Gestão de documentos: como a empresa pode economizar?

Uma empresa pode gerar muita informação em um único dia de atividade, não é verdade? Se pararmos para reparar, veremos que a quantidade de documentos produzida em uma jornada pra lá de comum é simplesmente impressionante. São notas fiscais de entrada, de saída, DANFE e e-mails aos montes! Pois para não se perder em meio a tanta informação, contar com uma boa estratégia de gestão de documentos pode ser um excelente instrumento para facilitar a tomada de decisão.

A gestão de documentos é um dos requisitos mais importantes para quem quer ter um certificado ISO 9001 ou algum outro certificado de qualidade, uma vez que os documentos necessários para suas operações estarão devidamente conservados e catalogados, simplificando o acesso e proporcionando uma contabilidade mais ágil, dinâmica e precisa.

Mas a verdade é que muitos empresários ainda desconhecem os inúmeros benefícios que uma gestão de documentos eficiente pode trazer para as empresas. Vamos mudar essa realidade? Então conheça agora mesmo as principais características e estrategias da gestão de documentos:

Afinal, o que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos consiste em uma série de procedimentos tomados para melhorar a localização e a conservação das informações dentro de uma empresa, podendo ser aplicada aos mais diversos setores do negócio. E isso envolve procedimentos que devem ser adotados nas fases corrente e intermediária.

A fase corrente diz respeito à etapa em que um documento recém-chegado ou recém-produzido é utilizado diversas vezes, sendo preciso, assim, poder facilmente rastreá-lo e localizá-lo, uma vez que está em fluxo constante. Já a fase intermediária corresponde ao período em que, por mais que o documento já não seja tão utilizado, ainda pode ser procurado algumas vezes, fazendo com que a prioridade seja sua adequada conservação.

Quais os benefícios dessa gestão?

Uma gestão de documentos bem feita e organizada permite que qualquer dado possa ser localizado facilmente, o que melhora o fluxo de informações e permite uma administração muito mais pratica e exata. Mas também há outros diversos outros benefícios envolvidos, como:

• Proporciona uma contabilidade mais precisa;
• Facilita a localização de documentos, otimizando tempo;
• Melhora o desempenho do plano de estratégia empresarial;
• Evita retrabalhos;
• Garante a confidencialidade das informações;
• Possibilita a digitalização e o backup de documentos;
• Preserva a história da companhia;
• Evita cópias desnecessárias, reduzindo custos e ajudando o meio ambiente;
• Preenche um dos requisitos para se conseguir um certificado ISO 9001, que pode melhorar a imagem da empresa no mercado e conquistar mais clientes.

Como implantar esse sistema na empresa?

Para implantar a gestão de documentos em uma organização, é recomendável contar com os serviços de uma empresa especializada no ramo, uma vez que a missão pode se tornar bastante complexa, de acordo com o tamanho da companhia e a respectiva quantidade de documentos que ali circulam.

Nesse caso, um software específico para a gestão da qualidade acaba não só dispondo de sistemas adequados para a implantação do controle de documentos como para muitos outros sistemas ligados à mesma estratégia. Assim, conseguir um certificado ISO ou qualquer outro certificado de qualidade será muito mais simples!

Viu como a economia não vem só da redução da papelada, mas também da otimização do tempo dos colaboradores, que passarão a fazer mais em menos tempo, assim como da melhora nos processos, que reduzem drasticamente os retrabalhos e facilitam a localização de quaisquer possíveis falhas a tempo hábil de consertá-las sem maiores danos. Então o que ainda está esperando para implementar essa revolução no seu negócio?

Agora que você já sabe exatamente como uma boa gestão de documentos pode ajudar sua empresa a economizar, comente aqui e nos conte se ainda ficou alguma dúvida! Participe e compartilhe seus questionamentos conosco!