Como escolher um software para minha empresa?

Ainda que a aquisição de um software para auxiliar nos trabalhos de gestão seja uma prioridade para muitas empresas, a organização não deve se render à publicidade de qualquer solução disponível no mercado, sob pena de ter que arcar com um grande prejuízo por investir em um sistema sofisticado de gestão que pouco tem a contribuir com o negócio.
Por isso, mais que focar na implementação, a empresa deve se concentrar em conhecer muito bem a si mesma, procurando saber quais são suas verdadeiras necessidades e compreender ao máximo como a tecnologia ofertada irá interagir, na prática, com os processos já existentes na empresa.
Nesse contexto, é interessante ter plena consciência de que a solução perfeita para uma empresa pode não ser a melhor para outra. Mas então como exatamente escolher um software para seu negócio? Confira nossas dicas:

Planejamento

Como não poderia deixar de ser, é crucial planejar a aquisição do software, seja ele qual for. Essa é a hora de definir previamente as necessidades, os objetivos e as prioridades da empresa, trabalho que deve ser feito antes mesmo da procura para a aquisição do novo sistema.
O envolvimento dos colaboradores também é fundamental nessa etapa, pois sendo eles os principais usuários, serão também os maiores responsáveis pela implantação. Por isso, eles devem participar especialmente com a exposição de suas necessidades para a escolha do sistema.
Uma das formas de conseguir ponderar melhor sobre as opções disponíveis no mercado é comparando as soluções por meio de critérios estabelecidos pela gestão. Assim, você pode optar por um software web ou instalado na máquina, por exemplo, definir o limite de usuários e a necessidade de atualização.
Vale a pena insistir que o veredito em relação à definição da ferramenta deve ocorrer com o apoio das áreas e dos profissionais envolvidos. Com essa representatividade, as chances de erro diminuem significativamente, além de o processo de implementação da tecnologia sofrer a menor resistência possível, já que conta com o apoio e a aceitação do time.

Customização

Apesar de a análise sobre as possibilidades de customização estar contida no planejamento, convém abordar o tema em tópico específico, dada a relevância do assunto. Para começo de conversa, a organização deve estar ciente das restrições do software quanto à customização.
Dependendo das particularidades de um determinado departamento, por exemplo, pode ser que as modificações pontuais necessárias sejam impossíveis de serem implementadas na ferramenta. Ou, em outro cenário, mesmo que sejam plausíveis, acabem onerando muito os custos para a adaptação.
Sendo assim, é importante que a empresa esteja atenta em relação à flexibilidade do software que pretende adquirir, até porque esse pode não ser esse o único sistema que a organização terá ao longo de sua existência. Um ERP, por exemplo, deve contar com facilidade de integração caso venha a ser implementado posteriormente.

Referência

Por tudo isso e muito mais, antes de efetivamente assinar o contrato, um boa alternativa para tranquilizar a administração quanto à escolha feita é entrar em contato com empresas que já fazem uso do sistema, dando preferência a empresas que possuem o mesmo porte e que atuam no mesmo mercado.
Tomar ciência de quais foram as experiências desses usuários no processo de implantação, se suas necessidades foram satisfatoriamente atendidas, quais foram as dificuldades de configuração e assim por diante são informações extremamente importantes para pesar prós e contras e tomar uma decisão com mais embasamento.

Teste

Por fim, fazer um teste prévio da ferramenta pode tornar a tarefa de escolher um software bem mais simples. E isso costuma se provar tão válido que são muitas as empresas desenvolvedoras de sistemas que oferecem um período de avaliação para a degustação do produto, época em a empresa cliente deve aproveitar para sanar dúvidas e identificar se todas as suas demandas são realmente atendidas pela ferramenta.
Viu como nem é tão complexo assim? E sua empresa, por acaso faz uso de algum software? Como foi o processo de escolha? Deixe seu comentário aqui e enriqueça nosso post com suas experiências!