A técnica dos 5 Porquês é um dos métodos mais simples e eficazes para análise de causa raiz.
Ela é amplamente utilizada em sistemas de gestão da qualidade, especialmente aqueles certificados pela ISO 9001:2015.
A norma exige que as organizações realizem ações corretivas eficazes, com base na identificação da causa raiz dos desvios.
A seção 10.2 da ISO 9001:2015 (“Não conformidade e ação corretiva”) estabelece que não basta corrigir: é necessário entender e eliminar a origem do problema para que ele não volte a ocorrer.
Sumário
Por que aplicar os 5 Porquês?
A técnica dos 5 Porquês permite investigar e eliminar causas raízes de problemas, em vez de apenas tratar os sintomas.
Muitas organizações gastam tempo e recursos implementando soluções paliativas, que resolvem a falha momentaneamente, mas não evitam sua reincidência.
Ao utilizar os 5 Porquês, você estrutura o raciocínio para descobrir o verdadeiro ponto de falha. Aquele que, uma vez corrigido, evita que o problema volte a acontecer.
Essa abordagem está alinhada com diversos princípios da qualidade, especialmente com:
- Melhoria contínua: ao atacar causas raízes, cria-se um ambiente mais estável e confiável, onde erros tendem a se reduzir progressivamente.
- Tomada de decisão baseada em evidências: cada resposta deve estar sustentada por fatos e dados, o que fortalece a credibilidade das ações corretivas.
- Abordagem por processos: os 5 Porquês forçam a olhar para o fluxo de atividades, identificando em que ponto do processo houve falha sistêmica.
Além disso, a técnica é de baixo custo, acessível e facilmente replicável, não exige softwares ou ferramentas sofisticadas, podendo ser aplicada em reuniões rápidas com uma equipe multidisciplinar.
Passo a passo para aplicar na sua organização
Antes de implementar a técnica dos 5 Porquês, é importante entender que ela não é apenas uma sequência de perguntas, mas sim uma forma de pensar sistemicamente, com base em fatos e dados.
Seu sucesso depende de um ambiente colaborativo, de uma liderança que incentive a melhoria contínua e da maturidade do sistema de gestão.
Aplicar essa técnica exige preparação, disciplina e o compromisso de não parar nas primeiras respostas superficiais.
A seguir, você verá como aplicar os 5 Porquês de forma estruturada, com foco em eficácia, documentação e conformidade com a ISO 9001.
1. Identifique e defina o problema com precisão
A eficácia dos 5 Porquês começa com uma definição clara e objetiva do problema. Evite descrições vagas como “o cliente reclamou do produto” ou “a máquina quebrou”.
Em vez disso, use dados concretos, como:
“No dia 12/05, o lote 1983 de cabos elétricos foi reprovado pela inspeção final devido a falhas na isolação do material.”
Dicas práticas:
- Use registros de não conformidade, SAC, relatórios de inspeção, auditorias internas;
- Descreva quem identificou o problema, quando, onde e qual foi o impacto (rejeição, retrabalho, custo, risco ao cliente).
2. Reúna uma equipe multidisciplinar e defina o facilitador
Não aplique os 5 Porquês sozinho. Reúna pessoas diretamente envolvidas no processo ou que tenham conhecimento técnico do problema.
O ideal é incluir:
- Um facilitador neutro (qualidade, melhoria contínua ou liderança técnica);
- Um ou mais operadores ou usuários do processo;
- Alguém do time de engenharia, manutenção ou processo;
- Representante da área envolvida (produção, logística, comercial etc.).
Dicas práticas:
- Faça uma reunião rápida e direcionada (30–60 minutos);
- Evite linguagem acusatória. O foco é o processo, não as pessoas.
3. Aplique a técnica dos 5 Porquês com base em fatos
Agora comece o questionamento. Pergunte:
“Por que o problema ocorreu?”
Com base na resposta, pergunte novamente:
“Por que isso aconteceu?”
Repita esse processo até identificar uma causa raiz controlável e mensurável, normalmente em 4 a 6 perguntas.
Cada resposta deve estar sustentada por evidência real: documentos, registros, sensores, análises, normas internas etc.
Exemplo real:
Problema: lote de peças reprovado por furo fora da tolerância.
- Por que o furo ficou fora da tolerância? Porque a fresa estava gasta.
- Por que a fresa estava gasta? Porque o operador não trocou no tempo previsto.
- Por que não trocou no tempo previsto? Porque ele não consultou o plano de manutenção de ferramentas.
- Por que não consultou? Porque não sabia da sua existência.
- Por que não sabia? Porque o plano não é comunicado aos operadores.
Causa raiz: ausência de comunicação do plano de troca de ferramentas ao time de operação.
Dicas práticas:
- Anote cada resposta com evidência correspondente;
- Evite parar no primeiro motivo que “parece” suficiente;
- Evite causas genéricas como “erro humano”, “falta de atenção”, “falha de sistema”. Pergunte por que isso ocorreu também.
4. Valide a causa raiz identificada
Antes de agir, valide: a causa encontrada realmente explica o problema? Isso pode ser feito de duas formas:
- Raciocínio reverso: parta da causa raiz e veja se ela, de fato, causaria todos os efeitos listados.
- Testagem simples: simule ou observe o processo com e sem a causa presente.
Dicas práticas:
Use análise de dados históricos, vídeos do processo, testemunhos da equipe e documentos como POPs ou registros de inspeção.
5. Elabore e registre a ação corretiva
Agora que a causa foi compreendida, defina uma ação eficaz para eliminá-la. Ela deve ser registrada em um plano de ação contendo:
- O que será feito (ação);
- Quem é o responsável;
- Prazo de execução;
- Recursos necessários;
- Forma de verificar a eficácia.
Integre o plano aos métodos já utilizados pela sua organização, como 5W2H, PDCA ou software de gestão da qualidade.
6. Monitore a eficácia da ação
Após implementar, verifique se o problema deixou de acontecer. Algumas formas de monitorar:
- Verificação dos próximos lotes;
- Acompanhamento de indicadores (como PPM, retrabalho, reclamações);
- Auditorias internas ou avaliações por amostragem.
A ISO 9001 reforça que ações corretivas devem ser eficazes, e essa verificação é obrigatória.
Dica: se o problema persistir, pode ser que a causa raiz não foi corretamente identificada. Repita a análise com novos dados ou um time diferente.
7. Documente todo o processo
Por fim, registre todo o processo: problema, perguntas e respostas, evidências, causa raiz, plano de ação e verificação. Isso serve como:
- Histórico de lições aprendidas;
- Material para treinamentos;
- Evidência para auditorias ISO 9001;
- Base para prevenir novos problemas semelhantes.
A técnica dos 5 Porquês permite transformar problemas em oportunidades
Quando aplicada corretamente, com foco na causa raiz, base em evidências e engajamento da equipe, ela contribui diretamente para a eficiência operacional, redução de retrabalho, aumento da satisfação do cliente e conformidade com normas como a ISO 9001.
Mais do que uma sequência de perguntas, os 5 Porquês representam uma mudança de mentalidade: sair da correção imediata e superficial e caminhar rumo a uma cultura organizacional orientada à prevenção, aprendizado contínuo e solução sustentável de problemas.
Seja em uma fábrica, um hospital, um escritório ou uma startup, essa técnica pode ser aplicada como parte integrante do sistema de gestão da qualidade.
Ela fortalece os processos e desenvolve equipes mais analíticas, responsáveis e preparadas para lidar com os desafios do dia a dia.
Agora que você conhece o passo a passo, comece a aplicar os 5 Porquês hoje mesmo em sua organização.
E lembre-se: para cada problema recorrente, existe uma causa esperando para ser descoberta, basta perguntar com método, intenção e profundidade.
