Uma empresa pode gerar muita informação em um único dia de atividade, não é verdade? Se pararmos para reparar, veremos que a quantidade de documentos produzida em uma jornada pra lá de comum é simplesmente impressionante. São notas fiscais de entrada, de saída, DANFE e e-mails aos montes! Pois para não se perder em meio a tanta informação, contar com uma boa estratégia de gestão de documentos pode ser um excelente instrumento para facilitar a tomada de decisão.
A gestão de documentos é um dos requisitos mais importantes para quem quer ter um certificado ISO 9001 ou algum outro certificado de qualidade, uma vez que os documentos necessários para suas operações estarão devidamente conservados e catalogados, simplificando o acesso e proporcionando uma contabilidade mais ágil, dinâmica e precisa.
Mas a verdade é que muitos empresários ainda desconhecem os inúmeros benefícios que uma gestão de documentos eficiente pode trazer para as empresas. Vamos mudar essa realidade? Então conheça agora mesmo as principais características e estrategias da gestão de documentos:
Afinal, o que é a gestão de documentos?
A gestão de documentos consiste em uma série de procedimentos tomados para melhorar a localização e a conservação das informações dentro de uma empresa, podendo ser aplicada aos mais diversos setores do negócio. E isso envolve procedimentos que devem ser adotados nas fases corrente e intermediária.
A fase corrente diz respeito à etapa em que um documento recém-chegado ou recém-produzido é utilizado diversas vezes, sendo preciso, assim, poder facilmente rastreá-lo e localizá-lo, uma vez que está em fluxo constante. Já a fase intermediária corresponde ao período em que, por mais que o documento já não seja tão utilizado, ainda pode ser procurado algumas vezes, fazendo com que a prioridade seja sua adequada conservação.
Quais os benefícios dessa gestão?
Uma gestão de documentos bem feita e organizada permite que qualquer dado possa ser localizado facilmente, o que melhora o fluxo de informações e permite uma administração muito mais pratica e exata. Mas também há outros diversos outros benefícios envolvidos, como:
- Proporciona uma contabilidade mais precisa;
- Facilita a localização de documentos, otimizando tempo;
- Melhora o desempenho do plano de estratégia empresarial;
- Evita retrabalhos;
- Garante a confidencialidade das informações;
- Possibilita a digitalização e o backup de documentos;
- Preserva a história da companhia;
- Evita cópias desnecessárias, reduzindo custos e ajudando o meio ambiente;
- Preenche um dos requisitos para se conseguir um certificado ISO 9001, que pode melhorar a imagem da empresa no mercado e conquistar mais clientes.
Como implantar esse sistema na empresa?
Para implantar a gestão de documentos em uma organização, é recomendável contar com os serviços de uma empresa especializada no ramo, uma vez que a missão pode se tornar bastante complexa, de acordo com o tamanho da companhia e a respectiva quantidade de documentos que ali circulam.
Nesse caso, um software específico para a gestão da qualidade acaba não só dispondo de sistemas adequados para a implantação do controle de documentos como para muitos outros sistemas ligados à mesma estratégia. Assim, conseguir um certificado ISO ou qualquer outro certificado de qualidade será muito mais simples!
Viu como a economia não vem só da redução da papelada, mas também da otimização do tempo dos colaboradores, que passarão a fazer mais em menos tempo, assim como da melhora nos processos, que reduzem drasticamente os retrabalhos e facilitam a localização de quaisquer possíveis falhas a tempo hábil de consertá-las sem maiores danos. Então o que ainda está esperando para implementar essa revolução no seu negócio?
Agora que você já sabe exatamente como uma boa gestão de documentos pode ajudar sua empresa a economizar, comente aqui e nos conte se ainda ficou alguma dúvida! Participe e compartilhe seus questionamentos conosco!
3 Comentários. Deixe novo
Não necessariamente uma empresa, existem profissionais no mercado, os ARQUIVISTAS, que são formados para executarem tais atividades.
Olá, Maria Fernanda.
Exatamente, mesmo que ainda pouco conhecidos, existem profissionais responsáveis pela área, que também podem fazer o controle destes arquivos através de softwares, pois a gestão de documentos faz parte das boas práticas para um eficiente gerenciamento da qualidade, independente do tamanho da empresa.
Os softwares permitem a automatização dos processos e possibilita visualizar e acompanhar o desempenho e resultados de forma on-line e segura, o que economiza tempo, garante segurança e unificação dos documentos, entre outros benefícios.
Agradecemos a participação.
Continue nos acompanhando!
[…] abaixo 4 práticas fantásticas para uma gestão de documentos […]
Você precisa fazer o login para publicar um comentário.