa grande impacto, minimizando a ocorrência de falhas.

Outros exemplos de ações preventivas podem ser aplicados em uma organização como: 

• Revisar e atualizar regularmente os documentos das empresas, como políticas, procedimentos, código de ética e código de conduta;
• Realização de auditorias internas;
• Manutenção regular em equipamentos e máquinas; 
• Planos de emergência para desastres naturais ou outros incidentes;
• Comunicação frequente entre as equipes envolvidas; 
• Revisão de gerenciamento; 

Ações corretivas

Em um cenário ideal, as ações corretivas não deveriam acontecer, pois explicitam que houve falha nos processos e nos trabalhos preventivos. Entretanto, é muito comum que aconteça! Neste contexto, não se deve procurar pelos culpados, mas sim buscar a causa que gerou o dano. Isso evita que surjam novas ocorrências.

Um plano de ação corretiva pode ajudar a tomar decisões imediatas, como parada de produção e parada de vendas ou distribuição, evitando retrabalho ou recall de produtos e custos adicionais. 

Mas as empresas frequentemente cometem o erro de chamar uma ação corretiva de preventiva ou considerar uma ação de contenção uma ação corretiva. Por exemplo, fazer com que uma máquina quebrada funcione novamente é uma correção, mas é falha em resolver a causa raiz. Afinal, uma vez que a ação não é verdadeiramente corretiva, não é suficiente para prevenir a recorrência.

Quais as principais etapas para detectar as ações corretivas? Identifique a causa raiz das não conformidades. Metodologias como 8D, 5 Porquês, Ishikawa, FMEA podem ser adotadas para identificar a causa raiz de uma não conformidade com base nas respectivas necessidades de negócios. São essas análises que farão você tomar as medidas adequadas. Além disso, é preciso acompanhar as ações tomadas e garantir que a correção seja eficaz e a recorrência tenha sido evitada. 

Leia também: Como a análise da causa raiz pode ser uma aliada na economia e melhoria de processos.e as medidas adequadas 

Para quem está em busca da certificação, torna-se ainda mais crucial ter estas informações organizadas e os processos bem executados dentro da empresa. Em relação às não conformidades e ações corretivas, o requisito 10.2.1 da NBR ISO 9001:2015 aponta que:

Ao ocorrer uma não conformidade, incluindo as provenientes de reclamações, a organização deve:

[…]  b) avaliar a necessidade de ação para eliminar a(s) causa(s) da não conformidades, a fim de que ela não se repita ou ocorra em outro lugar:

1. analisando criticamente e analisando a não conformidade;
2. determinando as causas da não conformidade;
3. determinando se não conformidades similares existem ou se poderiam potencialmente ocorrer.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 c) implementar qualquer ação necessária;                                                                                                                                      d) analisar criticamente a eficácia de qualquer ação corretiva tomada;                                                                                          e) atualizar riscos e oportunidades determinados durante planejamento, se necessário;                                                                f) realizar mudanças no sistemas de gestão da qualidade, se necessário.

Ações corretivas devem ser apropriadas aos efeitos das não conformidades encontradas. 

Ao identificar e extinguir os fatores que contribuíram ou ocasionaram o problema, é dado um grande passo em direção à melhoria dos processos internos da empresa e só tem a contribuir para que erros não se repitam. 

A necessidade de realizar uma ação corretiva deve sempre ser encarada como uma oportunidade. A implementação de medidas de qualidade proativas pode ajudá-lo a mantê-lo informado sobre quaisquer lacunas e garantir que uma verificação de eficácia adequada possa ser realizada para garantir a resolução do problema.

Conclusão

A qualidade é extremamente importante em qualquer negócio relacionado a produtos ou serviços. Lembre-se que conforme observado, reduzir os custos sem reduzir a qualidade é plenamente possível, desde que haja planejamento e iniciativas equilibradas.

É por isso que implementar processos semelhantes aos exemplos de ações corretivas e preventivas é tão crucial para sua empresa e projetos. Ao ter processos e documentos confiáveis em vigor, você responde às não conformidades de forma rápida e profissional.

Nesse sentido, automatizar processos torna-se uma interessante alternativa para que você possa acompanhar de forma organizada e centralizada em um único ambiente todas as informações referentes às ações corretivas e preventivas. 

Sua empresa tem implementado medidas para reduzir os custos? Deixe seu comentário e contribua com suas experiências!