gestão da qualidade há muito não se limita apenas ao produto em si. Ela faz parte do conjunto sistêmico dos processos internos inter-relacionados que circundam a organização. Do chão da fábrica ao núcleo estratégico, os controles de qualidade estão presentes como foco central para o aumento da força competitiva da empresa.
Assim inúmeros controles de processos, indicadores de desempenho, auditorias de qualidade, pesquisas por amostragem e ações corretivas foram desenvolvidos.
O problema é que muitos desses controles ainda são feitos de forma rudimentar, como em planilhas. E é isto que compromete os resultados do gerenciamento e a própria gestão da qualidade.
Mas como mudar essa realidade com software para o SGQ, como SaaS, e otimizar ainda mais os controles internos?
O SaaS (Software as a Service ou, em português, software como serviço) é um sistema que permite que você tenha acesso aos mais importantes aplicativos do mercado, sem a necessidade de gastar tanto com infraestrutura.
Em vez disso, paga-se apenas uma mensalidade para ter acesso ao sistema alocado em nuvem, incluindo suas atualizações, seu suporte e o devido treinamento.
Listamos 5 razões pelo qual é fundamental dar o primeiro passo para a modernização dos processos da qualidade, com um software para o SGQ, ao invés de controlar as informações manualmente. Confira.
1 . Rapidez no acesso aos dados
Bons softwares para o SGQ possibilitam um armazenamento ilimitado em banco de dados e a aquisição apenas dos módulos que realmente interessam a empresa. Além disso, permitem que você acesse as informações que precisa de qualquer hora e lugar, com segurança e sem a necessidade de instalações.
Esta flexibilidade extrema é uma característica que certamente potencializará seus resultados e garante muito mais rapidez.
Ao invés de perder longas horas pesquisando dados na base das planilhas manuais, ter um moderno software de gestão de qualidade deixa o trabalho mais rápido e produtivo. É a solução automatizada que vai te proporcionar ferramentas de busca avançada e dinamismo no tratamento dos dados.
2 . Integração com ERPs ou sistemas de BI
Os melhores softwares para o SGQ são totalmente integráveis ao sistema de gestão empresarial (
ERP) da organização. Isto
elimina retrabalhos que para quem ainda faz controles em planilhas e tem a árdua missão de transferir manualmente as anotações para outros sistemas.
Outra vantagem extremamente importante é que todos os dados coletados podem ser automaticamente direcionados para uma solução em Business Intelligence (BI).
Isto permite gerar relatórios, gráficos, diagnósticos de eventuais problemas e indicações automatizadas de melhorias. Acredite: essa unificação de sistemas influencia diretamente na eficiência de seus
controles de qualidade.
Se um gestor precisa acompanhar todos os indicadores da empresa manualmente, esta não será uma tarefa das mais fáceis. Primeiro, porque provavelmente terá que contar com a análise de inúmeras planilhas e abas. E sabemos que analisar informações espalhadas em diversas fontes pode atrasar ainda mais o trabalho.
Outro ponto a ser considerado: a probabilidade de encontrar dados desatualizados e comprometer a análise de indicadores também será alta.
3 . Controles mais eficientes
As principais vantagens do
controle de qualidade incluem a redução de custos, fortalecimento da marca, fidelização de clientes e aumento da produtividade. Estamos falando aqui sobre itens essenciais à sobrevivência da empresa, que, portanto, devem ser analisados com prioridade, cuidado e investimento em melhorias.
Uma solução em gestão da qualidade funciona como uma espécie de “bússola ao empreendedor”, mostrando a relação de causa e efeito de falhas em processos e, por consequência, ampliando seus níveis de eficiência. Quer um exemplo?
Uma empresa apresentou determinada não conformidade no processo de fabricação de um produto. Softwares de
gestão de não conformidades, por exemplo, podem auxiliar na identificação de causas raízes e inclusive aplicar metodologias como
Diagrama de Ishikawa e
5 Porquês, acompanhando se as ações tomadas realmente foram eficazes.
O controle de ações e prazos torna-se mais preciso afinal, em caso de ineficácia ou abertura de novo registro o próprio sistema notifica automaticamente o responsável para cumprimento da tarefa.
Já com o controle manual não permite tamanha facilidade. Se for avaliado que a ação é ineficaz e que será preciso abrir um novo registro é você quem deve comunicar e atualizar tais informações diretamente com o responsável por meio dos canais da empresa. E quando a comunicação não é centralizada a probabilidade de ruídos nesse processo torna-se muito maior.
4 . Proteção à integridade dos dados
Pense nos documentos da sua empresa, organizados manualmente. Como manter as informações atualizadas? Como realizar o controle de acesso, cópias ou revisões, se não há eficiência na proteção e integridade dos dados?
Planilhas não oferecem a segurança adequada que uma organização precisa. Mesmo o recurso de senha para acesso restrito a dados estratégicos pode apresentar falhas para recuperação.
Em um software para o SGQ, especificamente em um Gestão de Documentos automatizada é possível realizar de forma segura toda a gestão do fluxo de informações. Assim você controla permissões de acesso para grupos de usuários específicos e acompanha quem visualiza ou edita informações.
Outra vantagem é que um software para o SGQ aloca seus dados em nuvem, protegendo-os por meio de sistemas criptográficos semelhantes aos usados por instituições financeiras. Isso sem contar que o sistema realiza backups periódicos e atualiza antivírus automaticamente, tudo em nome da segurança das informações da empresa.
5 . Aumento da produtividade
Controles mais claros, acesso mais rápido e tomada de decisões mais assertiva. Todas essas consequências vindas do uso de softwares de gestão da qualidade culminam no aumento da
produtividade e no alcance do nível de excelência que sua empresa busca atingir.
Ao invés de procurar informações em diversas fontes, notificar cada integrante da equipe manualmente, o próprio sistema agiliza seu trabalho.
Você conta com um ambiente centralizado que otimiza processos, delega responsáveis para cada tarefa e os notifica automaticamente, e controla prazos de entrega.
Compreendeu a diferença entre tratar os processos de sua organização por meio de simples planilhas ou gerenciá-los com poderosos sistemas automatizados? Se você está em busca de uma solução simples e moderna para otimizar seu Sistema de Gestão da Qualidade, clique no banner abaixo para conhecer Qualyteam.]]>
