A reunião de análise crítica é o momento em que a alta direção e gestores avaliam criticamente o desempenho das ações promovidas em determinado período, seja de forma anual ou semestral.
É com base nessa análise que a empresa consegue revisar e traçar novas ações que levem ao alcance dos objetivos ou até mesmo manter de forma adequada os bons resultados que já vem apresentando.
Mas qual o caminho para conduzir uma reunião de análise crítica de maneira eficaz? O que é necessário para obter o máximo de aproveitamento?
Veja no post de hoje qual a importância da reunião de análise crítica e um passo a passo prático de como conduzir este encontro tendo como base a ISO 9001.
O que é reunião de análise crítica?
Segundo a ISO 9000, “a análise crítica compreende a determinação da pertinência, adequação ou eficácia de um objeto para alcançar os objetivos estabelecidos”.
Em outras palavras, uma reunião de análise crítica é a oportunidade que gestores juntamente com a Alta Direção possuem para avaliar criticamente o SGQ, garantindo que as ações estejam em consonância com objetivos e planejamento estratégico da organização.
Qual a importância de uma reunião de análise crítica?
As reuniões de análise crítica são um dos momentos que mais agregam valor para a alta direção e todas as ações devem estar correlacionadas ao planejamento estratégico da empresa.
Além disso, é uma rica fonte de informação para tomada de decisão ou para definição dos próximos passos, reiniciando o ciclo PDCA dos Sistema de Gestão.
Se a empresa começa o ano operando no “modo automático”, continua postergando um problema, complicando ainda mais o processo e o resultado.
Lembre-se que é importante assegurar três fatores durante as análises críticas de acordo com o direcionamento estratégico: adequação, suficiência e eficácia.
Como isso funciona na prática?
Vamos supor que pegou fogo em um equipamento elétrico. Para conter o incêndio, eu ogo um balde da água.
Ao fazer a análise crítica dessa ação, eu devo levar em conta:
A ação foi adequada? Para a ocasião não já que ao jogar água no equipamento o danifiquei ainda mais. Poderia ter usado um outro tipo de extintor.
Foi suficiente? Sim, porque acabou com o fogo.
Foi eficaz? Não, porque uma das etapas anteriores não respondeu com eficácia.
Quem deve participar?
A norma ISO 9001 não aponta especificamente quem deve participar. Mas recomenda-se que os líderes que atuam diretamente nos processos assim como a Alta Direção da empresa participem ativamente da reunião de análise crítica.
Inclusive a norma ISO 9001 é taxativa ao mencionar que a Alta Direção deve analisar criticamente o Sistema de Gestão da Qualidade da organização, coordenando todas as ações necessárias que auxiliem a promover a melhoria contínua dentro da organização.
Quando a reunião deve ser feita?
A norma aponta que a organização deve realizar a análise crítica a intervalos planejados, mas não aponta uma frequência obrigatória. Cabe à organização decidir o que for mais viável.
O que pode ser recomendado neste caso? Realizar uma reunião a cada seis meses para avaliar o desempenho de cada semestre.
Há diferença entre monitorar e gerenciar?
Em algumas organizações é possível encontrar processos sendo monitorados. Porém não existe uma verificação adequada na tendência dos resultados. E existe uma grande diferença entre monitorar e gerenciar.
Analise o contexto da sua organização. Como você monitora a satisfação dos clientes, por exemplo? Você pode responder que é através de indicadores, coletando dados periodicamente e lançando em uma planilha. Mas como você gerencia, analisa criticamente estas informações?
Esta é a diferença no comprometimento com a gestão da qualidade. Não basta apenas um planejamento do que vai ser monitorado, mas como você avalia estes resultados e quais readequações aplica para poder alcançar os objetivos.
Empresas que não tem o compromisso com melhoria contínua acabam planejando e executando incessantemente sem que haja qualquer análise. Conclusão: vivem para apagar incêndios, acumular prejuízos financeiros e ter retrabalho.
Como fazer a reunião de análise crítica seguindo a ISO 9001?
Quais os principais tópicos que podem nortear a retomada das ações da qualidade tendo como base a ISO 9001, em especial o requisito 9.3 que trata sobre este assunto?
O requisito 9.3.1 aponta que:
“A Alta Direção deve analisar criticamente o sistema de gestão da qualidade da organização a intervalos planejados, para assegurar sua contínua adequação, suficiência, eficácia e alinhamento com o direcionamento estratégico da organização.”
Com base no que diz a norma vamos apontar todos os tópicos que devem ser levantados durante uma reunião de análise crítica para que posteriormente as informações sejam evidenciadas.
9.3.2 Entradas de análise crítica
1. Situação de ações provenientes de análises críticas anteriores:
Quer um exemplo? Vamos supor que no semestre passado a empresa definiu que precisava comprar um equipamento, proveniente de uma não conformidade apontada em uma auditoria. Como é mais assertivo proceder para acompanhar o resultados desta ação?
Na reunião seguinte de análise crítica é preciso iniciar a reunião, avaliando se a questão foi concluída ou se ficou alguma pendência na reunião de análise crítica anterior.
Todas as ações devem ser evidenciadas, mesmo que no exemplo citado acima não tenha sido feita a compra do equipamento. Da mesma forma também devemos proceder nos itens seguintes.
Caso não tenha sido efetuada a compra, por exemplo, é importante citar na ata que foi analisado a situação de compra do equipamento X e ainda não foi realizado por falta de fornecedor qualificado.
É preciso isso para evidenciar que a organização está acompanhando as pendências das reuniões anteriores.
2. Mudanças em questões externas e internas que sejam pertinentes para o sistema de gestão da qualidade;
Aqui vale destacar tudo que modificou externa ou internamente e que possa afetar a organização seja a economia do país, uma pandemia, automatização do SGQ, enfim todas as mudanças ocorridas nesse intervalo de forma geral precisam ser formalizadas na ata.
3. Informação sobre o desempenho e eficácia do sistema de gestão da qualidade, incluindo tendências relativas a :
- Satisfação do cliente e retroalimentação das partes interessadas pertintentes: A satisfação do cliente é um dos principais pilares do Sistema de Gestão da Qualidade. É preciso avaliar se todas as partes interessadas estão satisfeitas, se há alguma reclamação que precisa ser solucionada e como foi o resultado do último ano ou semestre.
- Extensão na qual os objetivos da qualidade foram alcançados: Avalie por meio dos indicadores que refletem a estratégia da organização, satisfação das partes interessadas e melhoria contínua. Estes resultados estão sendo ou não alcançados?
- Desempenho do processo e conformidade dos produtos e serviços: Quais os resultados foram obtidos? Também é uma oportunidade de analisar se os resultados estão sendo alcançados com os processos executados e a conformidade dos produtos e serviços;
- Não conformidade e ações corretivas. Avalie como estão sendo os processos realizados em relação às não conformidades. Vamos tomar como exemplo uma área comercial que possui dez não conformidades abertas e nove estão em andamento.
Quantas não conformidades ocorreram? Tiveram ações corretivas correspondentes? Qual foi o processo que mais gerou não conformidade? O gestor ajudou a solucionar a causa raiz? Como estão os planos de ação? Esta também é uma boa maneira de avaliar a participação das pessoas na manutenção e implementação do Sistema de Gestão da Qualidade.
- Resultados de monitoramento e medição. As medições no período analisado foram realizadas adequadamente? Atendem aos requisitos que garantam os resultados das ações da qualidade?
- Resultados de auditoria . Aqui você apresenta informações relacionadas às auditorias internas, externas e também de auditorias realizadas por clientes nas empresas que servem de base para avaliar se há ações a serem avaliadas nesse quesito.
- Desempenho de provedores externos. Como foi realizada a avaliação com os fornecedores? Os mesmos têm atendido aos requisitos? Quais ações devem ser feitas com relação aos fornecedores neste ano ou semestre?
d) Suficiência de recursos
Todos os recursos previstos no planejamento orçamentário estão sendo cumpridos? São suficientes? Isto não está relacionado apenas a recursos financeiros, mas também pessoas, conhecimento organizacional, infraestrutura, ambiente para operacionalizar os processos, e outros.
e) Eficácia das ações para promover riscos e oportunidades.
As ações tomadas foram eficazes? É uma oportunidade do Gestor de Riscos apresentar resultados de identificação dos riscos, análises, processos, avaliação e tudo o que foi proposto resultou na redução na possibilidade da ocorrência de um evento.
f) Oportunidades de melhoria
Quais sugestões de melhoria que foram trazidas para a reunião de análise crítica tanto por gestores como pela Alta Direção?
9.3.3 Saídas de análise de crítica pela direção
As saídas de análise crítica pela direção devem incluir decisões e ações relacionadas a:
- Oportunidades para melhoria: É com base em tudo que foi identificado que deve-se avaliar quais oportunidades serão implementadas. Uma dica: é importante separar na ata da reunião quais são as oportunidades de melhoria para entradas e saídas. Como nas duas situações há o mesmo tópico é comum que seja mencionado uma única vez, mas isso pode trazer dificuldades durante uma auditoria ao apresentar as evidências para o auditor.
- qualquer necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade;
- necessidade de recurso.
Informação documentada
A organização deve reter informação documentada como evidência dos resultados de análises críticas pela direção, de acordo com a norma.
Deixe registrado na ata de análise crítica todas as informações relacionadas às entradas e saídas, com títulos semelhantes, a fim de facilitar a apresentação das informações ao auditor.
Informações adicionais que você também pode incluir:
- Numeração da ata;
- Data da reunião de análise crítica;.
- O período analisado;
- Responsável pela Ata;
- Participantes da reunião.
Conclusão
Ter como base a análise crítica pela alta direção é uma grande oportunidade para alavancar resultados da sua organização com base na adequação, eficiência e eficácia das ações propostas.
Dar continuidade aos projetos de forma automática sem uma análise detalhada das ações, traz o grande risco da empresa viver mais um período apagando incêndios, ao invés de construir um caminho sólido e sustentável para a melhoria contínua.
Automatizar processos da qualidade auxilia você a ter informações organizadas e centralizadas em um único ambiente, acompanhando cada etapa do processo.
