Melhorar a entrega de produtos ou serviços em uma base contínua gera redução de desperdícios e mais agilidade. E quando se trata de ferramentas para apoiar esse processo, o ciclo PDCA está entre as mais utilizadas.
Com quatro etapas – Plan (planejar), Do (fazer), Check (verificar) e Act (agir) –, o PDCA se destaca pela simplicidade clássica dos recursos do Lean Thinking. A sua mecânica é intuitiva e quase que naturalmente compreensível.
Ainda assim, por trás dessa simplicidade toda podem se esconder algumas dificuldades – o que também é uma característica das ferramentas Lean.
Como se implementa e pratica o ciclo PDCA? Será que as organizações conseguem adotar o PDCA em toda a sua amplitude, aproveitando todo o poder dessa ferramenta? Aqui, geralmente, as respostas começam a ser mais hesitantes.
Neste artigo, vamos retomar o conceito de PDCA para explicar seu fluxo com um exemplo e ver práticas imprescindíveis para ter sucesso com a ferramenta.
Sumário
Ciclo PDCA: o que é?
O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão de processos baseada no método científico que, por meio de quatro passos, propõe uma mudança, implementa a mudança, mensura seus resultados e age a partir deles.
Embora criada por Walter Andrew Shewhart na década de 1920, a ferramenta se popularizou por Edward Deming nos 1950. Isso a tornou conhecida também como Ciclo de Deming ou Círculo de Deming.
Caracterizado por ciclos de aprendizado contínuos, o PDCA está na base da melhoria contínua (kaizen). Seus princípios já se desdobraram em diversos métodos, dentro e fora da Qualidade, como o do Lean Startup, de Eric Ries.
4 etapas do Ciclo PDCA
Plan (planejar)
Na primeira etapa, você vai planejar a mudança que vai fazer. Pode ser a ação corretiva de um risco, uma oportunidade de melhoria ou um projeto.
Partindo da identificação da situação atual e da coleta de dados, você vai definir o que deseja mudar, por que deseja mudar e como vai mudar.
Isso se traduzirá no desenho de um projeto com escopo, abordagem, recursos, pessoas envolvidas e indicadores.
Do (fazer)
Mãos à obra! Esse é o momento de tirar o planejamento do papel e implementá-lo.
Por melhor que seja seu planejamento, esta etapa exigirá atenção. O dono do projeto deverá manter um olho no planejamento e outro na execução. Como nem tudo pode ser previsto com antecedência, mudanças podem acontecer com o avião em pleno voo.
Check (checar ou verificar)
O projeto foi concluído? É hora de colher o aprendizado. Alcançou os objetivos previstos?
Mensure e compare seus indicadores de desempenho antes e depois da mudança e avalie se ela realmente funcionou.
Caso a mudança não tenha gerado os resultados esperados, veja isto como uma oportunidade para mais melhoria.
Act (agir)
É hora de agir. O que virá depois? Sua verificação guiará suas ações nesta etapa, da qual dependem.
Se a meta foi alcançada, comemore! Você pode padronizar a mudança e aplicá-la em escala, em novos PDCAs. Então, o trabalho continua.
Se os objetivos não foram alcançados, entenda por que e, com as lições colhidas, reinicie o ciclo PDCA. Agora você saberá mais do que antes e suas decisões serão mais bem informadas.
Exemplo prático de PDCA
Imagine que a empresa esteja recebendo reclamações de clientes de certa região sobre entregas de produtos danificados. Ao analisar a causa, a equipe verificou que a transportadora manuseava os produtos de maneira inadequada. A empresa fez o PDCA assim:
- Plan: decidiu ter um fornecedor novo. Para isso, definiu os critérios que buscava. Seu indicador de sucesso era a diminuição de reclamações daquela região após o início do novo serviço.
- Do (fazer): pesquisou fornecedores novos, avaliou e cotou seus serviços e, uma vez escolhido, implementou a nova operação em parte da demanda.
- Check (verificar): verificou se houve diminuição ou continuidade das reclamações provenientes da região-alvo e comparou com os dados anteriores.
- Act (agir): verificada a diminuição de reclamações e não havendo reclamações ligadas à nova transportadora, a troca pode ser efetuada em toda a região. No caso de insucesso, uma nova análise teria sido realizada, a fim de identificar a causa das reclamações.
Como aplicar o ciclo PDCA: 6 boas práticas para garantir o sucesso
O ciclo PDCA é simples, e quatro etapas o explicam. Mas ele não vem com uma orientação prática. Cada equipe vai decidir como deve planejar, executar, verificar e ajustar seus ciclos.
Experiência faz a diferença, o que no começo pode ser difícil e exigir outras ferramentas de gestão.
Algumas recomendações para acertar rápido:
1. Faça PDCAs proativamente
É muito comum que o PDCA seja usado reativamente, isto é, como uma resposta a uma não conformidade ou risco.
Como uma ferramenta de melhoria contínua, a criação proativa de ciclos deve ser incentivada na equipe.
2. Comece pequeno
É muito comum que etapas de PDCAs sejam saltadas ou executadas só parcialmente.
Faça ciclos PDCA em pequena escala, de preferência em um ambiente controlado. Isso vai facilitar o processo como um todo, do planejamento aos ajustes, e ainda não vai interromper o restante da operação.
3. Incorpore outras ferramentas
Sendo muito simples, o PDCA não vai trabalhar sozinho. Você deverá associá-lo a recursos complementares. Utilize o que tem em sua caixa de ferramentas.
Com o MASP (Metodologia de Análise e Solução de Problemas) você vai poder ter um PDCA mais detalhado, por exemplo.
Já com ferramentas de gestão de projetos como o 5W2H, você desenha um projeto com objetivos e escopo claros. Com ferramentas como kanban, você conduz a execução.
4. Não negligencie a etapa de verificação
A verificação (check) é provavelmente a parte mais negligenciada do PDCA, mesmo quando a sua importância é reconhecida.
É comum que a pura realização de um ciclo PDCA seja vista como um ciclo PDCA bem-sucedido. Embora seja uma métrica relevante – afinal, quantos planos não são executados? –, ter indicadores específicos para mensurar o sucesso de uma mudança será a prova que você precisa para agir depois.
5. Fique atento a efeitos após o PDCA
Não se satisfaça com os resultados positivos imediatos. Mantenha o controle de seus indicadores ao longo do tempo.
É bem comum que a atenção da gestão durante um ciclo PDCA produza naturalmente aumentos de produtividade e qualidade, independentemente da mudança realizada, como já descrito pelo efeito Hawthorne. Após a saída da gestão, no entanto, os resultados se revertem.
Daí a importância de continuar a monitorar seus indicadores, o que facilitará o início de novos ciclos.
6. Pratique
A melhor maneira de aperfeiçoar a prática do PDCA é fazendo PDCAs. O aprendizado advindo da prática, nesse caso, tem o poder de transformá-la.
Para isso, observe cada ciclo PDCA implementado e analise o que poderia ser melhorado, pontos positivos que devem ser replicados e práticas que devem ser abandonadas.
Por que usar o ciclo PDCA?
O PDCA é uma ferramenta poderosa em melhoria contínua, sendo aplicado no desenvolvimento, consolidação e ajustes de processos variados.
A ferramenta tem vários pontos positivos, como:
- Simplicidade: não tem mistério, é fácil entender o ciclo PDCA;
- Implementação rápida: ainda que de maneira inicialmente imperfeita, começar a usar a ferramenta é rápido;
- Flexibilidade: a ferramenta se aplica virtualmente a qualquer projeto;
- Ciclicidade: o PDCA é um ciclo iterativo, não um projeto pontual, incentivando o mindset da melhoria contínua; e
- Aprendizado com a prática: a ferramenta incentiva a equipe a implementar mudanças proativamente, e não apenas como respostas a riscos, e a aprender fazendo.
Ciclo PDCA: aprenda fazendo
Os princípios do ciclo PDCA revelam uma falsa simplicidade, o que na prática dificulta a adoção total da ferramenta pelas organizações e, consequentemente, o aproveitamento total dos seus benefícios.
Vimos algumas estratégias para superar esses desafios. Ser proativo, começar pequeno, adotar outras ferramentas, não negligenciar a verificação, estar atento aos efeitos após o ciclo e praticar são as nossas recomendações.
E você? Já implantou o ciclo PDCA na sua empresa? Quais os resultados obteve?
Compartilhe sua experiência nos comentários.
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Respostas de 3
Eu gosto de traduzir o A (de Action) por Consolidar, porque após o Check você precisa Consolidar / Garantir o que deu certo (rever processos, rever desenhos, especificações e tudo mais) e ter ciência do que deu errado e precisa ser prevenido para não mais ocorrer.
Também nessa etapa se relata e reorganiza o Conhecimento sobre o que deu certo e o que deu errado, itens que foram verificados na Verificação (ou Check).