A chegada de um novo ano é a oportunidade ideal para revisar os desafios enfrentados no ano anterior e planejar melhorias no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) para 2025.
Entre os maiores obstáculos para a eficiência do SGQ, o retrabalho se destaca como um dos mais onerosos.
Ele consome tempo, desperdiça recursos e compromete a fluidez dos processos. Para se ter uma ideia, pesquisas indicam que o retrabalho pode representar até 30% dos custos de produção das empresas.
Outro estudo realizado pela McKinsey & Company, sobre boas práticas de qualidade mostrou que uma indústria multinacional conseguiu reduzir seus gastos em cerca de 30%. Isso aconteceu ao minimizar reclamações, desperdícios e retrabalhos.
Esse resultado mostra que identificar e corrigir processos que não funcionam reduz custos. Isso também melhora a eficiência e a lucratividade do negócio.
Pensando nisso, preparamos um checklist prático para ajudá-lo a eliminar o retrabalho no SGQ, abordando suas principais causas e soluções.
O que você vai encontrar:
1. Treinamento e Capacitação do SGQ
2. Padronização de Processos do SGQ
3. Automação de Tarefas
4. Centralização da Informação
5. Comunicação Eficiente
6. Gestão de Riscos e Não Conformidades
7. Monitoramento e Melhoria Contínua
1. Treinamento e Capacitação do SGQ
A capacitação inadequada dos colaboradores é uma das principais fontes de retrabalho em um SGQ.
A ausência de treinamento sobre normas, processos e políticas corporativas compromete a execução correta das atividades, gerando inconsistências que precisam ser corrigidas posteriormente.
Para enfrentar esse desafio, é fundamental adotar um plano estruturado de treinamento que inclua:
- Mapeamento de competências: identifique as lacunas de conhecimento e habilidades da equipe.
- Planejamento de treinamentos específicos: desenvolva programas alinhados às normas e processos internos.
- Reciclagens periódicas: reforce conhecimentos essenciais para garantir a aplicação contínua das melhores práticas.
- Monitoramento de eficácia: avalie se os treinamentos estão sendo traduzidos em melhorias práticas.
O Qualyteam Academy pode ajudar com isso. Ele é uma plataforma de capacitação completa, indicada para organizações que buscam estruturar ou aprimorar seu SGQ conforme os padrões da ISO 9001.
Essa solução, que atende empresas em diversos níveis de maturidade no SGQ, fornece treinamentos técnicos e suporte contínuo, promovendo o desenvolvimento da equipe e reduzindo a incidência de erros operacionais.
2. Padronização de Processos do SGQ
A ausência de padronização nos processos é uma das principais causas de erros e retrabalho.
Quando as atividades são feitas de maneira inconsistente, a qualidade dos resultados é afetada. A organização passa a ter dificuldades para manter um bom desempenho.
Para alcançar a padronização, recomenda-se:
- Documentar todos os fluxos de trabalho, procedimentos e instruções operacionais.
- Desenvolver checklists detalhados para guiar os colaboradores.
- Capacitar a equipe sobre os novos padrões implementados.
- Monitorar periodicamente os processos para verificar a adesão às normas estabelecidas.
O Qualyteam Auditing é um serviço que pode ajudar. Ele faz uma auditoria completa sobre o SGQ da sua empresa e dá clareza sobre os pontos fortes e fracos, que não estão aderentes, ou não, à ISO 9001. Ele possibilita adequar o SGQ às melhores práticas normativas e assegurar a conformidade em cada etapa operacional.
Essa planilha de mapeamento de processos do SGQ, também pode ajudar.
3. Automação de Tarefas
Tarefas manuais, especialmente aquelas realizadas repetidamente, estão entre as maiores fontes de retrabalho.
A automação não apenas reduz erros humanos, mas também proporciona maior agilidade e consistência nos processos.
Os passos recomendados incluem:
- Identificar atividades suscetíveis a erros ou repetitivas.
- Implementar ferramentas de automação, como sistemas ERP ou software SGQ.
- Integrar as soluções tecnológicas aos processos existentes.
- Monitorar os resultados da automação para avaliar sua eficácia.
Nesse caso, o Qualyteam Consulting pode ser uma ótima ajuda. Ele oferece um serviço de consultoria especializada que orienta organizações na implementação de soluções para potencializar seus resultados através da melhora do SGQ.
Para apoiar na automação, o Qualyteam Software é de enorme valia. Ele ajuda a gerenciar documentos, indicadores, não conformidades, riscos e outros pontos importantes do SGQ. É uma plataforma robusta, intuitiva e bastante lógica. Temos vários depoimentos de clientes que reforçam a qualidade de entrega do Qualyteam Software. Convido você à conferir aqui .
4. Centralização da Informação
A dispersão de dados e registros em diversas plataformas é uma barreira significativa para a eficiência do SGQ.
Quando informações essenciais não estão centralizadas, os colaboradores enfrentam dificuldades para localizá-las, o que aumenta as chances de erro e retrabalho.
Para centralizar dados de maneira eficaz siga os passos a seguir:
- Identifique os sistemas e locais onde os registros estão armazenados (planilhas, e-mails, arquivos físicos, etc.).
- Implemente uma plataforma única e integrada para gerenciar todas as informações do SGQ.
- Estabeleça controles de versão para evitar inconsistências.
- Assegure que as equipes tenham acesso rápido e seguro às informações em tempo real.
O Qualyteam Software pode auxiliar nesse processo, integrando todos os dados do SGQ em uma única plataforma. Ele facilita o gerenciamento e o acesso à informação de maneira organizada.
5. Comunicação Eficiente
A comunicação ineficaz entre as equipes pode resultar em mal-entendidos, execução incorreta de atividades e, consequentemente, retrabalho.
Um SGQ eficiente depende de canais de comunicação bem estabelecidos e práticas de compartilhamento de informações claras.
Medidas recomendadas incluem:
- Definir canais oficiais para comunicação interna.
- Realizar reuniões periódicas para alinhamento estratégico.
- Garantir que mudanças em processos ou normas sejam comunicadas com clareza.
- Disponibilizar manuais ou guias atualizados para consulta rápida.
6. Gestão de Riscos e Não Conformidades
A identificação e mitigação de riscos associados aos processos são essenciais para evitar retrabalho.
Da mesma forma, as não conformidades devem ser tratadas de forma sistemática, com ações corretivas e preventivas bem definidas.
Para uma gestão eficaz:
- Identifique os riscos mais críticos para o SGQ.
- Estabeleça controles e monitoramentos contínuos.
- Implemente sistemas para rastrear e corrigir não conformidades.
- Realize análises de causa raiz para prevenir recorrências.
O Qualyteam Software tem módulos para gerenciar riscos e não conformidades. Isso permite uma abordagem organizada e integrada em todos os pontos mencionados.
7. Monitoramento e Melhoria Contínua
A melhoria contínua é o alicerce de qualquer SGQ eficaz.
O uso de indicadores de desempenho (KPIs) bem definidos e o monitoramento constante são indispensáveis para identificar oportunidades de evolução.
As estratégias recomendadas são:
- Defina KPIs relacionados ao retrabalho e à qualidade.
- Realize auditorias internas regulares para verificar a conformidade dos processos.
- Promova um ambiente colaborativo, incentivando a equipe a sugerir melhorias.
Ferramentas como o Qualyteam Auditing e oQualyteam Software, podem auxiliar acompanhando métricas, realizando auditorias e implementando melhorias de forma contínua e eficaz.
As cartas de controle são outra opção eficiente. Elas ajudam a monitorar e identificar mudanças no processo.
Dicas extras para implementação do SGQ
Além dos pontos que citamos acima, separamos algumas dicas extras que, sem dúvida, irão transformar o seu Sistema de Gestão de Qualidade.
São elas:
- Use as ferramentas certas: a Qualyteam oferece soluções robustas para atender a todos os itens deste checklist.
- Capacite um responsável: tenha uma pessoa ou equipe dedicada a executar e monitorar as ações propostas.
- Priorize o impacto: foque primeiro nas ações com maior impacto no curto prazo.
Com este checklist e as soluções da Qualyteam, o primeiro Hub da qualidade no Brasil, você estará pronto. Assim, poderá minimizar erros, eliminar retrabalho e alcançar a excelência no SGQ em 2025.
Quer mais detalhes ou precisa de ajuda específica? Entre em contato com nosso time comercial!